Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster

En aksjon går i hovedsak mellom to personer: den som oppretter den og beskriver hva som skal gjøres, og den ansvarlige, som gjør det. Til enhver tid er det én person som har aksjonen og kan jobbe med den; alle andre ser den bare. Denne siden forklarer statusene, rekkefølgen aksjonen går i, aksjoner du beholder selv, e-postene som sendes, og boksen på dashbordet.

Statuser

Status	Når
Ny	Aksjonen er opprettet, men ikke sendt.
Under behandling	Aksjonen er sendt og ikke lukket ennå.
Lukket	Den som går gjennom arbeidet, har lukket aksjonen med Fullfør, eller den som har aksjonen til seg selv, har lukket den med Fullfør aksjon. Lukket dato settes.

Kolonnen Akseptert i listen viser om den ansvarlige har akseptert aksjonen.

Rekkefølgen

Den som oppretter aksjonen, fyller ut de påkrevde feltene (Tittel, Tidsfrist, Ansvarlig) og klikker på Send. Aksjonen har nå statusen Under behandling, og den ansvarlige har den.
Den ansvarlige gjør ett av dette:
- klikker på Askepter, gjør arbeidet, beskriver hva som er gjort, under Aksjon utført/kommentar, og klikker på Send for å sende den tilbake som utført
- klikker på Avvis og skriver en beskjed under Avvisning melding, slik at den går tilbake til den som sendte eller videresendte den
- klikker på Videresend, velger en ny person og skriver en beskjed; den nye personen blir ansvarlig
Den som går gjennom arbeidet, ser på det. Det er den siste andre personen som tok et steg på aksjonen: vanligvis den som opprettet den, eller den som videresendte den til den ansvarlige. Vedkommende enten
- klikker på Fullfør, skriver eventuelt en Valgfri kommentar og klikker på Fullfør igjen, slik at aksjonen lukkes, eller
- klikker på Avvis med en beskjed, slik at aksjonen går tilbake til den ansvarlige.

Når Lagre som utkast er tilgjengelig i aksjonens nåværende tilstand, tar den vare på endringene og kommentarene uten å sende aksjonen videre. Se Aksjonsdialogen for knappene som vises i hver tilstand. Bare én person kan være ansvarlig om gangen.

Aksjoner du beholder selv

Velger du deg selv som Ansvarlig, er aksjonen akseptert med en gang, og det sendes ingen e-post. Du får Fullfør aksjon for å lukke den, Videresend for å gi den til en annen, Lagre som utkast, og du kan krysse av i sjekklisten. En endring av tidsfristen på en slik aksjon godkjennes automatisk.

E-postene

Hendelse	Hvem som får e-post	Hva den handler om
En aksjon sendes til deg	Den ansvarlige	At en aksjon venter på innspill fra deg
Den ansvarlige sender arbeidet tilbake som utført	Den som skal gå gjennom arbeidet (vanligvis den som opprettet aksjonen)	En oppfordring om å godkjenne eller avvise aksjonen
Den som går gjennom arbeidet, lukker aksjonen med Fullfør	Den ansvarlige som gjorde arbeidet	At aksjonen er fullført
En aksjon avvises	Den andre parten	At aksjonen er avvist, med beskjeden
En aksjon videresendes	Den nye ansvarlige, og den som opprettet aksjonen hvis noen andre videresendte den	At aksjonen er videresendt, med beskjeden
En endring av tidsfrist sendes, godkjennes eller avvises	Den som opprettet aksjonen, får forespørselen; den som ba om endringen, får svaret	Se Endre tidsfristen for en aksjon

Det sendes ingen e-post når du oppretter en aksjon uten å sende den, eller når du sender den til deg selv.

En aksjon som er knyttet til et dokument, må være lukket før dokumentet kan publiseres; se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.

Boksen på dashbordet

Hvis dashbordet hos dere har ruten Aksjoner som venter på dine innspill, viser den åpne aksjoner der du er den neste som skal gjøre noe, aksjoner i miljøaspekter som venter på deg, og åpne forespørsler om Lest og forstått sendt til deg; se Dashbordet. En aksjon fra aksjonsmodulen er med når du har den og den ikke er Lukket: en aksjon du har opprettet og ikke sendt ennå (status Ny, også en som er lagret med Lagre som utkast), en aksjon som er sendt eller videresendt til deg, en aksjon du har til deg selv, arbeid som er sendt tilbake til deg for gjennomgang, en aksjon som har kommet tilbake til deg etter en avvisning, og, for den som opprettet aksjonen, en aksjon der en endring av tidsfristen venter på godkjenning. Boksen viser aksjonen, tidsfristen, modulen og hvem den er sendt fra. Klikk på en rad for å åpne aksjonsdialogen.

Neste steg

Behandle en aksjon du har mottatt