Kommenter et dokument og nevn kolleger

Hvert dokument har et kommentarpanel, Kommentarer, nederst til høyre på siden, hvis virksomheten har slått på kommentarer for modulen. De som kan skrive i det, er deltakerne i gjeldende steg i dokumentet. Eieren av steget er automatisk deltaker. Skriv kommentaren og trykk Enter. Bare eieren av steget kan ta med nye personer: i fanen Deltakere, eller ved å nevne en hvilken som helst aktiv bruker med @. Andre deltakere kan bare nevne dem som allerede deltar. Mottakerne av en e-post om et emne blir også deltakere. En kollega som blir nevnt, får et varsel under varselbjellen i topplinjen; en kollega som blir invitert, eller som mottar et emne, får en e-post. Deretter kan vedkommende åpne dokumentet og svare.

Før du starter

Kommentarer må være slått på for modulen. Det bestemmer brukeradministratoren deres; se Velg hvordan kommentarer varsler.
For å skrive må du være deltaker i gjeldende steg i den nyeste revisjonen av dokumentet. Eieren av steget er automatisk deltaker.
Du kan ikke skrive når dokumentet er publisert, når det er sendt til deg og du ennå ikke har tatt det over med den grønne knappen (se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt), eller i en tidligere revisjon. Alle som kan åpne dokumentet, kan lese kommentarene.

Slik gjør du det

Skriv en kommentar

Åpne dokumentet, i visningsmodus eller redigeringsmodus.
Klikk på Kommentarer nederst til høyre for å åpne panelet. Fanen Inneværende revisjon åpnes.
Klikk i skrivefeltet der det står «Skriv en kommentar…», skriv kommentaren og trykk Enter, eller klikk på sendepilen. Enter sender kommentaren; den gir ikke ny linje.

Nevn en kollega med @

Skriv @ og starten på navnet i skrivefeltet.
Velg personen i listen. Listen viser opptil 20 treff, med navn og e-postadresse. Eieren av steget kan velge blant alle aktive brukere i virksomheten; andre deltakere kan bare velge blant dem som allerede deltar.
Skriv ferdig kommentaren og trykk Enter.

Den du nevner, blir deltaker i gjeldende steg og kan dermed åpne dokumentet og svare.

Inviter en kollega (eieren av steget)

Åpne fanen Deltakere i kommentarpanelet.
Skriv navnet i boksen «Skriv navn for å søke…» og velg personen.

Personen legges til i listen over deltakere og får e-posten «Du har blitt invitert til å diskutere et dokument».

Start et emne og send det på e-post

Eieren av steget kan velge enhver aktiv bruker i virksomheten som mottaker. Andre deltakere kan bare velge personer som allerede deltar i gjeldende steg.

Skriv teksten til emnet i skrivefeltet.
Klikk på emneikonet (Lag nytt emne av denne teksten).
Et panel spør «Ønsker du å sende en e-post ang. dette emnet?». Vil du det, fyller du ut Emne (forhåndsutfylt med teksten din), Innhold og Mottakere, som alle er påkrevd, og klikker på Send. Ellers klikker du på Nei takk.

Mottakerne blir deltakere i gjeldende steg og får en e-post med emnet og innholdet du skrev.

Dette skal du se

Kommentaren din i listen, med fullt navn og dato og klokkeslett. Andre som har panelet åpent, ser den med en gang, og ser når noen skriver.
I fanen Deltakere: alle som deltar i gjeldende steg, med en kolonne Siste kommentar.

Hvem som varsles, og når

Hvem	Hva de får
Den du nevner med @	Et varsel under varselbjellen i topplinjen, «Du har blitt nevnt i en kommentar. Vennligst følg lenken for å se den.», med lenke til kommentaren. I tillegg e-posten «Du har blitt nevnt i en kommentar», hvis modulen sender e-post ved nevning; det er slått på med mindre brukeradministratoren deres har slått det av.
De andre deltakerne i steget (ikke du, ikke de du nevnte)	Et varsel under varselbjellen for hver kommentar: «Du har en ulest kommentar i Chatboxen. Klikk link for å lese den». I tillegg e-posten «Dokumentchat - ny kommentar». Modulens tidsramme for inaktivitet er 10 minutter med mindre Antenor har endret den. Kommentarer på andre dokumenter i virksomheten kan også utsette denne e-posten. En senere kommentar må oppfylle tidsrammen før en e-post sendes; det sendes ingen e-post bare fordi tiden går. Når e-posten sendes, tar den med dokumentets kommentarer som ikke er sendt på e-post ennå. En emnekommentar utløser ikke denne e-posten.
Den eieren av steget inviterer	E-posten «Du har blitt invitert til å diskutere et dokument». Etter det er vedkommende deltaker og varsles som de andre deltakerne.
Mottakerne av et emne	En e-post med emnet og innholdet du skrev. Etter det er de deltakere og varsles som de andre deltakerne.

På dashbordet viser tabellen over dokumentene dine under arbeid en snakkeboble med antall uleste kommentarer; se Les varsler.

Verdt å vite

Endre eller slette din egen kommentar. Bruk blyanten eller den røde x-en på kommentaren. Du kan bare endre dine egne kommentarer, og bare så lenge du er deltaker. Vil du raskt endre den siste kommentaren din, trykker du pil opp i skrivefeltet; trykk Esc eller klikk på Avbryt for å avbryte. Trykk Enter for å lagre. En endret kommentar merkes «(Edited)» (vises på engelsk); hold musen over merket for å se når den ble endret. Sletting spør «Vennligst bekreft at du ønsker å slette kommentaren».
Et emne som er sendt på e-post, kan ikke slettes. Prøver du, får du «Du kan ikke slette en tittel som du har sent ut på e-post».
Deltakerne hører til et steg. Når dokumentet går videre til et annet steg, kan de tidligere deltakerne ikke lenger skrive. De får se «Du kan ikke kommentere på dette dokumentet på dette tidspunkt. Dersom du fikk en invitasjon har denne nå opphørt.»
Deltakere kan åpne dokumentet. Så lenge du er deltaker i gjeldende steg, kan du åpne dokumentet selv uten rettigheten Les på raden for modulen.
Fjerne en deltaker. Eieren av steget kan fjerne andre med den røde x-en i fanen Deltakere, og alle kan fjerne seg selv. Eieren kan ikke fjernes, heller ikke den siste deltakeren, og ingen kan fjernes mens dokumentet venter på at mottakeren tar det over. Den som fjernes, tas ut av deltakerlisten i alle steg og revisjoner av dokumentet.
Eldre revisjoner. Kommentarer på tidligere revisjoner ligger i fanen Eldre revisjoner, gruppert per revisjon, og kan bare leses.
Kommentarer slått av senere. Slås kommentarer av for modulen, viser et dokument som allerede har kommentarer, dem fortsatt, men ingen kan skrive.
Lange tråder. Panelet viser 20 kommentarer om gangen; eldre kommentarer hentes når du blar.