Arbeidsflyten for en aksjon i detalj: hvert steg, hvem som har aksjonen, knapper, e-poster og logg

Denne siden er et oppslag for alle stegene en aksjon i aksjonsmodulen kan gå gjennom: hvem som kan ta steget, hvilken knapp og hvilke opplysninger det krever, hvilken status aksjonen får og hvem som har den etterpå, hvilken e-post som sendes, og hva fanen Logg registrerer. Kortversjonen står i Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster.

Hvem som har en aksjon

Regel	Hva det betyr
Én har aksjonen	Til enhver tid er det én person som har aksjonen; kolonnen Under arbeid av viser hvem. Bare den personen ser knappene i arbeidsflyten og kan lagre aksjonen. Alle andre som åpner den, ser den skrivebeskyttet, med knappen Lukk. Eneste unntak er planene til aksjonen; se Planer i detalj: regler, rettigheter og hva som endrer dem.
Ny	Ingen steg i arbeidsflyten er tatt ennå: aksjonen er opprettet, eller lagret med Lagre som utkast, men ikke sendt. Den som opprettet den, har den.
Under behandling	Minst ett steg er tatt, og aksjonen er ikke lukket.
Lukket	Aksjonen ble lukket med Fullfør eller Fullfør aksjon. Lukket dato settes, og ingen har aksjonen.
Kan ikke åpnes igjen	Ingen knapp åpner en aksjon som er Lukket, igjen.

Alle stegene

«Den som går gjennom arbeidet» betyr nedenfor den personen arbeidet sendes tilbake til: den siste andre personen som tok et steg på aksjonen, vanligvis den som opprettet den, eller den som videresendte aksjonen til den ansvarlige.

Steg	Hvem	Knapp, og hva som må fylles ut	Etterpå	E-post (emne)	Loggføring
Lagre en ny aksjon som utkast	Den som oppretter aksjonen	Lagre som utkast. Bare Tittel må være fylt ut. Dialogen lukkes.	Ny; den som opprettet den, har den.	Ingen	«… har laget en aksjon»
Sende aksjonen	Den som opprettet aksjonen, mens den er Ny	Send. Tittel, Tidsfrist og nøyaktig én Ansvarlig må være fylt ut.	Under behandling; den ansvarlige har den.	Til den ansvarlige: «Handling venter på dine innspill»	«… har laget en aksjon» (for en ny aksjon) og «… sendte aksjonen til …»
Opprette en aksjon til deg selv	Den som oppretter aksjonen og velger seg selv som Ansvarlig	Den grønne knappen heter Opprett aksjon i stedet for Send. De samme feltene er påkrevd.	Under behandling, Akseptert «Ja»; den som opprettet den, har den.	Ingen	«… har laget en aksjon» (for en ny aksjon) og «… har akseptert aksjon»
Akseptere	Den aksjonen ble sendt eller videresendt til	Askepter (vises slik i ABMS)	Under behandling, Akseptert «Ja»; den samme personen har den.	Ingen	«… har akseptert aksjon»
Avvise før du har akseptert	Den aksjonen ble sendt eller videresendt til	Avvis, en avvisningsmelding (påkrevd), og så Avvis	Under behandling; aksjonen går tilbake til den siste andre personen som tok et steg på den, vanligvis den som sendte eller videresendte den.	Til den personen: «En av dine aksjoner har blitt avvist»	«… har avvist aksjonen»
Videresende	Den aksjonen ble sendt eller videresendt til, før vedkommende har akseptert; eller den som har opprettet en aksjon til seg selv	Videresend, en person under Velg mottaker:, en Videresendingsmelding: (påkrevd; spørres ikke om i en aksjon du har til deg selv), og så Videresend	Under behandling, Akseptert «Nei»; den nye personen har aksjonen og blir Ansvarlig.	Til den nye personen: «En aksjon har blitt videresendt til deg». Til den som opprettet aksjonen, når en annen videresendte den: «En av dine aksjoner har blitt videresendt»	«… har vidersendt aksjon til …» (vises slik i ABMS)
Lagre arbeidet ditt som utkast	Den som har aksjonen, der Lagre som utkast vises	Lagre som utkast	Ingen endring i status eller i hvem som har den. Teksten i Aksjon utført/kommentar tas vare på.	Ingen	Ingen stegføring; endrede felt loggføres som feltendringer.
Sende arbeidet tilbake som utført	Den ansvarlige, etter å ha akseptert	Send. Aksjon utført/kommentar må være fylt ut, og de påkrevde feltene må fortsatt være gyldige.	Under behandling; den som skal gå gjennom arbeidet, har den.	Til den som skal gå gjennom arbeidet: «Handling venter på dine innspill»	«… har utfylt utført aksjon»
Lukke aksjonen	Den som går gjennom arbeidet (den arbeidet ble sendt tilbake til)	Fullfør. En boks Valgfri kommentar åpnes; klikk på Fullfør igjen, eller Avbryt.	Lukket; Lukket dato settes.	Til den ansvarlige som gjorde arbeidet: «Handling publisert»	«… ferdigstilte aksjonen»
Avvise arbeidet	Den som går gjennom arbeidet (den arbeidet ble sendt tilbake til)	Avvis, en avvisningsmelding (påkrevd), og så Avvis	Under behandling; den ansvarlige har den igjen.	Til den ansvarlige: «En av dine aksjoner har blitt avvist»	«… har avvist aksjonen»
Fullføre en aksjon du har til deg selv	Den som opprettet aksjonen og også er Ansvarlig	Fullfør aksjon. De påkrevde feltene må være gyldige; Aksjon utført/kommentar er valgfri.	Lukket; Lukket dato settes.	Ingen	«… ferdigstilte aksjonen»

