Sett opp påminnelser om kompetanser som går ut
Påminnelser på e-post om kompetanser som går ut, kommer fra varsler i delen Varsel på fanen Admin i Kompetanse. Klikk på Legg til, gi varselet et Navn, begrens det eventuelt til verdier i de globale feltene deres, velg Mottakere, angi Tidsramme for første melding (hvor mange dager før utløpsdatoen den første e-posten sendes), og lagre. Deretter får mottakerne en e-post når en kompetanse nærmer seg utløp, og igjen hver 14. dag til utløpsdatoen flyttes slik at kompetansen ikke lenger nærmer seg utløp, sluttdatoen til personen passeres, eller varselet slettes. Uten et varsel sendes ingenting. Et varsel omfatter alle kompetansene til personene det passer med; det kan ikke begrenses til bestemte kompetanser eller kapsler.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Du trenger rettigheten Manage eller høyere på raden for Kompetanse; fanen Admin i Kompetanse vises fra det nivået og oppover. Rettigheten din settes av brukeradministratoren deres.
- Påminnelsene bygger på Utløpsdato på kompetanseradene til hver person. En kompetanse uten utløpsdato gir aldri påminnelse; se Registrer og oppdater kompetansene til en person.
- En mottaker må være en person i Kompetanse som er koblet til en innlogging i ABMS og har en e-postadresse. Andre vises ikke i listen Mottakere.
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”Opprett et varsel
Section titled “Opprett et varsel”- Åpne Kompetanse, gå til fanen Admin og åpne delen Varsel. De eksisterende varslene vises, 10 per side.
- Klikk på Legg til. En tom rad legges til, med en tidsramme på 7 dager.
- Skriv et navn på varselet i Navn, for eksempel «Oslo-kontoret». Navnet er påkrevd.
- Skal varselet bare gjelde noen personer, velger du en verdi i én eller flere av kolonnene for globale felt (én kolonne per globalt felt dere bruker i Kompetanse, for eksempel en avdeling). Hver kolonne tar én verdi. La en kolonne stå tom for å ta med alle, uansett verdi i det feltet. Velger du verdier i flere kolonner, må en person passe med alle.
- Velg én eller flere personer i Mottakere. Listen viser personer i Kompetanse som er koblet til en innlogging i ABMS og har en e-postadresse, med fornavn og etternavn. Minst én mottaker er påkrevd.
- Velg 7, 30 eller 365 i Tidsramme for første melding, eller skriv inn et annet antall dager. Spørsmålstegnet ved overskriften forklarer: «Dette feltet definerer hvor mange dager før en kompetanse utløper den første varslings-e-posten skal sendes. Etter den første varslingen vil påminnelses-e-poster fortsette å bli sendt hver 14. dag til kompetansen er fornyet eller oppdatert.»
- Klikk på lagreikonet (verktøytips Lagre) i enden av raden. Det er aktivt når varselet har navn, tidsramme og minst én mottaker.
Endre varsler
Section titled “Endre varsler”- Endre feltene på en rad og klikk på lagreikonet på raden, eller klikk på Lagre alt over tabellen for å lagre alle endrede varsler på én gang. Lagre alt vises bare når det finnes varsler, og er aktivt når minst ett varsel er endret. Så lenge et varsel på siden er ufullstendig, lagrer Lagre alt ingenting.
Slett et varsel
Section titled “Slett et varsel”- Klikk på krysset (verktøytips Fjerne) i enden av raden, og svar Ja på «Vennligst bekreft at du ønsker å slette varselet». Meldingen «Varselet er slettet» vises.
Gi én kompetanse lengre varslingstid (valgfritt)
Section titled “Gi én kompetanse lengre varslingstid (valgfritt)”Noen kompetanser trenger lengre varsel, for eksempel et sertifikat som tar måneder å fornye. I delen Kompetanser på fanen Admin klikker du på lynikonet (verktøytips «Trigger», vises på engelsk) på kompetansen, angir Tidsramme for første melding og slår på Aktiver/deaktiver. Hver endring lagres med en gang, med meldingen «Varsling oppdatert».
