Administrer kompetansetyper, kapsler og nivåer

Listen over kompetanser, kapslene som grupperer dem, det høyeste nivået og titlene vedlikeholdes i fanen Admin i Kompetanse. Åpne delen Kompetanser for å sette Maks nivå, legge til, gi nytt navn til, deaktivere eller slette en kompetanse, eller for å knytte ett sertifikat til mange personer på én gang. Åpne delen Kapsel for å bygge kapsler, og dra en kompetanse over på en kapsel for å koble den til. Titlene vedlikeholdes i delen Organisasjoner.

Før du starter

Du trenger rettigheten Manage (eller høyere) på raden for Kompetanse for å se fanen Admin i Kompetanse. Rettigheten din settes av brukeradministratoren deres.
Vil du endre verdiene i globale felt i delen Organisasjoner, trenger du i tillegg nivået Admin på raden for Super-området i rettighetene dine; det setter brukeradministratoren deres. Titler kan du administrere med rettigheten Manage på raden for Kompetanse.
Delene i fanen Admin er lukket når fanen åpnes. Klikk på overskriften til en del for å åpne den; flere kan være åpne samtidig.
Brukere med rettigheten Endre kan også opprette en kompetanse ved å skrive et nytt navn i kompetansetabellen til en person (se Registrer og oppdater kompetansene til en person). Se gjennom delen Kompetanser av og til, og se etter doble kompetanser og skrivefeil. Vil du rydde opp i et duplikat som er i bruk, fjerner du raden fra personene som har det, legger til riktig kompetanse hos dem og sletter deretter duplikatet (se «Slett en kompetanse» nedenfor).

Slik gjør du det

Sett det høyeste nivået

Skriv et heltall i Maks nivå i delen Kompetanser, og klikk på Lagre.
Meldingen «Maksimumsverdien er oppdatert» vises. Listene Nivå og Ønsket nivå på siden til hver person går nå fra 1 til det nye tallet. Er verdien 0 eller lavere, eller feltet tomt, får du «Maks nivå må være et nummer».

Senker du Maks nivå, endres ikke nivåene som allerede er registrert på radene til personene.

Legg til en kompetanse

Klikk på ruten Legg til (den første ruten i rutenettet) i delen Kompetanser. Et panel åpnes under raden.
Skriv navnet på kompetansen i Tittel. Det samme navnet brukes på begge språk. Vil du gi den ulike navn på engelsk og norsk, slår du på Oversettelser og fyller ut Engelsk tittel og feltet for det norske navnet under.
Fyll eventuelt ut Beskrivelse. Beskrivelsen vises som infoikonet ved siden av navnet på kompetansen i kompetansetabellen til personene.
Fyll eventuelt ut Antall ansatte: hvor mange personer dere ønsker skal ha denne kompetansen. Grafene i Analyse bruker tallet som ønsket antall for kompetansen. Det må være et heltall på 1 eller mer, eller tomt; ellers får du «Antall ansatte må være et nummer».
Klikk på Lagre. Meldingen «Kompetansen er opprettet.» vises.

Er navnet tomt, får du «Kompetansens navn er påkrevet.»; finnes navnet allerede på ett av språkene, får du «Verdi er allerede i Kompetansens navn».

Gi nytt navn til eller endre en kompetanse

Klikk på blyanten (verktøytips Redigeringsmodus) på kompetansen, eller dobbeltklikk på navnet for å endre det rett i ruten.
Endre navnet, beskrivelsen eller tallet, og klikk på Lagre (endrer du i ruten, lagres endringen når du forlater feltet).
Bekreft «Når en kompetanse er oppdatert vil alle brukere med denne kompetansen se dens nye navn». Meldingen «Kompetansen er oppdatert.» vises.

Alle ser det nye navnet: på sidene til personene, i Rapport og i Analyse.

