E-poster om dokumenter: emne, mottakere, språk og avsender
Denne siden viser nøyaktig emne, mottaker, språk og avsender for hver e-post som arbeidsflyten i en standard dokumentmodul (for eksempel Avvik, Kundetilfredshet eller Styrende dokumenter) sender, og språket og avsenderen for de andre e-postene om dokumenter. Bruk den til å se ut fra emnelinjen hvorfor en e-post kom. Oversikten over alle e-poster om dokumenter, også om å følge dokumenter, kommentarer, aksjoner, Lest og forstått og datobaserte e-poster, står i E-poster og påminnelser om dokumenter. Hvilke steg, mottakere og valg en modul har, er virksomhetens eget oppsett.
E-poster fra arbeidsflyten
Section titled “E-poster fra arbeidsflyten”Hvert emne nedenfor følges av « - » og et navn på dokumentet. Har dokumentet ingen tittel, brukes «Se dokument» som navn. E-postene sendes kort tid etter hendelsen.
| Emne | Sendes når | Sendes til | Sendes ikke når | Språket i de faste tekstene | Innhold |
|---|---|---|---|---|---|
| «Et dokument venter på din utfyllelse» | Eieren av et steg sender dokumentet videre med Send. | Mottakeren som er valgt for neste steg. | Du sender dokumentet til deg selv. | Språket til avsenderen. | Navnet på avsenderen, at dokumentet venter på innspill fra deg, avsenderens Beskjed hvis vedkommende skrev en, og en knapp som åpner dokumentet. Navnet etter emnet er dokumentets tittel når det sendes fra første steg, og navnet på seksjonen det ble sendt fra når det sendes fra et senere steg. |
| «Et dokument ble avvist av mottaker:» | En mottaker avviser et steg med den røde knappen. | Eieren av forrige steg. Var steget som ble avvist, et skjema returnert fra noen utenfor ABMS, går e-posten i stedet til personen utenfor ABMS; se Velg språk for personer utenfor ABMS. | Ingen unntak. | Språket til den som avviser. | Hvem som avviste dokumentet, beskjeden vedkommende skrev, og en lenke til dokumentet. Navnet etter emnet er dokumentets tittel. |
| «Ditt dokument har blitt publisert.» | Dokumentet publiseres. | Den som opprettet dokumentet: eieren av dokumentets første steg. | Den som opprettet dokumentet, både sendte og mottok det siste steget, altså godkjente sitt eget siste steg. | Språket til den som opprettet dokumentet. | En hilsen med fornavnet, at dokumentet er publisert, og en lenke til det. Navnet etter emnet er dokumentets tittel. |
| «En seksjon er videresendt til deg for videre behandling» | Eieren av et steg videresender seksjonen sin. | Den seksjonen videresendes til. | Ingen unntak. | Språket til den som videresender. | Hvem som videresendte dokumentet, beskjeden, og en oppfordring om å godkjenne og behandle seksjonen eller avvise den hvis du ikke er riktig mottaker. Navnet etter emnet er dokumentets tittel. |
| «En videresendt seksjon ble avvist» | Den en seksjon ble videresendt til, avviser den. | Den som videresendte seksjonen. | Ingen unntak. | Språket til den som avviser. | Hvem som avviste den videresendte seksjonen, og beskjeden. Navnet etter emnet er dokumentets tittel. |
| «Et document venter på godkjennelse» (vises slik i ABMS) | En person utenfor ABMS returnerer et skjema du sendte. | Deg, den som sendte det eksternt. | Steget er ikke satt opp til å sende denne e-posten. Om det er det, avhenger av hvordan modulen er satt opp hos virksomheten. | Omtales ikke på denne siden. | «En ekstern bruker har fullført og returnert dette dokumentet for godkjenning.» og en lenke til dokumentet. |
E-posten til personen utenfor ABMS når du sender eksternt, har emnet du skriver selv; de faste tekstene i den er på ditt språk. Se Send et dokument til noen utenfor ABMS.
Språk og avsender for de andre e-postene om dokumenter
Section titled “Språk og avsender for de andre e-postene om dokumenter”| E-post | Språket i de faste tekstene | Avsender |
|---|---|---|
| E-postene fra arbeidsflyten ovenfor | Som i tabellen ovenfor: for et dokument som sendes videre, et avvist steg, en videresendt seksjon og en avvist videresendt seksjon, språket til den som handlet, ikke til den som får e-posten; for «Ditt dokument har blitt publisert.», språket til den som opprettet dokumentet. | Virksomhetens egen avsenderadresse når den er satt opp; ellers systemadressen til Antenor BMS. |
| «Dokument oppdatert», til dem som følger dokumentet | Språket til hver enkelt mottaker. | Virksomhetens egen avsenderadresse når den er satt opp; ellers systemadressen. |
| Lest og forstått: «Et dokument venter på din aksept» og «Påminnelse: et dokument venter på din aksept» | Språket til hver enkelt mottaker. | Virksomhetens egen avsenderadresse når den er satt opp; ellers systemadressen. |
| E-poster om kommentarer: omtaler, nye kommentarer og invitasjoner | Språket til hver enkelt mottaker. | Virksomhetens egen avsenderadresse når den er satt opp; ellers systemadressen. |
| Datobaserte e-poster: «Antenor BMS: En eller flere av dine dokumenter trenger en oppdatering» | Omtales ikke på denne siden. | Virksomhetens egen avsenderadresse når den er satt opp (se Send e-post fra ABMS fra deres eget domene), ellers systemadressen til Antenor BMS. |
| E-posten til en person utenfor ABMS | Språket til den som sender. | Virksomhetens egen avsenderadresse når den er satt opp; ellers systemadressen. |
Hvordan virksomheten får en egen avsenderadresse, står i Send e-post fra ABMS fra deres eget domene.
Hvem som ikke får e-post
Section titled “Hvem som ikke får e-post”| Situasjon | Regel |
|---|---|
| Du er selv mottaker av steget du sender | Du får ingen e-post «Et dokument venter på din utfyllelse». |
| Den som opprettet dokumentet, godkjenner sitt eget siste steg | Vedkommende får ingen e-post «Ditt dokument har blitt publisert.». De som følger dokumentet, får likevel «Dokument oppdatert», også den som opprettet det hvis vedkommende følger dokumentet. |
| Brukeren til en som følger dokumentet, er deaktivert | Den deaktiverte brukeren får ingen e-post «Dokument oppdatert». |
| Noen bekrefter en forespørsel om Lest og forstått | Den som ba om bekreftelsen, får ingen e-post. |