Gå til innholdet
Antenor BMS hjelp

Opprett et dokument og send det til godkjenning

Du oppretter et dokument ved å åpne modulen i venstremenyen og klikke på Ny Registrering under den. Fyll ut tittelen og de påkrevde feltene i første seksjon, klikk på papirflyet (Send til godkjenning), velg mottaker og klikk på Send. Stegene er de samme i alle standard dokumentmoduler, for eksempel Avvik, Kundetilfredshet eller Leverandørgodkjenning; feltene, seksjonene, statusene og mottakerne avhenger av oppsettet hos virksomheten, så skjemaet ditt vil se annerledes ut enn Avvik-eksemplet her.

Før du starter

Section titled “Før du starter”
  • Du må ha rettigheten Opprett på raden for modulen. Brukeradministratoren deres setter dette per modul; se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.
  • Er du den eneste mulige mottakeren av neste steg, forblir sendeknappen sperret; bruk da hakeknappen (Godkjenn), som beskrevet under Verdt å vite.

Slik gjør du det

Section titled “Slik gjør du det”

  1. Åpne modulen i venstremenyen, for eksempel Avvik.

  2. Klikk på Ny Registrering under modulen. Det nye dokumentet åpnes rett i redigeringsmodus, på første seksjon.

  3. Skriv inn en tittel i boksen der det står «Sett inn tittel».

  4. Fyll ut feltene i seksjonen. Felt merket med * (verktøytips Påkrevd) må fylles ut. Se Fyll ut feltene i et dokument.

  5. Har du filer som skal med, klikker du på binders (Klikk for å laste opp vedlegg. Vedlegg kan også dras inn i dokumentet.) eller drar filene inn i dokumentet. Se Legg til vedlegg i et dokument.

  6. Klikk på papirflyet. Det er sperret til tittelen og de påkrevde feltene er fylt ut; før det er verktøytipset «Denne knappen blir aktivert når alle påkrevde felter er fyllt ut».

    Knapperaden i redigeringsmodus

  7. I dialogen Send eller godkjenn velger du mottaker i mottakerlisten, i Avvik-modulen i eksemplet Mottaker. De andre listene som arbeidsflyten hos virksomheten har, i eksemplet Høring eller Informer, legger til personer som skal høres eller informeres; fyll dem ut ved behov.

  8. Skriv eventuelt en Beskjed til mottakeren.

  9. Klikk på Send.

Er du ikke klar til å sende, klikker du i stedet på disketten (Lagre og jobbe videre senere). Dokumentet blir liggende hos deg og vises i Dine dokumenter under arbeid på dashbordet.

Dette skal du se

Section titled “Dette skal du se”

Du kommer tilbake til dashbordet eller siden du kom fra. Mottakeren får en e-post med beskjeden din, og dokumentet vises i boksen Dokumenter som venter på din godkjennelse hos vedkommende. På ditt dashbord vises det i Dokumenter sendt til godkjenning. I lister vises statusen for seksjonen du sendte det fra (fra første seksjon «Ny»), fulgt av en merknad om at det venter på godkjenning, til mottakeren overtar dokumentet med den grønne knappen.

Verdt å vite

Section titled “Verdt å vite”
  • Godkjenn selv. Er du blant de mulige mottakerne av neste steg, godkjenner hakeknappen (Godkjenn) steget ditt og gir deg selv neste steg. Er det neste steget den siste seksjonen, publiseres dokumentet med en gang; ellers fortsetter du i neste seksjon. Publisering krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen.
  • Åpne aksjoner. Så lenge dokumentet har tilknyttede aksjoner som ikke er lukket, kan det ikke publiseres: hakeknappen viser da en dialog om at det finnes aksjoner under arbeid. Se Behandle en aksjon du har mottatt.
  • Automatisk lagring. Feltene lagres automatisk mens du redigerer. Disketten lagrer og tar deg tilbake til visningsmodus.
  • Sletting. Så lenge dokumentet står på første steg og ingen har mottatt det, kan du slette det; et dokument som er avvist tilbake til deg på første steg, kan også slettes. Se Slett eller arkiver et dokument.
  • Observasjon. Noen moduler lar deg publisere med en gang som observasjon; se Lagre et dokument som observasjon.

Neste steg

Section titled “Neste steg”

Relatert

Section titled “Relatert”