Deaktiver eller aktiver en kompetanse

Vil du deaktivere, klikker du på forbudsikonet (verktøytips Deaktiver kompetanse) og bekrefter «Vil du virkelig deaktiver ‘…’?» med navnet på kompetansen. Meldingen «Kompetansen er deaktivert.» vises.
Vil du aktivere den igjen, slår du på Vis deaktiverte kompetanser, klikker på hakeikonet (verktøytips Aktiver kompetanse) og bekrefter «Vil du virkelig aktiver ‘…’?». Meldingen «Kompetansen er aktivert.» vises.

Når Vis deaktiverte kompetanser er slått på, viser rutenettet bare deaktiverte kompetanser, og ruten Legg til er skjult. Slå det av for å se de aktive igjen.

Slett en kompetanse

Klikk på x-en (verktøytips Slett kompetanse) på kompetansen.
Hva som skjer videre, avhenger av hvem som har den:
- Personer som ikke har sluttet, har den (ingen sluttdato, eller sluttdato i dag eller senere): kompetansen kan ikke slettes. En dialog viser navnene deres med «Denne kompetansen kan ikke slettes da den i bruk av en eller flere brukere / kapsler». Klikk på Ok. Fjern kompetansen fra disse personene, eller deaktiver den i stedet.
- Bare personer som har sluttet, har den: en dialog viser navnene deres med «Hvis kompetansen er tilknyttet utløpte brukere vil disse brukerne miste denne kompetansen når du sletter den.» Klikk på Slett for å fortsette, eller Avbryt.
- Ingen har den: bekreft «Vil du virkelig slette ‘…’?».
Meldingen «Kompetansen er oppdatert.» vises, og kompetansen er borte fra rutenettet.

Koblinger til kapsler hindrer ikke slettingen; kompetansen fjernes fra kapslene sine.

Knytt ett sertifikat til mange personer

Bruk dette når for eksempel en hel gruppe har tatt det samme kurset og dere har ett felles sertifikat.

Klikk på bindersen (verktøytips Legg ved dokument eller sertifikat) på kompetansen. Et panel åpnes.
Velg sertifikatet først: Laste opp en fil (høyst 20 MB, ellers «Fil størrelsen er for stor, Max størrelse er 20MB»), lenk til innhold i en annen ABMS-modul med knappen for intern lenke, eller legg til en nettadresse med Eksterne URLer (den må begynne med http eller https). Navnet vises i Valgt fil. Velger du en ny fil, fjernes personene du allerede har valgt.
Velg personene i Valgte brukere. Listen inneholder bare personer som ikke har sluttet, og som allerede har denne kompetansen på siden sin; har ingen det, viser den «Ingen bruker tilordnet denne kompetansen».
Klikk på Lagre (deaktivert til et sertifikat og minst én person er valgt). Meldingen «Kompetansen er oppdatert.» vises.

For hver valgte person blir sertifikatet det gjeldende sertifikatet på raden deres for denne kompetansen; det forrige sertifikatet tas vare på i historikken for raden. Sertifikatene legges til i bakgrunnen, så det kan ta litt tid før de vises.

Bygg kapsler

En kapsel er en navngitt gruppe kompetanser, for eksempel alt en rolle eller stilling krever. Krysser du av for en kapsel på detaljsiden til en person, får personen alle kompetansene i den som personen mangler; kobler du en kapsel fra Redigeringsmodus i listen, skjer ikke det.

Opprett: Klikk på ruten Legg til i delen Kapsel, skriv navnet i Tittel (slå på Oversettelser for ulike norske og engelske navn) og klikk på Lagre. Meldingen «Kapsel er opprettet.» vises.
Gi nytt navn: Dobbeltklikk på navnet på kapselen og endre det i ruten, eller klikk på blyanten (verktøytips Redigeringsmodus) for å åpne redigeringspanelet, endre navnet og klikke på Lagre. Meldingen «Kapsel har blitt oppdatert.» vises.
Koble til en kompetanse: Dra en kompetanse fra delen Kompetanser og slipp den på ruten til kapselen, eller på det åpne redigeringspanelet til kapselen. Meldingen «Kompetanse tilknyttet kapsel» vises; var den allerede koblet til, får du «Kompetansen er allerede tilknyttet denne kapselen.»
Fjern koblingen til en kompetanse: Åpne redigeringspanelet til kapselen, hold musepekeren over kompetansen i listen til høyre og klikk på x-en. Bekreft «Vennligst bekreft at du ønsker å fjerne kobling mellom valgt kompetanse og kapsel ‘…’?». Du kan også fjerne koblingen fra redigeringspanelet til kompetansen, i listen Kapsel.

