Administrer nedtrekksmenyer og matriser i stoffkartoteket

Oppsettet som bruksradene i Stoffkartotek bygger på, ligger på fanen Admin, i to deler. Nedtrekksmenyer inneholder nedtrekksfeltene, for eksempel lokasjon eller avdeling, som hver bruksrad på fanen for bruk og analyse i et datablad kan merkes med. Matrise inneholder risikomatrisene: standardmatrisen er den som bruksradene i alle datablad vurderes i, og her endrer du navnet, beskrivelsen, tekstene og fargene. Nye matriser opprettes av Antenor; kontakt Antenor hvis dere trenger en.

Før du starter

Du trenger rettigheten Admin på raden for Stoffkartotek. Fanen Admin i Stoffkartotek vises bare for brukere med denne rettigheten. Brukeradministratoren deres setter den.
Globale felt deles med andre moduler. Bare brukere med nivået Admin på raden for Super-området i rettighetene sine kan gi et globalt felt nytt navn, fjerne det fra Stoffkartotek eller endre verdiene i det. For å gjøre det på denne fanen trenger de også rettigheten Admin på raden for Stoffkartotek; uten den kan de likevel gi et globalt felt nytt navn og endre verdiene i det under Super > Globale Felter (se Siden Globale Felter). Med rettigheten Admin på raden for Stoffkartotek administrerer du feltene som bare hører til Stoffkartotek. Kontakt brukeradministratoren hvis et globalt felt må endres.
Fanen kan også vise delen Setninger. Den vedlikeholdes av Antenor og er ikke beskrevet her.

Slik administrerer du nedtrekksmenyene

Hvilke felt du ser

Åpne Stoffkartotek og velg fanen Admin.
Åpne delen Nedtrekksmenyer. Den viser nedtrekksfeltene som er tilordnet bruksradene i Stoffkartotek: globale felt som er lagt til i Stoffkartotek, og felt som bare hører til Stoffkartotek. Hvert felt har en verdiboks som åpner verdiene.
Delen har ingen mulighet for å opprette et felt eller legge til et globalt felt. Trenger Stoffkartotek et felt til, kontakter du Antenor.

Gi en nedtrekksmeny nytt navn eller fjern den

Nytt navn (for et globalt felt bare brukere med nivået Admin på raden for Super-området): klikk på blyanten (Endre) ved feltet. Endre Feltnavn i Rediger Felt og klikk på Oppdater. For et globalt felt advarer dialogen: «Redigering av navn vil gjenspeiles i alle moduler den er i bruk. Er du sikker på at du ønsker å fortsette?»
Fjern et globalt felt (bare brukere med nivået Admin på raden for Super-området): klikk på søppelbøtten ved feltet og bekreft «Vennligst bekreft at du ønsker å slette dette feltet fra modulen». Feltet slettes ikke, men tas bare ut av Stoffkartotek, og du får meldingen «Nedtrekksmeny fjernet».
Slett et felt som hører til Stoffkartotek: klikk på søppelbøtten ved feltet og bekreft. Du får meldingen «Nedtrekksmeny slettet».

Administrer verdiene i en nedtrekksmeny

Klikk på verdiboksen til feltet for å åpne verdiene. For et globalt felt er det bare brukere med nivået Admin på raden for Super-området som kan gjøre endringene nedenfor; for et felt som hører til Stoffkartotek, kan du gjøre dem. Listen virker på samme måte som på siden for globale felt. Hvordan du legger til en verdi, med eller uten oversettelse, står i Legg til en verdi i et globalt felt, med eller uten oversettelse.

Dette vil du	Slik gjør du det
Legge til en verdi	Klikk på Legg til ny, skriv verdien og klikk på Lagre, eller på Avbryt.
Endre en verdi	Klikk på blyanten (Endre) på verdien, endre teksten og klikk på Oppdater.
Deaktivere eller aktivere en verdi	Klikk på Deaktivere eller Aktiver. En deaktivert verdi står sist i listen, med «[Deactivated]» (vises på engelsk) etter seg.
Slette en verdi	Klikk på Slett og bekreft. For et felt som hører til Stoffkartotek, lyder bekreftelsen «Er du sikker på at du ønsker å slette denne verdien?»; for et globalt felt lyder den «Sletting av navn vil gjenspeiles i alle moduler den er i bruk. Er du sikker på at du ønsker å fortsette?»
Slå sammen verdier	Kryss av i avkrysningsboksen for sammenslåing (Slå sammen) på verdiene, og åpne dialogen Slå sammen felt. Kryss av verdiene under Velg felt å slå sammen, velg verdien som skal bli stående under Velg feltnavn, og gi den eventuelt nytt navn med Gi feltet nytt navn. Dialogen advarer: «Å slå sammen felter vil overskrive dagens verdi alle steder valgte verdier er i bruk».

Slik administrerer du matrisene

Åpne delen Matrise på fanen Admin. Den viser matrisene til virksomheten deres og hvilken som er standard.
Velg matrisen du vil endre.
Endre navnet eller Beskrivelse ved behov.
Endre tekstene for de tre risikotypene på fanene Helse, Brann og Miljø. Hver risikotype har egne tekster for overskrifter og rader, med Oversettelse for tekstene.
Sett fargene på cellene.
Merk av for Sett som standard/aktive hvis matrisen skal brukes for alle bruksrader.
Klikk på Lagre matrise.

Dette skal du se

Nedtrekksmenyer: feltene og verdiene tilbys på hver bruksrad på fanen for bruk og analyse, i redigeringsmodus, der en rad kan ha flere verdier per felt. De kan også brukes som kolonner og filtre på fanen Indeks, og søket i indeksen finner datablad ut fra disse verdiene. Dialogen for en ny bruksrad har ingen nedtrekksfelt; fyll dem ut på raden etterpå.
Matrise: standardmatrisen, med tekstene og fargene, er matrisen brukerne ser når de setter risikoen for helse, brann og miljø på en bruksrad.

Verdt å vite

Størrelsen kan ikke endres. For en matrise settes størrelsen, fra 3 til 5, når matrisen opprettes, og den kan ikke endres etterpå. Trenger dere en annen størrelse, kontakter dere Antenor.
Én matrise må være standard. I Stoffkartotek er alltid minst én matrise standard; modulen kan ikke stå uten.
Nye matriser. Det er Antenor som oppretter matriser. Kontakt Antenor hvis dere trenger en ny.
Globale endringer gjelder alle moduler. Gir du et globalt felt nytt navn, eller endrer, sletter eller slår sammen verdiene i det, endres det i alle moduler som bruker feltet, ikke bare i Stoffkartotek.
Hele Admin-fanen er beskrevet i Fanene Global indeks og Admin i Stoffkartotek.