Hvilke dokumenter en rapport viser: dokumenttyper, filtre, søk og sortering
Denne siden gir de nøyaktige reglene for hvilke dokumenter en rapport viser på fanen Indeks, og i hvilken rekkefølge: dokumenttypene og hovedfilteret i rapporten, de personlige filtrene dine, søkeboksen, sortering, kolonnerekkefølge og sidedeling. Hvordan du bruker dem steg for steg, står i Søk og filtrer i en rapport for deg selv; kontrollene på fanen Innstillinger står i Fanen Innstillinger i en rapport.
Slik virker reglene sammen
Section titled “Slik virker reglene sammen”Et dokument i modulen til rapporten vises bare når alt dette stemmer:
- Typen er en av dokumenttypene i rapporten.
- Det passer med hovedfilteret i rapporten.
- Det passer med hvert av de personlige filtrene dine.
- Det passer med søketeksten din, hvis du har skrevet en.
De samme fire reglene bestemmer hvilke dokumenter eksporten din inneholder, og hvilke dokumenter diagrammene i rapporten teller. To brukere med ulike personlige filtre kan derfor se ulike tall i den samme rapporten; se Eksport av rapporter: hva Excel- og PDF-filene inneholder og Slik teller og grupperer diagrammene i en rapport.
Dokumenttyper
Section titled “Dokumenttyper”Dokumenttypene velges under «Velg hvilke typer dokumenter som skal vises i rapporten» i Hovedrapportfilter i rapporten. De gjelder for alle som åpner rapporten.
| Type | Hvilke dokumenter i modulen til rapporten den omfatter |
|---|---|
| Nye | Dokumenter på første steg som ikke er publisert. |
| Under arbeid | Dokumenter som har gått videre fra første steg og ikke er publisert. |
| Fullførte | Publiserte dokumenter. |
| Arkiverte | Se reglene nedenfor. |
| Bryteren for arkiverte | Resultat |
|---|---|
| Av | Arkiverte dokumenter vises aldri, uansett hvor langt de har kommet. |
| På, sammen med én eller flere av de andre typene | Alle arkiverte dokumenter vises i tillegg til dokumentene av de valgte typene, uansett hvor langt de arkiverte dokumentene har kommet. |
| På, uten noen annen type valgt | Bare arkiverte dokumenter vises. |
| Ingen type valgt | Rapporten viser ingen dokumenter. |
En ny rapport starter med nye, dokumenter under arbeid og fullførte slått på og arkiverte slått av.
Hovedfilter og personlige filtre
Section titled “Hovedfilter og personlige filtre”| Regel | Detalj |
|---|---|
| Ulike felt | Et dokument må passe med filtrene på alle feltene: filteret på ett felt og filteret på et annet må begge passe. |
| Flere verdier på ett felt | Et dokument passer når det har én av verdiene som er valgt. |
| Hovedfilter og personlig filter | Hovedfilteret i rapporten gjelder for alle; de personlige filtrene dine snevrer inn resultatet videre bare for deg. |
| Samme felt i begge | Du kan ikke legge til et personlig filter på et felt som hovedfilteret dekker. Velger du et slikt felt under Filter, viser en dialog meldingen «En hovedfilter er allerede blitt brukt på dette feltet, noe som forhindrer tillegg av et personlig filter. Hvis du ønsker å velge andre verdier for dette feltet, må du kontakte en superbruker.», deretter «Hovedfilter» og verdiene hovedfilteret bruker, med knappen Ok. |
| Hovedfilter lagt til senere | Legger noen til et hovedfilter på et felt der du allerede har et personlig filter, slettes det personlige filteret ditt på det feltet neste gang du åpner rapporten. Er feltet en kolonne i rapporten, sier en dialog med tittelen Fjern Filter «Følgende personlige filtre vil bli slettet:» og viser feltene; lukk den med Ok. Er feltet ikke en kolonne, slettes det personlige filteret uten melding. |
| Hvor personlige filtre lagres | De personlige filtrene dine lagres for deg på rapporten, så de er de samme på alle datamaskiner og telefoner du bruker, til du fjerner dem eller et hovedfilter senere dekker feltet. Ingen andre ser dem. |
Personlige filtre: listen Filter
Section titled “Personlige filtre: listen Filter”Du setter et personlig filter med knappen Filter ved siden av søkeboksen: velg et felt i listen, så vises kontrollene for feltet under verktøylinjen. Listen inneholder:
- de delte feltene Id, Tittel, Opprettet, Sist endret, Ansvarlig, Status og Revisjonsnummer, kolonnen for observasjoner når arbeidsflyten i modulen tillater lagring som observasjon, og Sendt eksternt når arbeidsflyten i modulen har et steg som kan sendes ut av ABMS;
- alle feltene i modulen, også feltene som ikke er kolonner i rapporten, unntatt teksteditorfelt, overskriftsfelt, informasjonstekster, firmafelt, bokser som kan utvides, sjekklister og kommentarfelt.
