Rediger et publisert dokument og se tidligere revisjoner
Hvordan du endrer et publisert dokument, avhenger av modulen. I en modul med revisjoner klikker du på den store pennen i knapperaden i visningsmodus: da startes en ny revisjon som går gjennom arbeidsflyten på nytt, og tidligere revisjoner er fortsatt tilgjengelige i infopanelet (i). I en modul uten revisjoner finnes det ingen stor penn; i stedet lar en liten blyant ved feltene du kan endre, deg endre et felt direkte i dokumentet, ett om gangen. Om en modul bruker revisjoner, er virksomhetens eget oppsett, så moduler som Avvik eller Styrende dokumenter kan oppføre seg ulikt.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Du må ha rettigheten Endre på raden for modulen. Brukeradministratoren deres setter dette per modul; se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.
- For en ny revisjon må modulen bruke revisjoner, og dokumentet kan ikke være arkivert.
- Ingen andre kan allerede ha en nyere revisjon av dokumentet under arbeid.
Slik lager du en ny revisjon (moduler med revisjoner)
Section titled “Slik lager du en ny revisjon (moduler med revisjoner)”- Åpne det publiserte dokumentet.
- Klikk på den store pennen (verktøytips Endre) i knapperaden i visningsmodus. En ny revisjon lages og åpnes i redigeringsmodus på første seksjon.
- Gjør endringene dine.
- Send revisjonen til godkjenning som et nytt dokument: klikk på papirflyet (Send til godkjenning), velg mottaker og klikk på Send. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning.
Den publiserte versjonen er fortsatt synlig for alle til den nye revisjonen er publisert.
Slik endrer du et felt (moduler uten revisjoner)
Section titled “Slik endrer du et felt (moduler uten revisjoner)”- Åpne det publiserte dokumentet.
- Klikk på den lille blyanten ved feltet du vil endre.
- Endre verdien, og klikk på disketten ved feltnavnet for å lagre, eller på det røde krysset for å avbryte. Feltet endres direkte i dokumentet, ett felt om gangen, og det lages ingen ny revisjon.
For å lagre en endring på denne måten trenger du rettigheten Godkjenn på raden for modulen, eller nivået Admin på raden for Super-området.
Slik ser du tidligere revisjoner
Section titled “Slik ser du tidligere revisjoner”- Åpne dokumentet.
- Klikk på infoikonet (i) helt til venstre i knapperaden i visningsmodus.
- Klikk på en revisjon under Revisjoner. Den åpnes i en ny fane i nettleseren. Den nyeste revisjonen står først i listen, og originaldokumentet er den siste linjen.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”En ny revisjon går gjennom de samme stegene, mottakerne og e-postene som et nytt dokument. Når den er godkjent på siste seksjon, publiseres den, alle som abonnerer, får e-post, og infopanelet viser den under Revisjoner sammen med de tidligere.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”Revisjon under arbeid. Har noen andre allerede en nyere revisjon under arbeid eller til godkjenning, vises den store pennen fortsatt, men et klikk gir en melding med navnet på vedkommende i stedet for redigeringsmodus. Vent til revisjonen deres er publisert, eller ta kontakt med vedkommende.
Verken penn eller blyanter. Den store pennen krever rettigheten Endre på raden for modulen. De små blyantene vises per seksjon, for brukere med nivået Admin på raden for Super-området og for brukere som i arbeidsflyten til modulen er satt opp som mulige mottakere av steget til seksjonen, av neste steg eller av et senere steg; felt som får andre rader i skjemaet til å vises eller skjules, har ingen blyant. For å lagre en endring med den lille blyanten trenger du rettigheten Godkjenn på raden for modulen, eller nivået Admin på raden for Super-området. Spør brukeradministratoren deres.
Slette en revisjon. Så lenge den nye revisjonen står på første seksjon, sletter søppelbøtta bare revisjonen, ikke hele dokumentet. Se Slett eller arkiver et dokument.
Vedlegg. Filer fra tidligere revisjoner følger med og er merket som hentet fra en revisjon i listen over vedlegg på dokumentet.