Send en aksjon og lukk den
For å følge opp et aspekt klikker du på raden, fyller ut Kontrollerende aktivitet, Ansvarlig og Forfallsdato, og klikker på Send aksjon. Den ansvarlige får en e-post og svarer i ABMS ved å godta eller avvise aksjonen. Når den ansvarlige har godtatt, åpner du aspektet igjen, velger «Yes» (vises på engelsk) under Aksjon akseptert og klikker på Lukk aksjon; aspektet får status Lukket. Er du ikke fornøyd, velger du «No» (vises på engelsk), skriver en avvisningsmelding og klikker på Avvise aksjon for å sende den tilbake. Å sende en aksjon krever rettigheten Opprett på raden for Miljøaspekter; å lukke eller avvise den krever rettigheten Endre, og bare den som sendte aksjonen, kan gjøre det.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Miljøaspekter vises i venstremenyen bare hvis virksomheten har modulen og du har minst rettigheten Les på raden for den. Ser du den ikke, kontakter du brukeradministratoren deres. Se Topplinjen og venstremenyen.
- Du trenger rettigheten Opprett for å sende en aksjon. Brukeradministratoren deres gir deg den; se Gi en bruker tilgangsrettigheter.
- Vurder risikoanalysen for aspektet først. Når aksjonen er sendt, har aspektet status Under behandling, og risikoanalysen kan ikke lenger åpnes. Se Legg til og vurder aspekter.
- Den ansvarlige må ha rettigheten Godkjenn eller høyere på raden for Miljøaspekter for å vises i listen Ansvarlig.
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”Send aksjonen
Section titled “Send aksjonen”- Klikk på raden for aspektet på aspektsiden. Dialogen for aspektet åpnes.
- Fyll ut Kontrollerende aktivitet: hva som skal gjøres.
- Velg personen i Ansvarlig.
- Sett Forfallsdato.
- Klikk på Send aksjon. Knappen kan klikkes når Kontrollerende aktivitet og Ansvarlig er fylt ut.
Aspektet får status Under behandling, og den ansvarlige får en e-post med emnet «En miljøaspekt aksjon venter på dine innspill».
Lukk eller avvis aksjonen
Section titled “Lukk eller avvis aksjonen”Når den ansvarlige har svart, får du en e-post:
- «En miljøaspekt aksjon venter på dine innspill» hvis den ansvarlige godtok aksjonen. Beskrivelsen av hva som er gjort, vises i kolonnen Kontrollerende aktivitet.
- «En miljøaspekt aksjon ble avvist» hvis den ansvarlige avviste den, med meldingen. Aspektet har da status Åpen.
Hvis den ansvarlige godtok:
- Klikk på raden for aspektet. Beskrivelsen vises under Aksjon beskrivelse.
- Under Aksjon akseptert velger du «Yes» (vises på engelsk) for å godta arbeidet, eller «No» (vises på engelsk) for å sende det tilbake.
- Med «Yes» bestemmer du om du vil registrere restrisikoen nå. Mens aspektet har status Lukket, kan restrisikoen ikke åpnes; den kan åpnes igjen bare hvis du endrer statusen til Gjenåpning (se Verdt å vite).
- Vil du registrere den: klikk på et merke under Restrisiko i dialogen, velg rutene i risikovelgeren og klikk på Lagre. Når du åpner restrisikoen på denne måten, godtas aksjonen og aspektet får status Lukket, og den ansvarlige får den samme e-posten som med Lukk aksjon; lagre deretter restrisikoen.
- Ellers: klikk på Lukk aksjon. Aksjonen godtas, aspektet får status Lukket, og den ansvarlige får en e-post med emnet «En miljøaspekt aksjon er ferdig behandlet».
- Med «No» skriver du begrunnelsen i Avvisning melding og klikker på Avvise aksjon. Den ansvarlige får en e-post med meldingen din og svarer med en ny beskrivelse, som starter en ny runde.
Hvis den ansvarlige avviste aksjonen, åpner du aspektet, justerer feltene ved behov og klikker på Send aksjon igjen. Det starter en ny runde til den samme ansvarlige.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Kolonnene Kontrollerende aktivitet, Ansvarlig og Forfallsdato viser den siste runden av aksjonen. I dialogen for aspektet er tidligere runder listet opp med beskrivelsene fra den ansvarlige og avvisningsmeldingene.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Restrisiko. For et aspekt kan restrisikoen settes først når aksjonen er godtatt (i dialogen: når «Yes» er valgt under Aksjon akseptert), og ikke mens aspektet har status Lukket. Frem til da følger restrisikoen risikoanalysen. Sett den når du lukker, som i trinn 3.
- Hvem som ser hvilke kontroller. Aksjon akseptert, Lukk aksjon og avsenderens knapp Avvise aksjon vises bare for den som sendte aksjonen. Den ansvarlige har sitt eget valg mellom Godta aksjon og Avvise aksjon for å svare; se Svar på en aksjon du har fått.
- Gjenåpning. For et aspekt der aksjonen er godtatt, kan du velge Gjenåpning under Status og klikke på Lagre. Det endrer bare statusen: aksjonen forblir godtatt, og ingen ny aksjon kan sendes for aspektet. Mens statusen er Gjenåpning, kan risikoanalysen og restrisikoen åpnes igjen.
- Lagre uten å sende. Lagre i dialogen tar vare på det du har fylt inn, som et aksjonsutkast; ingenting sendes før du klikker på Send aksjon.
- Språk i e-posten. Hver person får e-posten på sitt eget språk.
- Ikke i aksjonsmodulen. Aksjoner i miljøaspekter håndteres på aspektet, ikke i aksjonsmodulen: de vises ikke under Aksjoner, og påminnelsene om aksjoner under Super gjelder ikke for dem; se Sett opp påminnelser om aksjoner. Hvis dashbordet hos dere har ruten Aksjoner som venter på dine innspill, telles aksjoner i miljøaspekter som venter på deg, med der; se Dashbordet.
- Ingen aksjon nødvendig. Trenger aspektet ingen aksjon, velger du status Ingen aksjon i stedet; se Legg til og vurder aspekter.
- Når noen slutter. En brukers åpne miljøaspektaksjoner kan flyttes til en annen bruker i panelet Miljøaspektaksjoner på siden Eierskapsoverføring. Be brukeradministratoren deres gjøre det før brukeren deaktiveres; se Overfør eierskap til en brukers elementer.