Følg opp et risikoelement med aksjoner
Du følger opp et risikoelement ved å opprette en aksjon fra cellen Aksjoner: gå til Redigeringsmodus, klikk i cellen for å åpne aksjonspanelet under raden, og klikk på Ny aksjon. Aksjonen er en vanlig aksjon i aksjonsmodulen, knyttet til det risikoelementet. For et risikoelement teller cellen Aksjoner lukkede koblede aksjoner opp mot alle koblede aksjoner, og de koblede aksjonene setter Status for elementet til Aksjoner under arbeid eller Aksjoner Fullført.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Risikostyring vises i venstremenyen bare hvis virksomheten har modulen og du har minst rettigheten Les på raden for den. Ser du den ikke, kontakter du brukeradministratoren deres. Se Topplinjen og venstremenyen.
- For å opprette aksjoner fra risikotabellen trenger du rettigheten Endre på raden for Risikostyring, slik at du kan bruke Redigeringsmodus. Brukeradministratoren deres gir deg den; se Gi en bruker tilgangsrettigheter.
- Du trenger også rettigheten Les på raden for aksjonsmodulen i rettighetene dine, fordi aksjonen er en aksjon i aksjonsmodulen. Som standard har alle brukere det; har du det ikke, spør du brukeradministratoren deres.
- Risikoelementet må være lagret; se Legg til og rediger risikoelementer.
- Du bør vite hvordan du fyller ut og sender en aksjon; se Opprett en aksjon og send den til noen.
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”- Åpne analysen og klikk på Redigeringsmodus.
- Utvid Risikobehandling under Kolonneseksjoner for å vise kolonnen Aksjoner.
- Klikk i cellen Aksjoner på raden til risikoelementet (verktøytipset på pilen er «Trykk her for å åpne akjsonsmenyen»). Et panel åpnes under raden og viser aksjonene som allerede er koblet til elementet. Bare panelet for én rad kan være åpent om gangen.
- Klikk på Ny aksjon. Aksjonsdialogen åpnes med deg som oppretter og som den som har aksjonen, status Ny og koblingen til dette risikoelementet ferdig utfylt.
- Fyll ut aksjonen som vanlig, for eksempel Tittel, Tidsfrist og Ansvarlig, og klikk på Send eller Lagre som utkast. Se Aksjonsdialogen: alle felt, paneler og knapper.
- Klikk i cellen Aksjoner igjen for å lukke panelet.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Aksjonen vises i panelet, og cellen Aksjoner for risikoelementet viser det nye antallet, for eksempel 0 / 1. Status for risikoelementet blir Aksjoner under arbeid. Det gjelder også en aksjon som er lagret som utkast: den er en koblet aksjon som ikke er lukket. I aksjonsmodulen er aksjonen knyttet til en post som har navn etter analysetittelen og risikoområdet, slik: «<analysetittel> - <risikoområde>».
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Slik følger statusen aksjonene. For et risikoelement setter lagring av en hvilken som helst koblet aksjon Status til Aksjoner under arbeid så lenge minst én koblet aksjon ikke er lukket, og til Aksjoner Fullført når alle koblede aksjoner er lukket. Mens statusen styres av aksjoner, er feltet Status i redigeringsmodus låst og viser den statusen.
- Sette status selv. Uten aksjoner som styrer statusen kan du velge Åpen, På vent eller Ingen aksjon i feltet Status i redigeringsmodus. Valget lagres med en gang. Et nytt risikoelement starter som Åpen.
- Slette en aksjon. I redigeringsmodus ser den som opprettet aksjonen og brukeradministratoren deres (nivået Admin på raden for Super-området) et kopiikon på hver aksjon i panelet, og et søppelbøtteikon på aksjoner med status Ny eller Under arbeid. Andre brukere ser ingen av ikonene. Etter slettingen er statusen til risikoelementet Aksjoner under arbeid hvis en annen aksjon fortsatt er åpen, Åpen hvis den slettede aksjonen var den eneste, og ellers Aksjoner Fullført.
- Åpne en aksjon. I både visningsmodus og redigeringsmodus klikker du på en aksjon i panelet for å åpne den i aksjonsdialogen. Ny aksjon vises bare i redigeringsmodus.
- Sletter du et risikoelement, slettes aksjonene. Hvis et risikoelement slettes, slettes også de koblede aksjonene i aksjonsmodulen. Se Kopier, flytt, merk og slett risikoelementer.