E-poster og påminnelser om dokumenter
Flere ting kan sende deg e-post om et dokument: arbeidsflyten, at du følger dokumentet, kommentarer, aksjoner, forespørsler om Lest og forstått og datobaserte e-poster som Antenor setter opp for en modul. Denne siden viser alle, så du kan se hvorfor du fikk en e-post, hvem som bestemmer at den sendes, og hvor du kan lese mer. Ser du ikke hvor en e-post kommer fra, spør du brukeradministratoren deres.
Oversikt
Section titled “Oversikt”| E-post | Hvem får den | Når | Hvem setter den opp | Les mer |
|---|---|---|---|---|
| E-poster fra arbeidsflyten | Mottakeren som er valgt for neste steg; den som opprettet dokumentet når det publiseres, med mindre vedkommende godkjente sitt eget siste steg, altså både sendte og mottok det selv; eieren av forrige steg når et steg avvises | Når et dokument sendes, publiseres eller avvises | Arbeidsflyten i modulen, satt opp for virksomheten | Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler |
| «Dokument oppdatert» | Alle som følger dokumentet | Hver gang dokumentet publiseres, også nye revisjoner | Hver bruker, med bjellen i knapperaden til dokumentet | Følg et dokument |
| E-poster om kommentarer | Brukere som blir nevnt, de andre deltakerne i et steg, inviterte deltakere, mottakere av et emne | Ved en kommentar, en nevning, en invitasjon eller et emne | Kommentarinnstillingene i hver modul, satt av brukeradministratoren deres | Kommenter et dokument og nevn kolleger, Velg hvordan kommentarer varsler |
| Eksternt skjema | En person utenfor ABMS | Når dokumentet sendes eksternt; lenken gjelder i 14 dager | Brukeren som sender det, på steg virksomheten har satt opp for det | Send et dokument til noen utenfor ABMS |
| E-poster om aksjoner | Den ansvarlige og den som opprettet en aksjon, også en aksjon opprettet fra et dokument | Ved hver overlevering av aksjonen | Den som oppretter aksjonen | Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster |
| Påminnelser om aksjoner | Den som har en aksjon som er forfalt eller snart forfaller | Om morgenen, med intervallet som er valgt | Brukeradministratoren deres, for hele virksomheten | Sett opp påminnelser om aksjoner |
| «Et dokument venter på din aksept» | Brukere som er bedt om å bekrefte at de har lest et dokument | Omtrent to minutter etter at forespørselen er sendt | En bruker med rettigheten Endre på raden for modulen; funksjonen slås på per modul av brukeradministratoren deres | Bekreft at du har lest et dokument |
| «Påminnelse: et dokument venter på din aksept» | Brukere som ennå ikke har bekreftet en forespørsel om Lest og forstått | Om morgenen, én gang i uken, til de bekrefter, forespørselen kanselleres eller en ny revisjon publiseres | Automatisk for alle åpne forespørsler | Følg opp bekreftelser på Lest og forstått |
| «Antenor BMS: En eller flere av dine dokumenter trenger en oppdatering» | De som er valgt for den datobaserte e-posten i modulen | I løpet av dagen, når dokumenter oppfyller betingelsene; gjentas etter et fast antall dager så lenge de fortsatt gjør det | Antenor | Se nedenfor |
E-poster om Lest og forstått
Section titled “E-poster om Lest og forstått”- Invitasjon. Emne «Et dokument venter på din aksept». Den forteller at du er bedt om å lese og akseptere innholdet i dokumentet, har en knapp med navnet på dokumentet som åpner det, og tar med meldingen fra den som spurte, hvis vedkommende skrev en. Samtidig kommer et varsel under bjellen og en rad i Aksjoner som venter på dine innspill på dashbordet (hvis dashbordet hos dere har denne ruten).
- Påminnelse. Emne «Påminnelse: et dokument venter på din aksept». Den ber deg lese og akseptere innholdet i dokumentet og lenker til det. Den kommer én gang i uken så lenge forespørselen er åpen. Den stopper når du bekrefter, når forespørselen kanselleres, når en nyere revisjon av dokumentet publiseres, eller når brukeren din deaktiveres.
- Den som spurte deg, får ingen e-post når du bekrefter.
Vil du stoppe påminnelsene, bekrefter du dokumentet; se Bekreft at du har lest et dokument.
Datobaserte e-poster for en modul
Section titled “Datobaserte e-poster for en modul”En modul kan ha datobaserte e-poster som Antenor setter opp for virksomheten. Hver av dem sjekker dokumentene i modulen mot betingelser, for eksempel
- tilstanden til dokumentet: under arbeid eller ventende på et bestemt steg i arbeidsflyten, eller publisert
- en dato: et antall dager før eller etter et datofelt i dokumentet, eller etter at det ble opprettet eller sist endret
- verdien i et felt
Når dokumenter oppfyller betingelsene, får de som er valgt, én e-post per datobaserte e-post, med emnet «Antenor BMS: En eller flere av dine dokumenter trenger en oppdatering». Den inneholder meldingen som er skrevet for den, en tabell over dokumentene med dokument, modul og en lenke til hvert av dem, og navnet og logoen til virksomheten. Mottakerne kan være den som opprettet dokumentet, den som jobber med det nå, mottakeren, den som godkjente det til slutt, brukerne i et brukerfelt i dokumentet, eller navngitte brukere, og andre kan få en kopi.
Et dokument gir e-posten én gang, og deretter igjen med et fast antall dagers mellomrom så lenge det fortsatt oppfyller betingelsene. Noen e-poster er satt opp til å sendes bare én gang. Arkiverte dokumenter blir aldri tatt med.
Du kan ikke sette opp eller endre disse e-postene selv. Får du en du ikke venter, eller vil du få en endret eller stoppet, spør du brukeradministratoren deres, som kan kontakte Antenor.