Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt

Når et dokument er sendt til deg, åpner du det fra e-posten eller fra Dokumenter som venter på din godkjennelse på dashbordet. Klikk på den grønne knappen for å overta steget ditt, fyll ut seksjonen din, og send det deretter videre eller godkjenn det. Har du den siste seksjonen, publiserer hakeknappen (Godkjenn) dokumentet. Er noe galt, klikker du i stedet på den røde knappen og skriver hvorfor; da går dokumentet tilbake til eieren av forrige steg. Seksjoner, felt og mottakernavn er virksomhetens eget oppsett, så eksemplene fra Avvik-modulen her kan avvike fra det du ser.

Før du starter

Du mottar dokumenter når oppsettet av steget tillater det: som navngitt bruker, gjennom nivået ditt på modulen eller gjennom en rettighetsgruppe. Burde du kunne motta et dokument, men blir ikke tilbudt som mottaker, spør du brukeradministratoren deres. Se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.
Bare eieren av gjeldende steg kan endre dokumentet. Når det er sendt til deg, er det deg.
Publisering krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen. Hakeknappen (Godkjenn) vises bare når du er blant de mulige mottakerne av neste steg, eller når du har den siste seksjonen.

Slik godkjenner du

Åpne dokumentet fra lenken i e-posten, eller fra Dokumenter som venter på din godkjennelse på dashbordet.
Les seksjonene avsenderen har fylt ut. Kryss av for Show all (vises på engelsk) for å se alle seksjonene samtidig.
Klikk på den grønne knappen. Den gir deg steget og åpner seksjonen din i redigeringsmodus. Dokumentet flyttes nå til Dine dokumenter under arbeid på dashbordet.
Fyll ut feltene i seksjonen din. Felt merket med * (verktøytips Påkrevd) må fylles ut.
Velg hvordan du går videre:
- Du har den siste seksjonen: klikk på hakeknappen (Godkjenn). Dokumentet publiseres.
- Dokumentet skal videre til en annen: klikk på papirflyet (Send til godkjenning), velg mottaker i dialogen Send eller godkjenn, skriv eventuelt en Beskjed og klikk på Send.
- Du tar neste steg selv: er du blant de mulige mottakerne av neste steg, kan du i stedet klikke på hakeknappen (Godkjenn). Den godkjenner steget ditt og gir deg neste steg. Er det neste steget den siste seksjonen, publiseres dokumentet med en gang; ellers fortsetter du i neste seksjon.

Slik avviser du

Åpne dokumentet som ovenfor.
Klikk på den røde knappen.
Skriv en beskjed i dialogen om hva som må endres.
Bekreft avvisningen.

Dette skal du se

Når dokumentet er publisert, får det statusen virksomheten har satt for den siste seksjonen, og den som opprettet det, får e-post, med mindre vedkommende godkjente sitt eget siste steg, altså både sendte og mottok det selv. Alle som abonnerer på dokumentet, får også e-post.

Når du har sendt videre, får neste mottaker e-post, og dokumentet vises på dashbordet til vedkommende.

Når du har avvist, fjernes steget ditt, og dokumentet går tilbake til eieren av forrige steg. Vedkommende får e-post med beskjeden din, ser avvisningen på dokumentet og kan rette det og sende det på nytt; se Opprett et dokument og send det til godkjenning.

Verdt å vite

Åpne aksjoner. Så lenge dokumentet har tilknyttede aksjoner som ikke er lukket, kan det ikke publiseres: hakeknappen viser da en dialog om at det finnes aksjoner under arbeid. Hver aksjon må lukkes først; se Behandle en aksjon du har mottatt og Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster.
Ingen å sende til. Er du den eneste mulige mottakeren av neste steg, er sendeknappen sperret; bruk hakeknappen (Godkjenn).
Ikke ditt steg. Eier noen andre gjeldende steg, ser du dokumentet bare i visningsmodus.
Filer. Vil du legge til filer, åpner du først dokumentet med den grønne knappen; se Legg til vedlegg i et dokument.
Observasjon. Noen steg tillater å publisere med en gang som observasjon; se Lagre et dokument som observasjon.