Feltene står i alfabetisk rekkefølge. Felt fra en tidligere versjon av modulen er merket som deaktivert.
| Felt | Filterkontroll | Et dokument passer når |
|---|---|---|
| Tittel, tekst på én linje, tekst over flere linjer, e-postadresse, opplastingsfelt, kolonnen for observasjoner | En tekstboks som brukes når du trykker Enter eller går ut av boksen. I tillegg Tomme felter og Utfyllte felter. | Verdien inneholder teksten din; store og små bokstaver regnes som like. Med Tomme felter er feltet tomt; med Utfyllte felter har det en verdi. |
| Ansvarlig | En liste over brukere: alle som har vært ansvarlige for et dokument i modulen, og alle med rettigheten Opprett eller høyere på modulen. Aktive brukere står først, deretter deaktiverte brukere merket «[Deactivated]» (vises på engelsk). | Gjeldende steg i dokumentet eies av en av brukerne som er valgt. |
| Navnet på den som arbeider med steget, personliste | En liste over brukere. | Feltet inneholder en av personene som er valgt. |
| Nedtrekksliste, valgknapper, globalt felt, Status | En liste over verdier, med tomme og utfylte felter øverst. Brukes med en gang du velger. For Status har listen alle statusene i modulen, også variantene der statusen følges av «- Waiting For Approval» (vises på engelsk). | Feltet har en av verdiene som er valgt. |
| Sendt eksternt | «Ja» eller «Nei»; du velger én. | Dokumentet har, eller har ikke, en aktiv lenke til noen utenfor ABMS. |
| Avkrysningsbokser | En liste over verdier, med tomme og utfylte felter øverst. | Minst én av verdiene som er valgt, er krysset av. |
| Risikofelt | En farget boks for hver verdi, NA, Blank og Not Blank (vises på engelsk). Klikk på boksene du vil ha, og deretter på Søke (vises slik i ABMS). | Feltet har en av verdiene som er valgt. |
| Koblet nedtrekksliste | Menyen til listen, Tomme felter og Utfyllte felter, deretter Søke. | Feltet har en av verdiene som er valgt. |
| Datofelt, Opprettet | Datoene Fra og Til; begge kan stå tomme. Brukes når du velger en dato. | Datoen er samme dag som eller etter Fra, og samme dag som eller før Til. For Opprettet brukes datoen dokumentet først ble opprettet. |
| Sist endret | Datoene Fra og Til. | Dokumentet ble sist endret i perioden. |
| Heltall, desimaltall, beregnet felt, Revisjonsnummer | En laveste og en høyeste verdi, bare sifre; la den ene stå tom hvis det ikke skal være noen grense. Brukes når du trykker Enter eller går ut av boksen. | Verdien er lik eller høyere enn den laveste og lik eller lavere enn den høyeste. |
De aktive filtrene dine står under Aktive Filter som feltnavnet fulgt av verdiene som er valgt.
