Sett opp påminnelser om aksjoner
Påminnelser om aksjoner er e-poster som minner folk på aksjoner i aksjonsmodulen som har passert tidsfristen eller snart forfaller. Du setter dem opp for hele virksomheten under Super > Påminnelser: velg Intervall, sett Status til aktiv, skriv inn Dager før forfallsdato og klikk på Oppdater. Systemet kontrollerer påminnelser hver morgen. Hver person får en e-post med aksjoner som har passert tidsfristen eller snart forfaller, når påminnelsen for aksjonen er forfalt etter intervallet du har valgt. Aksjoner med statusen Ny får ingen påminnelse.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Du trenger nivået Admin på raden for Super-området i rettighetene dine; det er det som gir menyen Super. Brukeradministratoren deres setter dette. Påminnelser ligger i den menyen.
- Innstillingen gjelder alle aksjoner i aksjonsmodulen, også aksjoner som er opprettet fra dokumenter. Det finnes ingen egen påminnelse per dokument eller per aksjon.
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”-
Klikk på Super > Påminnelser i venstremenyen. Siden har to faner: Påminnelser med påminnelsene og Admin for intervallene.
-
Finn Aksjonspåminnelser på fanen Påminnelser.
-
Velg under Intervall hvor ofte den samme aksjonen skal få en ny påminnelse, for eksempel daglig eller ukentlig.
-
Velg under Status aktiv for å sende påminnelser, eller inaktiv for å stoppe dem.
-
Skriv under Dager før forfallsdato hvor mange dager før tidsfristen påminnelsene skal starte. Skriv 0 for å få påminnelse først når tidsfristen er passert. Verktøytipset sier: «Antall dager før forfallsdatoen en påminnelses-e-post skal sendes. Sett til 0 for å sende varsler først etter at handlingen har blitt forsinket.»
-
Klikk på Oppdater.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Påminnelsen lagres med verdiene dine. Fra da av sendes påminnelser én gang om dagen, om morgenen:
- Hvem som får den. Den som har aksjonen, altså den som skal gjøre noe nå: den ansvarlige; den som skal gå gjennom arbeidet (vanligvis den som opprettet aksjonen) når arbeidet er sendt tilbake for gjennomgang; eller den som opprettet aksjonen, mens en endring av tidsfristen venter på godkjenning. Se Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster.
- Hvilke aksjoner. Aksjoner som har passert tidsfristen, eller som forfaller innen antall dager du skrev inn. Bare aksjoner med statusen Under behandling tas med: aksjoner med statusen Ny (opprettet, men ikke sendt) og aksjoner med statusen Lukket får ingen påminnelse.
- Hvor mange e-poster. Hver person får høyst én e-post om dagen, med alle aksjonene sine som skal ha påminnelse den dagen.
- Hvor ofte. Når en aksjon har fått en påminnelse, får den en ny når det valgte intervallet har gått, så lenge den fortsatt er åpen og forfaller.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Ikke sendt betyr ingen påminnelse. En aksjon som er lagret som utkast og aldri sendt, beholder statusen Ny og får derfor aldri påminnelse, selv om tidsfristen er passert. Send den, så kommer den med; se Opprett en aksjon og send den til noen.
- Intervallene. Fanen Admin inneholder listen over intervaller du kan velge mellom. Hvert intervall har et engelsk navn, et norsk navn og et antall dager, og du kan legge til eller endre intervaller der. Et intervall som brukes av en påminnelse, kan ikke slettes.