Slik henger ABMS sammen: moduler, dokumenter, arbeidsflyt, aksjoner og rettigheter

ABMS er delt inn i moduler, som du åpner fra venstremenyen. Det meste av arbeidet skjer i dokumentmodulene: du oppretter et dokument, fyller ut den første seksjonen og sender det til en mottaker, som fyller ut neste seksjon; når det siste steget er godkjent, er dokumentet publisert. En oppgave som noen skal utføre innen en frist, er en aksjon, med én ansvarlig. Hva du kan se og gjøre i hver modul, avhenger av rettighetene brukeradministratoren deres gir deg. Hvert begrep nedenfor har en kort forklaring og en lenke til siden som forklarer det fullt ut. Hvilke moduler, felt, statuser og steg i arbeidsflyten dere har, er virksomhetens eget oppsett, så ABMS hos dere kan se annerledes ut enn eksemplene.

Virksomheten

Virksomheten deres har sitt eget ABMS: egne brukere, moduler, dokumenter og innstillinger, lagret i en egen database, atskilt fra andre kunder; se Hvor dataene lagres og hvordan de sikkerhetskopieres. Er du bruker i mer enn én virksomhet, bytter du mellom dem med pilen ved navnet ditt øverst i venstremenyen; favorittene holdes atskilt per virksomhet. Se Finn fram etter innlogging.

Moduler

En modul er én del av ABMS og står i venstremenyen. Du ser en modul når virksomheten har den og du minst har rettigheten Les på raden for den i rettighetstabellen (se Brukersiden og rettighetstabellen); KPI Scorecard og Diagrammer følger egne regler. Se Topplinjen og venstremenyen. Det finnes to slags moduler:

Dokumentmoduler har samme oppbygning, satt opp av Antenor for virksomheten, for eksempel en avviksmodul, prosedyrer eller leverandørgodkjenning. Alle virker på samme måte: du oppretter dokumenter og sender dem gjennom en arbeidsflyt. Navnet, feltene, seksjonene, statusene og mottakerne i hver modul er virksomhetens egne. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning.
De andre modulene har hver sine egne sider. Virksomheten har de modulene den bruker:

Modul	Hva den inneholder	Begynn her
Aksjoner (aksjonsmodulen)	Oppgaver med en tidsfrist og én ansvarlig; se «Aksjoner» nedenfor.	Oversikten i aksjonsmodulen: faner, kolonner, filtre og knapper
KPI Scorecard	Scorecard: tabeller med måltall per måned for ett år, med verdier som skrives inn eller telles opp fra dokumenter, og et trafikklys per rad.	Menyen KPI Scorecard og listen over scorecard
Risikostyring	Risikoanalyser, hver med risikoelementer som vurderes for originalrisiko og restrisiko.	Finn og les en risikoanalyse
Utstyr	Utstyrsenheter med vedlikeholdsintervaller, vedlikeholdsposter og påminnelser.	Finn utstyr og se når vedlikehold forfaller
Stoffkartotek	Sikkerhetsdatabladene i stoffkartoteket til virksomheten.	Finn et stoff og les sikkerhetsdatabladet
Kompetanse	Personer og kompetansene deres, med datoer, nivåer og sertifikater.	Finn en person og se kompetansene deres
Diagrammer (beta)	Tegninger som flytdiagrammer og prosesskart. Du får tilgang gjennom rettighetsgruppen Diagrammer.	Få tilgang til Diagrammer
Rapporter	Lister over dokumenter med kolonnene og filtrene virksomheten har valgt.	Finn og les en standardrapport
Sikker jobbanalyse	Analyser av stegene i en jobb, risikofaktorene og de risikoreduserende aktivitetene.	Finn og les en sikker jobbanalyse
Miljøaspekter	Analyser av miljøaspekter, med risikoen og aksjonene som følger dem opp.	Finn og les en miljøaspektanalyse

Dokumenter

Et dokument er én registrering i en dokumentmodul, for eksempel én avviksmelding: et skjema med en tittel og felt, delt inn i seksjoner. Hvert dokument har en ID; infopanelet (i) viser de første åtte tegnene som Id, og dem kan du oppgi til support. Når dokumentet er publisert, finner søkelinjen på dashbordet det på en hvilken som helst del av ID-en. Et dokument åpnes i visningsmodus; mens det er i arbeidsflyten, er det bare den som har gjeldende steg, som kan endre det. Se Dokumentsiden i visningsmodus og Fyll ut feltene i et dokument.