Når den som går gjennom arbeidet, har avvist det, kan den ansvarlige ikke lenger avvise eller videresende aksjonen: vedkommende kan endre Aksjon utført/kommentar, sjekklisten og vedleggene, be om ny tidsfrist, lagre et utkast og sende arbeidet tilbake igjen med Send.

Når en aksjon kommer tilbake til den som opprettet den, fordi den ansvarlige avviste den, kan den som opprettet den, endre alle feltene igjen, også Tidsfrist og Ansvarlig, og sende den med Send.

Det sendes ingen e-post når den som tar et steg, også er den som skal ha aksjonen etterpå.

Endring av tidsfrist

Regel	Hva det betyr
Hvem som kan be om ny tidsfrist	Den ansvarlige etter å ha akseptert aksjonen, også etter at arbeidet er avvist eller en tidligere endring av tidsfristen er besvart; og den som har opprettet en aksjon til seg selv. Ikke den ansvarlige før vedkommende har akseptert.
Når datoen endres direkte i stedet	Mens aksjonen er Ny, og når den har kommet tilbake etter en avvisning, endrer den som opprettet aksjonen, Tidsfrist som et vanlig felt, uten godkjenning.
Slik	Blyanten ved Tidsfrist (verktøytips Endre). Et klikk på den lagrer først det du har fylt ut, som utkast. Den nye datoen må være en annen enn den du har, og Endringsårsak: må være fylt ut.
Knappen	Send i feltet for ny tidsfrist i en vanlig aksjon, enten godkjenning kreves eller ikke; knappen sender bare endringen av tidsfristen, ikke aksjonen eller arbeidet ditt. Lagre i en aksjon du har til deg selv. Avbryt lukker uten endring.
Godkjenning kreves	Når Krev godkjenning for endring av forfallsdato er slått på (se Fanen Admin i aksjonsmodulen) og aksjonen ikke er en som den som opprettet den, har til seg selv, går forespørselen til den som opprettet aksjonen, også når aksjonen er videresendt. Den som opprettet aksjonen, får e-posten «En aksjonsendring venter på din godkjenning».
Mens forespørselen venter	Den som opprettet aksjonen, har den: den ligger i Aksjoner som venter på dine innspill på dashbordet til vedkommende, og påminnelser om aksjonen går til vedkommende. Den som ba om endringen, kan ikke jobbe med aksjonen før forespørselen er besvart.
Det den som opprettet aksjonen, ser	En melding nederst i dialogen: «… har forespurt en endring på forfallsdato fra … til … deres melding til deg er som følger:», med begrunnelsen, og knappene Askepter (vises slik i ABMS) og Avvis.
Godkjenne	Askepter setter den nye tidsfristen og gir aksjonen tilbake til den som ba om endringen. Vedkommende får e-posten «Din aksjonsendring har blitt godkjent» og ser «Din endring i forfallsdato har blitt godkjent!». Loggføring: «… har godkjent ny tidsfrist».
Avvise	Avvis åpner en boks for avvisningsmelding (valgfri), og så Avvis. Tidsfristen blir som den var, og aksjonen går tilbake til den som ba om endringen. Vedkommende får e-posten «Din aksjonsendring har blitt avvist» og ser «Din endring i forfallsdato har blitt avvist!». Loggføring: «… har avvist ny tidsfrist».
Uten godkjenning	Når godkjenning er slått av, eller i en aksjon som den som opprettet den, har til seg selv, settes den nye tidsfristen med en gang, og aksjonen blir hos deg. Det sendes ingen e-post. Du ser «Din endring i forfallsdato har blitt godkjent!». Loggen får to føringer: «… har forspurt å endre tidsfrist» (vises slik i ABMS) og «Endring av tidsfrist har blitt automatisk godkjent».
Utkastteksten din	Tekst du har lagret som utkast i Aksjon utført/kommentar, tas vare på gjennom en endring av tidsfristen.