For rader med den kompetansen bruker da hvert varsel den lengste av de to tidsrammene: varselets eller kompetansens. Kompetansens egen tidsramme kan bare gjøre varslingstiden lengre, aldri kortere, og alene sender den ingenting: e-postene kommer fortsatt fra varslene.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Etter lagring vises meldingen «Varselet er oppdatert», og varselet står i listen med navn, verdier i globale felt, mottakere og tidsramme.
E-postene sendes én gang i døgnet, om natten:
- Hver mottaker av et varsel får én e-post per varsel med emnet «Kompetansepåminnelse». Den viser alle kompetansene varselet omfatter som nærmer seg utløp, med Navn, Kompetanse, Utløpsdato og en Link. E-posten er på mottakerens eget språk i ABMS.
- Personen som har kompetansen, får én e-post, så lenge et varsel omfatter personen, med emnet «En eller flere kompetanser trenger din oppmerksomhet», med sine egne kompetanser som nærmer seg utløp, men bare hvis Send varslings email er slått på i detaljene til personen og personen har en e-postadresse. Send varslings email er slått på for nye personer. En person uten innlogging i ABMS får en tekst som ber personen kontakte lederen sin for å få kompetansene oppdatert, uten lenker, på språket som er valgt i Språk i e-post i detaljene til personen.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Når den første e-posten sendes. For en kompetanserad sendes den første e-posten den første natten utløpsdatoen minus tidsrammen er nådd. Med en tidsramme på 30 dager og utløpsdato 31. mars kommer den første e-posten 1. mars.
- Gjentas hver 14. dag, også etter utløp. Den samme kompetansen sendes på nytt hver 14. dag så lenge den er innenfor tidsrammen, også etter at utløpsdatoen er passert. Det stopper når utløpsdatoen flyttes slik at kompetansen ikke lenger nærmer seg utløp (for eksempel når kompetansen fornyes), når sluttdatoen til personen er passert, eller når varselet slettes. Å endre statusen eller laste opp et sertifikat stopper ikke påminnelsene alene, selv om verktøytipset sier «fornyet eller oppdatert».
- Hvem som er med. Et varsel tar bare med personer der sluttdatoen ikke er passert, der innloggingen i ABMS (hvis personen har en) ikke er deaktivert, og der kompetanseraden har en utløpsdato. Statusen på raden spiller ingen rolle. Personer med passert sluttdato får ingen påminnelser og står ikke i noen påminnelse.
- Ingen pausebryter. Et varsel kan ikke slås av. Vil du stoppe det, sletter du det.
- Ett ulagret varsel om gangen. Klikker du på Legg til mens et nytt varsel ennå ikke er lagret, får du «Vennligst lagre varselet før du legger til en ny».
- Overlappende varsler. Hvert varsel sender sin egen e-post, så en mottaker på to varsler som omfatter samme kompetanse, får to e-poster.
- Fornye en kompetanse. Flytter du utløpsdatoen fram, stopper påminnelsene, men statusen endres ikke fra Utgått; se Registrer og oppdater kompetansene til en person.
Hvorfor kom det ingen påminnelse?
Section titled “Hvorfor kom det ingen påminnelse?”Sjekk dette, i denne rekkefølgen:
- Et varsel omfatter personen. Verdiene til personen i de globale feltene må passe med alle verdiene som er satt på varselet. Uten et varsel som passer, får ingen e-post, heller ikke personen selv.
- Kompetansen nærmer seg utløp. Raden har en Utløpsdato, og utløpsdatoen minus tidsrammen er nådd.
- Personen er aktiv. Sluttdatoen er ikke passert, og innloggingen i ABMS (hvis personen har en) er ikke deaktivert.
- For en mottaker: mottakeren er koblet til en innlogging i ABMS og har en e-postadresse.
- For personen som har kompetansen: Send varslings email er slått på i detaljene til personen, og personen har en e-postadresse.
- Tidspunkt. E-postene sendes én gang om natten, og den samme kompetansen sendes på nytt høyst hver 14. dag.