Be kolleger bekrefte at de har lest et dokument
Vil du at kolleger skal bekrefte at de har lest et publisert dokument, åpner du dokumentet og klikker på knappen Lest og forstått i knapperaden i visningsmodus. I dialogen krysser du av for brukerne du vil spørre, skriver eventuelt en melding og klikker på Inviter valgte. Omtrent to minutter senere får hver av dem en e-post med en lenke til dokumentet, og forespørselen vises på dashbordet deres hvis dashbordet hos dere har ruten Aksjoner som venter på dine innspill. De bekrefter i dokumentet med Aksepter innhold. Til de gjør det, får de en påminnelse på e-post én gang i uken. Å sende forespørsler krever rettigheten Endre på raden for modulen dokumentet ligger i.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Dokumentet må være publisert. Knappen vises ikke på et dokument som aldri har vært publisert.
- Lest og forstått må være slått på for modulen. Ser du ikke knappen på et publisert dokument, spør du brukeradministratoren deres; se Slå på Lest og forstått for en modul.
- Du trenger rettigheten Endre på raden for modulen. Dette setter brukeradministratoren deres.
- Kollegene du spør, trenger minst rettigheten Les på raden for modulen. Bare aktive brukere med rettigheten Les på raden for modulen vises i listen.
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”-
Åpne det publiserte dokumentet.
-
Klikk på Lest og forstått i knapperaden i visningsmodus. Dialogen Lest og forstått åpnes.
-
Under Inviter brukere: finner du dem du vil spørre: skriv i Søk etter brukere… for å snevre inn listen etter navn, og kryss av for hver bruker. Velg alle krysser av for alle brukerne i listen. Antallet du har krysset av for, vises, for eksempel «3 valgte brukere».
-
Valgfritt: skriv en melding i Inkluder en personlig melding (valgfritt):. Den kommer med i e-posten med invitasjonen.
-
Klikk på Inviter valgte.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”- Meldingen «Invitasjon vellykket».
- Brukerne flyttes fra listen til venstre til tabellen Inviterte brukere til høyre, med statusen Venter, navnet ditt under Forespurt av og datoen du inviterte dem, i verktøytipset til statusen («Invitert den»).
- Omtrent to minutter senere får hver invitert bruker e-posten «Et dokument venter på din aksept» med meldingen din og en knapp som åpner dokumentet. Forespørselen vises også under varselbjellen deres og i Aksjoner som venter på dine innspill på dashbordet deres (hvis dashbordet hos dere har denne ruten).
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- To minutter til å ombestemme deg. Invitasjonene sendes omtrent to minutter etter at du har klikket på Inviter valgte. Kansellerer du en forespørsel innen den tiden, får brukeren ikke vite om den. Se Følg opp bekreftelser på Lest og forstått.
- Én revisjon om gangen. En forespørsel gjelder den revisjonen av dokumentet som er publisert når du sender den. Når en ny revisjon publiseres, avsluttes de tidligere forespørslene, og ingen blir spurt på nytt automatisk. Inviter brukerne på nytt på den nye revisjonen; dialogen hjelper deg å finne dem du spurte sist. Se Følg opp bekreftelser på Lest og forstått.
- Hvem som ikke står i listen. Brukere som allerede er spurt om denne revisjonen, enten de har bekreftet eller ikke, vises ikke igjen. Det gjør heller ikke deaktiverte brukere eller brukere uten rettigheten Les på raden for modulen.
- Ukentlige påminnelser. En bruker som ikke har bekreftet, får en påminnelse på e-post om morgenen, én gang i uken, til vedkommende bekrefter eller forespørselen kanselleres.
- Oppfølging. Du får ingen e-post når noen bekrefter. Åpne dialogen igjen for å se hvem som har bekreftet, eller bruk oversiktsfanen i en rapport for modulen.