Seksjoner og steg i arbeidsflyten

Skjemaet i en dokumentmodul er delt inn i seksjoner, og hver seksjon er ett steg i arbeidsflyten til modulen. Bare den som har gjeldende steg, eieren av steget, kan endre dokumentet; alle andre ser det i visningsmodus. Når eieren av steget sender dokumentet videre, blir neste seksjon neste steg. Se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.

Mottakere og sendedialogen

Når du har fylt ut seksjonen din, klikker du på papirflyet (Send til godkjenning) og velger mottaker i sendedialogen. Mottakeren får neste steg: vedkommende får en e-post, med mindre du valgte deg selv, og dokumentet vises under Dokumenter som venter på din godkjennelse på dashbordet til mottakeren, hvis dashbordet hos dere har den ruten. Hvem som kan velges, er satt opp for hvert steg: en navngitt bruker, alle med et bestemt nivå på modulen, eller medlemmene i en rettighetsgruppe som har rettigheten Godkjenn. Mottakeren sender dokumentet videre, eller avviser det ett steg tilbake med en beskjed. Se Redigeringsmodus: knapper, sendedialogen og dialogen for påkrevde felt og Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.

Status

Statusen til et dokument, som vises i lister og rapporter, forteller hvor det er i arbeidsflyten. Statusnavnene er virksomhetens egne og settes per seksjon, så de er forskjellige fra modul til modul. Se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.

Publisert

Et dokument blir publisert når det siste steget godkjennes med hakeknappen (Godkjenn), eller når det lagres som observasjon (se «Observasjon» nedenfor). Å godkjenne det siste steget krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen, og alle aksjoner som er knyttet til dokumentet, må være lukket først. Et publisert dokument endres ikke i den vanlige arbeidsflyten; søkelinjen på dashbordet kan finne det, og alle som følger det, får en e-post. Se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.

Revisjoner

Hvordan et publisert dokument endres, avhenger av modulen. I en modul med revisjoner starter den store pennen i visningsmodus en ny revisjon, som går gjennom arbeidsflyten på nytt mens den publiserte versjonen blir stående; tidligere revisjoner står i infopanelet (i). I en modul uten revisjoner kan enkeltfelt i det publiserte dokumentet endres med en liten blyant; hvem som ser blyanten og hvem som kan lagre endringen, står i Rettigheter for hver handling på et dokument. Om en modul bruker revisjoner, bestemmer brukeradministratoren deres. Se Rediger et publisert dokument og se tidligere revisjoner.

Observasjon

Der virksomheten har tillatt det for et steg, publiserer knappen Observasjon i redigeringsmodus dokumentet med en gang og hopper over de resterende stegene. I en modul med et risikofelt tilbys den bare når risikoverdien er innenfor området virksomheten har satt for observasjon; høyere risiko skjuler knappen. Se Lagre et dokument som observasjon.

Arkivert og slettet

Arkivering skjuler et dokument for brukere som ikke har rettigheten Arkiver på raden for modulen; det krever en beskrivelse, dokumentet blir bevart, og arkiveringen kan oppheves. Sletting er permanent og fjerner også aksjonene og vedleggene til dokumentet: du kan bare slette et dokument på første steg, før noen har mottatt det. Et publisert dokument kan du ikke slette selv: arkiver det i stedet, og må det slettes, kontakter du Antenor support; se Få hjelp fra Antenor support. Se Slett eller arkiver et dokument.

Aksjoner

En aksjon er en oppgave med en tittel, en tidsfrist og én ansvarlig. Den går mellom den som opprettet den, og den ansvarlige: i den vanlige rekkefølgen aksepterer den ansvarlige aksjonen, gjør jobben og sender den tilbake, og den som opprettet den, aksepterer arbeidet, slik at aksjonen lukkes. Du oppretter en aksjon i Aksjoner (aksjonsmodulen), eller fra noe i en annen modul, for eksempel et dokument, et risikoelement eller en utstyrsenhet; den blir da knyttet til det. Et dokument kan ikke publiseres så lenge en aksjon som er knyttet til det, ikke er lukket. Se Opprett en aksjon og send den til noen og Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster.

