Gå til innholdet
Antenor BMS hjelp

Lag og vedlikehold prosedyrer og styrende dokumenter i ABMS

Prosedyrer, styrende dokumenter, prosesser og instrukser ligger i en standard dokumentmodul som er satt opp for dem, for eksempel en som heter Styrende dokumenter eller Controlled Documents; hos dere kan modulen hete noe annet. Du skriver en prosedyre som et nytt dokument og sender den til godkjenning; når det siste steget er godkjent, publiseres den, og alle med rettigheten Les på raden for modulen kan lese den (en arkivert prosedyre er skjult for brukere uten rettigheten Arkiver). Skal den endres senere, starter du en ny revisjon med pennen: den publiserte versjonen gjelder til den nye revisjonen er godkjent, og tidligere revisjoner står i infopanelet (i). Du kan be kolleger bekrefte at de har lest den med Lest og forstått, få den lenket fra en firmameny, skrive den ut som PDF og arkivere den når den ikke lenger gjelder. Hva modulen deres tilbyr av dette, og hvilke seksjoner, felt og mottakere den har, er virksomhetens eget oppsett.

Før du starter

Section titled “Før du starter”

Slik gjør du det

Section titled “Slik gjør du det”

1. Skriv prosedyren. Åpne modulen i venstremenyen, klikk på Ny Registrering, og fyll ut tittelen og feltene. Lengre tekster skriver du i teksteditoren. Der kan du sette inn virksomhetens ferdige tekster med «Insert template» (vises på engelsk), lenke til andre dokumenter med Sett inn internt dokument og lage en innholdsfortegnelse ut fra overskriftene. ABMS kan ikke importere Word- eller PDF-filer; kopier teksten inn i stedet. Se Skriv og formater et dokument og Flytt innhold fra Word eller PDF inn i et dokument.

2. Få den godkjent og publisert. Send den med papirflyet (Send til godkjenning). Godkjenneren godkjenner det siste steget med hakeknappen (Godkjenn), og prosedyren publiseres; den som opprettet dokumentet (eieren av dokumentets første steg), får en e-post når det skjer, med mindre vedkommende selv godkjente det siste steget. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning og Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.

3. Gjør den lett å finne. Brukeradministratoren deres kan lenke prosedyren fra en firmameny; se Bygg eller endre en firmameny. Leserne finner også publiserte prosedyrer med søket på dashbordet, i rapportene til modulen og blant favorittene sine, og de kan følge en prosedyre for å få e-post hver gang den publiseres på nytt. Se Søk etter et dokument og Følg et dokument.

4. Be kolleger bekrefte at de har lest den. Klikk på Lest og forstått i den publiserte prosedyren, kryss av for brukerne og klikk på Inviter valgte. De bekrefter med Aksepter innhold og får en påminnelse på e-post én gang i uken til de har gjort det. Se Be kolleger bekrefte at de har lest et dokument og Følg opp bekreftelser på Lest og forstått.

5. Revider den. Åpne den publiserte prosedyren og klikk på den store pennen. En ny revisjon starter på første seksjon og går gjennom den samme godkjenningen som et nytt dokument. Når den publiseres, erstatter den den forrige versjonen, de som følger prosedyren, får e-post, og de tidligere versjonene blir liggende under Revisjoner i infopanelet (i). Forespørsler om Lest og forstått avsluttes når en ny revisjon publiseres, så inviter brukerne på nytt. Se Rediger et publisert dokument og se tidligere revisjoner.

6. Skriv den ut eller lagre den som PDF. Klikk på Skriv ut i visningsmodus; se Skriv ut et dokument eller lagre det som PDF.

7. Ta den ut av bruk. Når en prosedyre ikke lenger gjelder, klikker du på Arkiver og skriver hvorfor. Arkiverte dokumenter er skjult for brukere uten rettigheten Arkiver, og arkiveringen kan oppheves. En publisert prosedyre kan ikke slettes av virksomheten selv. Se Slett eller arkiver et dokument.

Dette skal du se

Section titled “Dette skal du se”

En publisert prosedyre åpnes i visningsmodus for alle med rettigheten Les på modulen. Infopanelet (i) viser Seneste oppdatering, listen Revisjoner med originaldokumentet først, og Godkjent av. Mens noen jobber med en ny revisjon, ser leserne fortsatt den publiserte versjonen.

Verdt å vite

Section titled “Verdt å vite”
  • Modul uten revisjoner. Tillater ikke modulen nye revisjoner, finnes det ingen stor penn. I stedet ser brukere med nivået Admin på raden for Super-området, og brukere som i arbeidsflyten til modulen er satt opp som mulige mottakere av steget for en seksjon eller et senere steg, en liten blyant ved feltene i den seksjonen. Å lagre en endring i ett felt krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen eller nivået Admin på raden for Super-området, og det lages ingen ny revisjon. Se Rettigheter for hver handling på et dokument og Revisjoner og infopanelet.
  • Noen andre reviderer den. Har en kollega allerede en nyere revisjon under arbeid, viser den store pennen en melding med vedkommendes navn i stedet for redigeringsmodus.
  • Lenket i en firmameny. En prosedyre som er lenket i en firmameny, kan ikke arkiveres før lenken er fjernet.
  • Ingen kopi av en gammel prosedyre. ABMS kan ikke kopiere et dokument eller starte et nytt ut fra et gammelt; bruk tekstmaler for tekst som går igjen. Se Lag en tekstmal for virksomheten til teksteditoren og Dette gjør ikke ABMS, og hva du gjør i stedet.
  • Modulen hos dere. Modulnavnet, seksjonene, feltene, statusene og mottakerne er virksomhetens eget oppsett.

Neste steg

Section titled “Neste steg”

Relatert

Section titled “Relatert”