Gå til innholdet
Antenor BMS hjelp

Registrer et forbedringsforslag eller en kundeklage

Forbedringsforslag og kundeklager registreres i standard dokumentmoduler som virksomheten har satt opp for dem, for eksempel en modul for forbedringsforslag og en for kundeklager eller kundetilfredshet; modulnavnene er virksomhetens egne. Du registrerer et forslag eller en klage som et hvilket som helst annet dokument: åpne modulen, klikk på Ny Registrering, fyll ut første seksjon og send det til den som skal behandle det. Behandleren tar imot det eller avviser det tilbake til deg, avgjør hva som skal gjøres, oppretter aksjoner for arbeidet og godkjenner det slik at det publiseres; du får en e-post når det er publisert. Der et steg er satt opp for det, kan skjemaet også sendes til en kunde eller leverandør utenfor ABMS, som fyller det ut fra en lenke uten å logge inn.

Før du starter

Section titled “Før du starter”
  • Du trenger rettigheten Opprett på raden for modulen for å registrere, og rettigheten Les for å åpne dokumentene i modulen. Brukeradministratoren deres setter dette; se Brukersiden og rettighetstabellen. Finner du ikke modulen, har kanskje ikke virksomheten den, eller du mangler rettigheten; spør brukeradministratoren deres.
  • Å sende et skjema til noen utenfor ABMS fungerer bare på steg som er satt opp for det i arbeidsflyten til modulen; skal et steg settes opp for det, kontakter virksomheten Antenor support (se Få hjelp fra Antenor support).
  • For å opprette aksjoner trenger du tilgang til aksjonsmodulen; se Opprett en aksjon og send den til noen.

Slik gjør du det

Section titled “Slik gjør du det”

1. Registrer forslaget eller klagen. Åpne modulen i venstremenyen og klikk på Ny Registrering, eller klikk på Nytt dokument på dashbordet og velg modulen. Skriv en tittel der det står «Sett inn tittel», fyll ut feltene i første seksjon (felt merket med * er Påkrevd), og legg ved filer eller bilder hvis du har noen. Se Fyll ut feltene i et dokument og Legg til vedlegg i et dokument.

2. Send det til den som skal behandle det. Klikk på papirflyet (Send til godkjenning), velg mottaker i dialogen Send eller godkjenn, skriv eventuelt en Beskjed, og klikk på Send. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning.

3. Behandle det. Mottakeren åpner det fra e-posten eller fra Dokumenter som venter på din godkjennelse på dashbordet, overtar steget med den grønne knappen og fyller ut sin seksjon. Er det ufullstendig, eller skal det til noen andre, avviser mottakeren det tilbake med den røde knappen og en beskjed. Se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.

4. Spør kunden eller leverandøren. Er steget satt opp for det, klikker du på Send eksternt, skriver inn e-postadressen, et emne og en melding, og klikker på Send. Personen får en lenke til skjemaet som gjelder i 14 dager, og returnerer det til deg når det er fylt ut, med mindre modulen er satt opp til å publisere dokumentet så snart skjemaet er returnert. Fra første steg kan du sende til flere adresser på én gang; da fyller hver person ut sin egen kopi. Se Send et dokument til noen utenfor ABMS. Går lenken ut før skjemaet kommer tilbake, se Et dokument står stille: finn ut hvem som må gjøre noe.

5. Følg opp med aksjoner. For arbeid som skal gjøres, klikker du på flagget (Lag ny aksjon) i redigeringsmodus, fyller ut Tittel, Tidsfrist og Ansvarlig, og klikker på Send. Se Opprett en aksjon og send den til noen.

6. Avslutt det. Send dokumentet videre til neste steg, eller godkjenn den siste seksjonen med hakeknappen (Godkjenn). Det publiseres når det siste steget er godkjent og alle tilknyttede aksjoner er lukket.

Dette skal du se

Section titled “Dette skal du se”

Statusen i lister følger stegene, med statusnavnene virksomheten har satt for seksjonene i modulen; se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler. Når dokumentet publiseres, får den som registrerte det, en e-post, med mindre vedkommende publiserte det selv, og det samme gjør alle som følger dokumentet. På et dokument som er sendt utenfor ABMS, viser fanen External (vises på engelsk) hver mottaker med statusen Venter på svar, Har svart eller Ingen svar (utløpt). Rapportene til modulen viser alle forslag eller klager med status; se Finn og les en standardrapport.

Verdt å vite

Section titled “Verdt å vite”
  • Modulen hos dere. Modulnavn, felt, seksjoner, statuser og mottakere er virksomhetens eget oppsett, så et skjema for forslag eller klager kan se helt forskjellig ut fra virksomhet til virksomhet.
  • En knapp mangler. Ser du ikke Send eksternt, videresending eller Observasjon, er ikke steget satt opp for det. Spør brukeradministratoren deres; endringer i arbeidsflyten til modulen går gjennom Antenor support (se Få hjelp fra Antenor support).
  • Språk for personer utenfor ABMS. Den som får lenken, kan bytte skjemaet mellom engelsk og norsk; skriv emnet og meldingen på mottakerens språk. Se Velg språk for personer utenfor ABMS.
  • Hold oversikt over dine egne. Følg dokumentet for å få en e-post hver gang det publiseres; se Følg et dokument.
  • Telle dem. Et KPI-scorecard kan telle dokumentene i modulen per måned, etter status eller etter en kategori; se Bygg et nyttig KPI-scorecard.

Neste steg

Section titled “Neste steg”

Relatert

Section titled “Relatert”