Lest og forstått

Der virksomheten har slått det på for en modul, kan en bruker med rettigheten Endre på raden for modulen be kolleger bekrefte at de har lest et publisert dokument. Hver av dem får en e-post, og en påminnelse én gang i uken, til de bekrefter i dokumentet med Aksepter innhold. Se Be kolleger bekrefte at de har lest et dokument og Bekreft at du har lest et dokument.

Kommentarer og å følge et dokument

Der virksomheten har slått på kommentarer for modulen, har hvert dokument et kommentarpanel, Kommentarer, der deltakerne i gjeldende steg diskuterer det. Eieren av steget kan ta med kolleger ved å legge dem til som deltakere eller nevne dem med @. Å følge et dokument er noe annet: klikk på bjellen i knapperaden til dokumentet, så får du en e-post hver gang dokumentet publiseres. Se Kommenter et dokument og nevn kolleger og Følg et dokument.

Personer utenfor ABMS

På et steg i arbeidsflyten som virksomheten har satt opp for det, kan du sende et dokument til en e-postadresse utenfor ABMS. Mottakeren får en personlig lenke som gjelder i 14 dager, fyller ut seksjonen uten å logge inn og returnerer den til deg. Se Send et dokument til noen utenfor ABMS.

Rettigheter og brukeradministratoren deres

Rettighetene dine settes per rad i rettighetstabellen: én rad per modul, og rader for noen områder, for eksempel rapporter. På hver rad har du ett nivå. Fra lavest til høyest er nivåene Les, Endre, Opprett, Godkjenn, Manage, Arkiver og Admin, og som hovedregel omfatter et høyere nivå de lavere. Brukeradministratoren deres er den i virksomheten som styrer brukere og rettigheter; vedkommende har nivået Admin på raden for Super-området, som gir menyen Super. Listen over superbrukere på Brukerprofil viser hvem de er. Se Brukersiden og rettighetstabellen.

Rettighetsgrupper

En rettighetsgruppe gir de samme rettighetene til alle som er med i den. Du har alltid det høyeste av dine egne rettigheter og rettighetene du får gjennom gruppene dine. Brukeradministratoren deres oppretter gruppene og velger medlemmene. Se Opprett og administrer en rettighetsgruppe.

Globale felt

Der virksomheten bruker dem, er globale felt felles nedtrekkslister, for eksempel lokasjon eller avdeling, der verdiene lagres ett sted og brukes av alle moduler som har feltet, for eksempel som taggingfelt på aksjoner. Brukeradministratoren deres vedlikeholder verdiene under Super > Globale Felter. Se Siden Globale Felter.

Firmamenyer

En firmameny er en side virksomheten bygger selv, med bokser som lenker til dokumenter, moduler, rapporter, KPI-scorecard og annet innhold. Har virksomheten minst én, står de under Firmameny i venstremenyen. Se Bygg eller endre en firmameny.

Dashbordet

Når du logger inn, åpner ABMS dashbordet, eller siden du prøvde å åpne; en virksomhet som bare bruker én modul av visse slag, åpner den modulen i stedet (se Innlogging og passord: reglene). Elementene på det velges av brukeradministratoren deres for hele virksomheten, for eksempel ruter som teller opp dokumentene og aksjonene som venter på deg, og en søkelinje for publiserte dokumenter. Hva rutene teller, er personlig. Se Dashbordet.

Varsler og e-poster

Bjellen i topplinjen samler kunngjøringer fra Antenor, kommentarer der du er nevnt, nye kommentarer på dokumenter der du er med i gjeldende steg, og forespørsler om Lest og forstått. Dokumenter og aksjoner som venter på deg, står ikke under bjellen; de telles opp på dashbordet. ABMS sender også e-post, for eksempel når et dokument sendes til deg eller publiseres. Se Les varsler, E-poster og påminnelser om dokumenter og En e-post fra ABMS kom ikke fram.