Filtrer, søk i, eksporter og del risikoindeksen
På Risikostyring > Indeks bruker du Søk for raske oppslag, Filter og Velg kolonner for å sette opp listen du jobber med, og du klikker på kolonneoverskriftene for å sortere. På risikoindeksen lagres filtrene, sorteringen og kolonnene for deg; søketeksten gjør ikke det. Eksporter lager en Excel-fil av listen med de lagrede filtrene, sorteringen og kolonnene dine, men uten søketeksten. Dele gir deg en lenke som åpner indeksen nøyaktig slik du ser den nå, med søket.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Risikostyring vises i venstremenyen bare hvis virksomheten har modulen og du har minst rettigheten Les på raden for den. Ser du den ikke, kontakter du brukeradministratoren deres. Se Topplinjen og venstremenyen.
- Du må ha rettigheten Les på raden for Risikostyring. Brukeradministratoren deres gir deg den; se Gi en bruker tilgangsrettigheter.
- Disse kontrollene virker på listen over analyser. For å eksportere én analyse med risikoelementene, åpner du den og bruker Eksporter der (se «Verdt å vite»).
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”- Skriv i Søk og trykk Enter, eller klikk på forstørrelsesglasset.
- Listen viser analyser der Tittel, Omfang, navnet på fasilitatoren eller verdiene i de globale feltene inneholder teksten, uavhengig av store og små bokstaver.
- Klikk på krysset i søkefeltet for å tømme søket.
Velg kolonner
Section titled “Velg kolonner”- Klikk på Velg kolonner.
- Kryss av for kolonnene du vil ha, og fjern krysset for de andre. Tittel vises alltid.
Valget lagres med en gang og følger deg til andre enheter. Det bestemmer også hvilke kolonner eksportene får.
Filtrer
Section titled “Filtrer”- Klikk på Filter og velg en kolonne. En filterlinje for kolonnen vises.
- Sett filteret. Det gjelder med en gang, uten noen knapp for å bruke det:
- Tittel eller Omfang: skriv tekst, og trykk Enter eller flytt musen ut av boksen. Analyser der verdien inneholder teksten, blir igjen.
- Fasilitator: velg et navn.
- Opprettet dato eller Sist oppdatert: sett en startdato, en sluttdato eller begge. Begge dagene tas med.
- Et globalt felt: velg én eller flere verdier under Velg verdi. Analyser med minst én av verdiene blir igjen.
- Vil du filtrere på flere kolonner, velger du en ny kolonne i Filter. En analyse må passe med alle filtrene og med søketeksten.
- Se på Aktive Filter: der vises én merkelapp per filter. Klikk på krysset på en merkelapp for å fjerne det filteret, eller på krysset ved Aktive Filter for å fjerne alle filtrene.
Sorter
Section titled “Sorter”- Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere stigende.
- Klikk igjen for å sortere synkende.
- Klikk en tredje gang for å gå tilbake til standardrekkefølgen, Tittel stigende.
Ferdigstilte/Totalt antall elementer kan ikke sorteres eller filtreres.
Eksporter indeksen
Section titled “Eksporter indeksen”- Sett opp filtrene, sorteringen og kolonnene du vil ha i eksporten. Et søk begrenser ikke eksporten, så bruk heller et filter.
- Klikk på Eksporter og velg ett av de to valgene:
- Risikostyringsindex: laster ned en Excel-fil med analysene og kolonnene du har valgt.
- Risikostyring med detaljer: filen lages i bakgrunnen. En grønn melding bekrefter det: «Eksporten blir laget i bakgrunnen. Når den er ferdig vil den sendes til», fulgt av e-postadressen som er registrert på brukeren din, og «som et vedlegg.»
- For eksporten med detaljer ser du etter en e-post med emnet «Eksport av Risikostyring incl. detaljer». Vedlegget har indeksen på første ark og ett ark per analyse som har en matrise.
Del indeksen
Section titled “Del indeksen”- Sett opp søket, filtrene, sorteringen og kolonnene du vil dele.
- Klikk på Dele (verktøytips «Kopier lenke til denne indeksen»).
- Klikk på knappen i dialogen som kopierer lenken, og lukk dialogen. I enkelte nettlesere blir du i stedet bedt om å kopiere med Ctrl+C: «Bruk Ctrl + C for å kopiere lenken til utklipstavlen.»
- Send lenken til kollegaen din. For å åpne den må kollegaen ha rettigheten Les på raden for Risikostyring.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”- Risikoindeksen viser ti analyser per side og starter på side 1 etter hver endring i filtrene.
- Neste gang du åpner risikoindeksen, er filtrene, sorteringen og kolonnene slik du forlot dem. Søkefeltet er tomt.
- Den som åpner lenken din, ser en delt indeks: listen slik du satte den opp, med et informasjonsikon som sier at endringer de gjør der, ikke lagres. Velg kolonner, Filter, Eksporter, Dele, Ny risikoanalyse og Redigeringsmodus er skjult, og filtrene kan ikke fjernes. En knapp ved informasjonsikonet tar dem tilbake til sin egen indeks.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Lagres per bruker. Filtre, sortering og kolonnevalg hører bare til brukeren din. Indeksene til kollegaene dine påvirkes ikke, og en delt lenke endrer aldri de lagrede innstillingene til den som åpner den.
- Eksport av én analyse. Åpne analysen og klikk på Eksporter på siden for analysen, utenfor tabellens redigeringsmodus. Den eksporterer risikoelementene i analysen til Excel. Se Finn og les en risikoanalyse og Tabellen med risikoelementer.
- Eksporter er skjult i en delt indeks. Gå tilbake til din egen indeks for å eksportere.