Hold musepekeren over navnet på en kapsel for å se kompetansene som er koblet til den; hold den over navnet på en kompetanse for å se kapslene den hører til.

Kobling legger til rader hos personene. Når du kobler en kompetanse til en kapsel, får alle som allerede er koblet til kapselen og som ikke har kompetansen, den som en ny, tom rad på siden sin. Dette skjer i bakgrunnen og kan ta litt tid. Fjerner du en kobling, fjernes ingen rader fra sidene til personene.

Slett en kapsel

Klikk på x-en (verktøytips Slett kapsel) på kapselen.
Hva som skjer videre, avhenger av hvem som er koblet til den:
- Personer som ikke har sluttet, er koblet til: kapselen kan ikke slettes. En dialog viser navnene deres med «Denne kapsler kan ikke slettes da den i bruk av en eller flere brukere / kompetanse». Klikk på Ok.
- Bare personer som har sluttet, er koblet til: en dialog viser navnene deres med «Hvis kapsler er tilknyttet utløpte brukere vil disse brukerne miste denne kapsler når du sletter den.» Klikk på Slett eller Avbryt.
- Ingen er koblet til: bekreft «Vil du virkelig slette ‘…’?».
Meldingen «Kapsel har blitt slettet.» vises.

Kapselen og koblingene dens slettes. Kompetanseradene på sidene til personene blir stående, og kompetanser som er koblet til kapselen, hindrer ikke slettingen.

Administrer titler

Titler er verdiene personer kan ha i Tittel på siden sin, og de kan brukes til å gi ledere ansvar for personer.

Åpne delen Organisasjoner og finn Titler.
Legg til: Klikk på Legg til ny, skriv tittelen (slå på Oversettelse for å fylle ut Engelsk og Norsk hver for seg) og klikk på Lagre. Meldingen «Tittel er opprettet.» vises.
Endre: Klikk på blyanten (verktøytips Endre), endre tittelen og klikk på Oppdater. Meldingen «Tittel har blitt oppdatert.» vises.
Slett: Klikk på søppelbøtteikonet (verktøytips Slett) og bekreft «Vennligst bekreft sletting av tittel». Meldingen «Tittel har blitt slettet.» vises.

En tittel kan ikke slettes så lenge noen har den, heller ikke personer som har sluttet; du får en feilmelding. Endre tittelen på disse personene først. Titler kan ikke deaktiveres.

Dette skal du se

Rutenettene i Kompetanser og Kapsel er sortert etter navn og viser endringene dine med en gang. Nye kompetanser og kompetanser med nytt navn vises i kompetanselisten på sidene til personene, i Rapport og i Analyse.

Verdt å vite

Deaktivering tar vare på historikken. For en deaktivert kompetanse beholdes raden hos hver person, og den vises fortsatt på siden deres. Kompetansen forsvinner fra listen som brukes til å legge til kompetanser hos personer, fra Rapport og fra listene i kapslene. På en deaktivert kompetanse kan du bare gi nytt navn, slette og aktivere.
Sletter du en tittel, fjernes tilgangene knyttet til den. Når en tittel slettes, fjernes også alle tildelinger som ga en leder ansvar for personer med den tittelen. Se Gi ledere tilgang til personer i Kompetanse.
Globale felt i Organisasjoner. Delen Organisasjoner viser også de globale feltene virksomheten bruker i Kompetanse. Uten nivået Admin på raden for Super-området ser du «Du må ha superbrukertilgang for å endre globale felt.», og verdiene kan bare leses. Verdier legges til slik det er beskrevet i Legg til en verdi i et globalt felt, med eller uten oversettelse.
Påminnelser per kompetanse settes med lynikonet på en kompetanse; se Sett opp påminnelser om kompetanser som går ut.