Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler

Alle standard dokumentmoduler (for eksempel Avvik, Kundetilfredshet eller Leverandørgodkjenning) sender dokumentene sine gjennom en arbeidsflyt. Denne siden forklarer stegene, rettighetene, hvem som kan motta et dokument, statusene du ser i lister, de viktigste e-postene og boksene på dashbordet. Seksjoner, statuser og mottakernavn er virksomhetens eget oppsett, så navnene nedenfor er eksempler fra en Avvik-modul.

Steg og seksjoner

Skjemaet i modulen er delt i seksjoner, og hver seksjon er ett steg i arbeidsflyten.

Den som oppretter dokumentet, fyller ut første seksjon.
Vedkommende sender dokumentet. Mottakeren får neste steg og fyller ut den seksjonen.
Mottakeren sender dokumentet videre til neste steg, eller avviser det ett steg tilbake.
Dokumentet blir publisert når siste steg godkjennes med hakeknappen (Godkjenn): enten av den som har den siste seksjonen, eller av en som godkjenner steget før og er blant de mulige mottakerne av den siste seksjonen. Publisering krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen, og dokumentet kan ikke ha tilknyttede aksjoner som ikke er lukket.

Bare eieren av gjeldende steg kan endre dokumentet; alle andre ser det i visningsmodus. Et publisert dokument endres ikke i den vanlige flyten; se Revisjoner og infopanelet.

Rettigheter

Brukeradministratoren deres setter rettighetene per modul, i venstremenyen under Super > Brukere. Nivåene er, fra lavest til høyest:

Nivå	Gir tilgang til å
Les	Åpne dokumenter i modulen.
Endre	Jobbe med et dokument når du eier gjeldende steg.
Opprett	Opprette nye dokumenter.
Godkjenn	Godkjenne og publisere.
Manage	Omfatter Godkjenn og nivåene under. I en nedtrekksliste med søk kan brukere med akkurat rettigheten Manage på raden for modulen legge til en ny verdi i listen; se Felttypene i et dokumentskjema. Spør brukeradministratoren deres hva mer det gir i modulene deres.
Arkiver	Arkivere dokumenter og oppheve arkivering.
Admin	Omfatter alle nivåene. Admin på modulen gir ikke mulighet til å slette et publisert dokument; det kan bare Antenor; se Slett eller arkiver et dokument.

Et høyere nivå omfatter alle de lavere, så for eksempel omfatter Arkiver også Godkjenn. To unntak: et personlistefelt kan være satt opp til å vise bare brukere med akkurat ett bestemt nivå, og å legge til en verdi fra en nedtrekksliste med søk krever akkurat Manage.

Hvem som kan velges som mottaker

Hvordan hvert steg er satt opp, bestemmer hvem som kan motta det: en navngitt bruker, alle med et bestemt nivå på modulen, eller en rettighetsgruppe der medlemmene har Godkjenn. I sendedialogen har hver mottakerrolle sin egen nedtrekksliste med virksomhetens navn på rollen. Kan du selv velges, står du først. Er du den eneste mulige mottakeren, kan du ikke sende; bruk Godkjenn i stedet. Se Redigeringsmodus: knapper, sendedialogen og dialogen for påkrevde felt.

Statuser i lister

Statusnavnene er virksomhetens egne og settes per seksjon.

Situasjon	Status som vises
Dokumentet står på første steg	«Ny»
Et steg er sendt, og mottakeren har ennå ikke overtatt det med den grønne knappen	Statusen for seksjonen dokumentet ble sendt fra, fulgt av en merknad om at det venter på godkjenning; for et dokument sendt fra første steg «Ny» fulgt av den samme merknaden
Mottakeren har overtatt steget med den grønne knappen	Statusen virksomheten har satt for seksjonen til mottakeren
Ingen status er satt for seksjonen	En tekst om at ingen status er satt i modulen, i dokumentlister. I rapporter og rapporteksporter er cellen Status tom i stedet.

I Avvik-modulen i eksemplet heter statusene Ny, Under behandling, Lukket - ikke verifisert og Lukket og verifisert.

De viktigste e-postene

Hendelse	Hvem som får e-post
Du sender et dokument	Mottakeren du valgte i sendedialogen, med beskjeden din. Sendes ikke når du selv er mottakeren.
Et dokument publiseres	Den som opprettet det, med mindre vedkommende godkjente sitt eget siste steg, altså både sendte og mottok det selv. Alle som abonnerer på dokumentet, får også e-post.
Et steg avvises	Eieren av forrige steg, med avvisningsbeskjeden.

Videresending, ekstern sending og kommentarer har egne meldinger. Lagring som observasjon publiserer dokumentet med en gang, så alle som følger det, får e-posten «Dokument oppdatert»; den som opprettet dokumentet, får ingen e-post om at det er publisert. Se Følg et dokument.

Boksene på dashbordet

Boks	Hva den inneholder
Dokumenter som venter på din godkjennelse	Dokumenter som er sendt til deg, og som du ennå ikke har åpnet med den grønne knappen for ditt steg.
Dine dokumenter under arbeid	Dokumenter der du eier gjeldende steg, også dokumenter du har mottatt og åpnet med den grønne knappen.
Dokumenter sendt til godkjenning	Dokumenter du har sendt, og som mottakeren ennå ikke har overtatt med den grønne knappen, og dokumenter du har sendt til noen utenfor ABMS, så lenge lenken er aktiv.
Aksjoner som venter på dine innspill	Åpne aksjoner der du er den neste som skal gjøre noe, aksjoner i miljøaspekter som venter på deg, og åpne forespørsler om Lest og forstått sendt til deg; se Dashbordet og Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster.

Dashbordet viser også Dine favorittdokumenter og Aktiviteter de siste 5 dagene.