Dokumentet gikk til feil person, eller mottakeren er borte

Når du har sendt et dokument, kan du ikke selv trekke det tilbake eller sende det til en annen: dokumentet ligger hos mottakeren, og bare vedkommende eller brukeradministratoren deres kan flytte det. Det finnes fire veier ut. Mottakeren kan avvise det tilbake til deg med den røde knappen, så lenge vedkommende ikke har åpnet steget sitt med den grønne knappen. Der virksomheten har slått på videresending for steget, kan mottakeren videresende det til en annen mulig mottaker med knappen Videresend. Er mottakeren borte eller har sluttet, kan brukeradministratoren deres overføre dokumentet til en kollega på siden Eierskapsoverføring. Har du sendt det til en e-postadresse utenfor ABMS, kan lenken ikke trekkes tilbake; se siste del av stegene. Disse veiene ut er de samme i alle standard dokumentmoduler, for eksempel Avvik eller Styrende dokumenter (modulnavnene er virksomhetens egne); hvilke av dem et steg har, avhenger av hvordan virksomheten har satt opp modulen.

Før du starter

Finn ut hvem som har dokumentet nå; se de første stegene nedenfor.
Avvise tilbake krever ikke noe ekstra av mottakeren: den røde knappen vises for den dokumentet ble sendt til, helt til vedkommende åpner steget sitt med den grønne knappen.
Videresende går bare på steg som virksomheten har satt opp for det, og først når mottakeren har åpnet steget sitt med den grønne knappen. Mottakeren kan videresende til dem som kunne ha mottatt steget, ikke til hvem som helst.
Eierskapsoverføring gjøres av brukeradministratoren deres, som trenger nivået Admin på raden for Super-området; se Brukersiden og rettighetstabellen. Den nye eieren må være en aktiv bruker i samme virksomhet. Overføringen gir ingen rettigheter: den nye eieren trenger rettigheten Endre på raden for modulen for å jobbe med dokumentet, og Godkjenn for å publisere det.

Slik finner du ut hvem som har dokumentet

Klikk på Dokumenter sendt til godkjenning på dashbordet (hvis dashbordet hos dere har denne boksen). Et dokument du har sendt, står der til mottakeren åpner det med den grønne knappen. I den store tabellen viser Sendes til navnet på mottakeren, eller e-postadressen for et dokument som er sendt utenfor ABMS. Se Dashbordet.
Står ikke dokumentet lenger i den listen, har mottakeren åpnet det eller sendt det videre. Åpne dokumentet og velg fanen Logg nederst på dokumentsiden. Den har én linje per steg; den siste linjen er gjeldende steg, og Arbeidsflyt bruker viser hvem som har det.

Slik avviser mottakeren det tilbake

Be mottakeren åpne dokumentet fra e-posten eller fra Dokumenter som venter på din godkjennelse på dashbordet sitt.
Vedkommende klikker på den røde knappen, skriver en beskjed og bekrefter; se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.
Dokumentet kommer tilbake til deg. Rett det og send det til riktig person; se Opprett et dokument og send det til godkjenning.

Har mottakeren allerede klikket på den grønne knappen, er den røde knappen borte. Bruk da en av de neste veiene.

Slik videresender mottakeren det

Der steget tillater videresending, åpner mottakeren steget sitt med den grønne knappen og klikker på knappen Videresend i knapperaden i redigeringsmodus. Se Redigeringsmodus: knapper, sendedialogen og dialogen for påkrevde felt.
Vedkommende velger riktig person blant de mulige mottakerne av steget.
Den personen kan godta seksjonen eller avvise den tilbake til mottakeren.

Slik overfører brukeradministratoren dokumentet

Fortell brukeradministratoren deres hvilket dokument det gjelder (tittelen, eller Id fra infopanelet (i)), hvem som har det nå, og hvem som skal overta.
Brukeradministratoren åpner Super > Eierskapsoverføring, velger personen som har dokumentet, krysser av for dokumentet i panelet Dokumenter, velger ny eier og klikker på Overfør merkede. Se Overfør eierskap til en brukers elementer.
Den nye eieren overtar steget akkurat der det var: hadde den gamle mottakeren ikke åpnet det ennå, havner det i Dokumenter som venter på din godkjennelse hos den nye eieren, med den grønne og den røde knappen; hadde vedkommende åpnet det, havner det i Dine dokumenter under arbeid.

Slik gjør du når du sendte det til en e-postadresse utenfor ABMS

Åpne dokumentet og se på visningen External (vises på engelsk). Venter på svar betyr at lenken fortsatt er aktiv på adressen under E-post.
Du kan ikke trekke tilbake lenken eller endre adressen på den. Lenken gjelder i 14 dager fra dagen du sendte den.
Sendte du lenken fra første steg i dokumentet, og eier du fortsatt dokumentet på det steget, kan du sende lenken på nytt fra visningen External; med flere mottakere kan du også sende til nye personer. Se Send et dokument til noen utenfor ABMS.
Når lenken har gått ut og er deaktivert (det skjer én gang om dagen), er dokumentet tilbake i Dine dokumenter under arbeid hos deg.

Dette skal du se

Etter en avvisning: du får en e-post med beskjeden fra mottakeren. En rød boks på dokumentet viser hvem som avviste det, og beskjeden, og dokumentet ligger i Dine dokumenter under arbeid. Kom det tilbake til første steg, kan du også slette det; se Slett eller arkiver et dokument.
Etter videresending: du får ingen e-post. Visningen Logg viser den nye personen under Arbeidsflyt bruker for det steget.
Etter en eierskapsoverføring: du får ingen e-post; bare den nye eieren får en, «Materiale overført til deg». Så lenge dokumentet fortsatt venter på å bli åpnet, viser Sendes til i Dokumenter sendt til godkjenning navnet på den nye eieren, og visningen Logg viser vedkommende for det steget.

Verdt å vite

Mottakeren har sluttet. Brukeradministratoren deres kan ikke deaktivere en bruker som fortsatt har dokumenter; de må overføres først. Har personen sluttet, men brukeren er fortsatt aktiv, venter dokumentet hos vedkommende til det blir overført. Se Deaktiver eller reaktiver en bruker.
Ingen stedfortreder. ABMS har ingen fraværsinnstilling eller stedfortreder som sender dokumentene til en person videre mens vedkommende er borte. Dokumentet venter til mottakeren gjør noe, eller til brukeradministratoren deres overfører det.
Dokumentet står helt stille. Vil du finne ut hvem som må gjøre noe, se Et dokument står stille: finn ut hvem som må gjøre noe.