Søk og filtrer i en rapport for deg selv
Vil du snevre inn en rapport, skriver du i søkeboksen øverst, eller du setter et personlig filter: klikk på Filter ved siden av søkeboksen og velg et felt. Personlige filtre gjelder bare deg: de blir liggende når du kommer tilbake til rapporten, og de endrer ikke rapporten for noen andre. De aktive filtrene dine står under Aktive Filter, der krysset etter hvert av dem fjerner det.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Du må ha tilgang til rapporten; se Finn og les en standardrapport.
- Rapportens eget hovedfilter, satt av noen som kan endre Innstillinger i rapporten, gjelder alltid. Du kan snevre inn resultatet ytterligere, men ikke utvide det.
Slik søker du
Section titled “Slik søker du”- Åpne rapporten.
- Skriv i boksen der det står «Search documents…» (vises på engelsk). Søket går gjennom dokumentene i gjeldende visning.
Slik setter du et personlig filter
Section titled “Slik setter du et personlig filter”-
Åpne rapporten.
-
Klikk på Filter ved siden av søkeboksen og velg feltet du vil filtrere på. Listen har de delte feltene i rapporten, for eksempel Tittel, Status og Ansvarlig, og feltene i modulen, også felt som ikke er kolonner i rapporten.
-
Sett filteret i kontrollene som vises under verktøylinjen. Hva de tilbyr, avhenger av typen felt:
- Et listefelt (for eksempel en nedtrekksliste, Status eller Ansvarlig): velg verdiene som skal tas med. Filteret brukes med en gang du velger.
- Et tekstfelt: skriv inn teksten feltet skal inneholde, og trykk Enter eller gå ut av boksen.
- Et tallfelt: angi en laveste og en høyeste verdi. La den ene stå tom hvis det ikke skal være noen grense.
- Et datofelt: velg en Fra-dato og en Til-dato. Begge kan stå tomme.
- Tomt eller utfylt: nedtrekkslister og lister med avkrysningsbokser har tomme og utfylte felter øverst; tekstfelt har Tomme felter og Utfyllte felter.
Detaljene for alle typer felt står i Hvilke dokumenter en rapport viser: dokumenttyper, filtre, søk og sortering.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Rapporten viser nå bare dokumentene som passer. De aktive personlige filtrene dine står under Aktive Filter, hvert som feltnavnet fulgt av verdiene du valgte. Filtrene dine er der fortsatt neste gang du åpner rapporten.
Fjerne filtre
Section titled “Fjerne filtre”- Ett filter: klikk på krysset etter filteret under Aktive Filter. Det fjernes med en gang, uten spørsmål.
- Alle filtre, på mobil eller nettbrett: en rød knapp med et filterikon (Fjern alle filter) vises i verktøylinjen når du har personlige filtre, rapporten gjelder én modul og du har rettigheten Opprett på den modulen. Den spør «Er du sikker på at du vil slette alle personlige filtre?»; klikk på Ja. På en datamaskin fjerner du filtrene ett og ett.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Hovedfilter er allerede satt. Dekker rapportens hovedfilter allerede et felt, kan du ikke legge et personlig filter på det. Velger du et slikt felt under Filter, sier en melding fra om det og ber deg kontakte en superbruker. Vil du endre hovedfilteret, spør du noen som kan endre Innstillinger i rapporten: fanen vises for den som opprettet rapporten, og for brukere med nivået Admin på raden for Super-området. Brukeradministratoren deres kan fortelle deg hvem som har det.
- Personlig. Søk, personlige filtre og sortering endrer aldri rapporten for andre brukere.