| Fjerne | Slik gjør du det |
|---|---|
| Ett filter | Klikk på krysset etter filteret under Aktive Filter. Det fjernes med en gang, uten spørsmål. Tømmer du verdien i filteret, fjernes det også. |
| Alle filtre, på mobil eller nettbrett | Den røde knappen Fjern alle filter med et filterikon, som vises når du har personlige filtre og rettigheten Opprett på modulen. Den spør «Er du sikker på at du vil slette alle personlige filtre?»; bekreft med Ja. |
| Alle filtre, på en datamaskin | Det finnes ingen knapp for dette på en dataskjerm; fjern filtrene ett og ett under Aktive Filter. |
Søkeboksen
Section titled “Søkeboksen”Boksen «Search documents…» (vises på engelsk) søker i dokumentene som dokumenttypene og filtrene lar stå igjen. Trykk Enter eller klikk på forstørrelsesglasset for å søke, og på krysset i boksen for å tømme den.
| Regel | Detalj |
|---|---|
| Hva som regnes som treff | Et dokument passer når teksten finnes et sted i en verdi det søkes i; store og små bokstaver regnes som like. |
| Hva det søkes i | Id, Tittel, for- og etternavnet til brukeren i Ansvarlig og de lagrede verdiene i feltene i dokumentet, også felt som ikke er kolonner i rapporten, på begge språk. Verdier fra nedtrekkslister, valgknapper og avkrysningsbokser med oversettelser finnes på navnet sitt på engelsk eller norsk. Verdier i globale felt finnes på navnet sitt. |
| En dato som søketekst | Kan teksten leses som en dato med dagen før måneden, for eksempel 16.06.2026 eller 16/06/2026, eller som 2026-06-16, finnes også dokumenter som ble opprettet eller sist endret den dagen. |
| Hvor lenge den varer | Søketeksten blir stående mens du åpner dokumenter fra rapporten og går tilbake. Den tømmes når du går til et annet sted i ABMS. Den lagres ikke sammen med de personlige filtrene dine. |
Sortering
Section titled “Sortering”| Regel | Detalj |
|---|---|
| Sortere etter en kolonne | Klikk på kolonnetittelen eller pilen. Første klikk sorterer stigende, neste klikk synkende, neste stigende igjen. |
| Tomme verdier | Rader med tom verdi kommer sist, i begge retninger. |
| Heltall, desimaltall og beregnede felt | Sorteres etter tallverdien. |
| Andre modulfelt | Sorteres alfabetisk etter den lagrede verdien; store og små bokstaver regnes som like. |
| Status | Sorteres etter statusnavnet på ditt språk. |
| Sjekklistekolonner | Sorteres etter antall oppgaver, deretter etter antall oppgaver det er krysset av for. |
| Ingen sortering valgt | Radene sorteres etter Sist endret, nyeste først. |
| Hvor den lagres | Sorteringen din lagres for deg på rapporten og endrer ikke sorteringen for andre. Fjernes kolonnen du sorterte etter, fra rapporten, brukes sorteringen til rapporten selv. |
Kolonnerekkefølge
Section titled “Kolonnerekkefølge”Dra en kolonnetittel til et annet sted for å endre rekkefølgen på kolonnene; verktøytipset sier «Drag’n’drop». Rekkefølgen lagres bare for deg, sammen med sorteringen din, og er også kolonnerekkefølgen i Excel- og PDF-eksportene dine. Andre brukere beholder rekkefølgen som er valgt i Feltinnstillinger i rapporten.
Sidedeling
Section titled “Sidedeling”| Del | Detalj |
|---|---|
| Rader per side | Knappene 10, 20 og 50 under tabellen, på en dataskjerm. En rapport starter med 10 rader per side, med mindre den er satt til et annet av disse tallene. |
| Antall | «Viser 1 to 10 of 57» (ordene «to» og «of» vises på engelsk) forteller hvilke rader du ser, og hvor mange dokumenter rapporten viser med filtrene og søket ditt. |
| Sidelenker | Tidligere, sidetallene og Neste. |
| Hvor lenge den varer | Siden og antall rader per side huskes for rapporten så lenge fanen i nettleseren er åpen. |