E-postene

Alle e-poster om aksjoner er skrevet på mottakerens språk, nevner tittelen på aksjonen og har en lenke som åpner aksjonen. Emnene nedenfor er gjengitt ordrett slik ABMS skriver dem; tre av dem bruker «Handling» der ABMS ellers sier «aksjon».

Hendelse	Hvem som får den	Emne
Aksjonen sendes til den ansvarlige	Den ansvarlige	«Handling venter på dine innspill»
Arbeidet sendes tilbake som utført	Den som skal gå gjennom arbeidet	«Handling venter på dine innspill»
Aksjonen lukkes av den som går gjennom arbeidet	Den ansvarlige som gjorde arbeidet	«Handling publisert»
Aksjonen avvises, før eller etter at den er akseptert	Den som får den tilbake	«En av dine aksjoner har blitt avvist»
Aksjonen videresendes	Den nye ansvarlige	«En aksjon har blitt videresendt til deg»
Aksjonen videresendes av en annen enn den som opprettet den	Den som opprettet den	«En av dine aksjoner har blitt videresendt»
Det bes om ny tidsfrist	Den som opprettet aksjonen	«En aksjonsendring venter på din godkjenning»
Ny tidsfrist godkjennes	Den som ba om den	«Din aksjonsendring har blitt godkjent»
Ny tidsfrist avvises	Den som ba om den	«Din aksjonsendring har blitt avvist»

Påminnelsene beskrives i Påminnelser om aksjoner i detalj: tidspunkt, mottakere og innhold.

Bannere og panelet Flyt Handlinger

Det du ser	Hvem som ser det, og når
«Denne aksjonen har blitt videresendt til deg!»	Den nye som har aksjonen etter en videresending, med meldingen fra den som videresendte, under «… skrev følgende melding ang. videresendingen:».
«Aksjonen din har blitt avvist!»	Den som får aksjonen tilbake når den ansvarlige avviser den før vedkommende har akseptert.
«Askjonen din har blitt videresendt!» (vises slik i ABMS)	Den som opprettet aksjonen, når en annen har videresendt den og vedkommende ikke har aksjonen selv.
«Din endring i forfallsdato har blitt godkjent!»	Den som ba om ny tidsfrist, etter godkjenning, også etter automatisk godkjenning.
«Din endring i forfallsdato har blitt avvist!»	Den som ba om ny tidsfrist, etter en avvisning.
Ingen banner	Den ansvarlige, når den som går gjennom arbeidet, avviser det. Avvisningsmeldingen vises i panelet Flyt Handlinger.
Panelet Flyt Handlinger	På en bred skjerm et panel under sjekklisten med knappene i arbeidsflyten og, i rekkefølge, hver tekst i Aksjon utført/kommentar, hver avvisningsmelding og Valgfri kommentar som ble skrevet da aksjonen ble lukket. Overskriften er rød når du har et steg å ta. I en aksjon du har til deg selv, vises teksten din i Aksjon utført/kommentar øverst.

Fanen Logg

Fanen Logg vises for alle lagrede aksjoner. Den viser føringene med den nyeste først, 10 per side, i to kolonner, Aksjon og Dato. Klikk på pilen ved en føring for å se detaljene: Fra verdi og Til verdi for et endret felt, Vedleggsnavn for et vedlegg, og Kommentarer for en melding som ble skrevet sammen med steget.

Føring	Når
«… har laget en aksjon»	Aksjonen lagres første gang.
«… har oppdatert følgend felt: …» (vises slik i ABMS)	En lagret endring i tittel, funn, forslag til tiltak, tidsfrist, sjekkliste, et taggingfelt, planene eller den ansvarlige.
«… har lastet opp et vedlegg», «… har slettet et vedlegg»	En fil legges til eller fjernes.
«… har etablert en link i et vedleggsfelt», «… har slettet en internlink i et vedleggsfelt»	En lenke til et dokument legges til eller fjernes.
«… har lagt til en ekstern lenke i vedleggsfeltet», «… har oppdatert en ekstern lenke», «… har fjernet en ekstern lenke fra vedleggsfeltet»	En nettadresse legges til, endres eller fjernes.
Stegføringene i tabellen ovenfor	Hvert steg i arbeidsflyten. Å lagre et utkast er ikke et steg.
«… har overført denne aksjonen til …»	En brukeradministrator har flyttet aksjonen til en annen person med Eierskapsoverføring; se Overfør eierskap til en brukers elementer.