Behandle en aksjon du har mottatt

Når en aksjon er sendt til deg, åpner du den fra e-posten eller fra Aksjoner som venter på dine innspill på dashbordet (hvis dashbordet hos dere har denne ruten). Klikk på Askepter, gjør arbeidet, beskriv hva du har gjort, under Aksjon utført/kommentar, og klikk på Send for å sende den tilbake som utført, vanligvis til den som opprettet den (eller til den som videresendte aksjonen til deg). Er aksjonen ikke for deg, klikker du på Avvis og skriver en beskjed, eller på Videresend for å sende den til riktig person, før du aksepterer den. Når den personen lukker aksjonen med Fullfør, er den lukket.

Før du starter

Du må være Ansvarlig for aksjonen. Bare den som har aksjonen, kan jobbe med den.
E-posten forteller at en aksjon venter på innspill fra deg.

Slik aksepterer og utfører du aksjonen

Åpne aksjonen fra e-posten, fra Aksjoner som venter på dine innspill på dashbordet (hvis dashbordet hos dere har denne ruten) eller fra Mine aksjoner i aksjonsmodulen.
Les Funn / Bakgrunn: og Forslag til tiltak:, og se på vedleggene og sjekklisten.
Klikk på Askepter. Nå har du aksjonen og kan jobbe med den.
Gjør arbeidet. Kryss av oppgavene under Sjekkliste etter hvert; fremdriftslinjen viser hvor mange som er utført.
Beskriv hva du har gjort, under Aksjon utført/kommentar. Legg ved filer med bindersknappen ved Vedlegg: ved behov.
Klikk på Lagre som utkast for å ta vare på notatene og fortsette senere, eller på Send for å sende aksjonen tilbake som utført.

Slik avviser eller videresender du

Begge deler kan du gjøre så lenge aksjonen er sendt til deg og du ikke har akseptert den.

Avvise. Klikk på Avvis, skriv hvorfor under Avvisning melding, og bekreft. Aksjonen går tilbake med beskjeden din til den som sendte eller videresendte den til deg.
Videresende. Klikk på Videresend, velg ny mottaker, skriv en beskjed og bekreft. Den nye personen blir ansvarlig.

Dette skal du se

Når du har sendt den tilbake som utført, får den som skal gå gjennom arbeidet, en e-post som ber om at aksjonen godkjennes eller avvises. Det er den siste andre personen som tok et steg på aksjonen: vanligvis den som opprettet den, eller den som videresendte den til deg. Vedkommende klikker da enten på Fullfør, skriver eventuelt en Valgfri kommentar og klikker på Fullfør igjen, slik at aksjonen lukkes (status Lukket, med en Lukket dato); eller på Avvis med en beskjed, slik at den kommer tilbake til deg, og da ser du avvisningsbeskjeden fra vedkommende.

Når du har avvist, får den som får aksjonen tilbake, e-post og et varsel øverst i dialogen om at aksjonen er avvist, med beskjeden din.

Når du har videresendt, får den nye personen e-post og et varsel om at aksjonen er videresendt til vedkommende. Er du ikke den som opprettet aksjonen, får også den som opprettet den, beskjed.

En lukket eksempelaksjon med fullført sjekkliste (5 / 5) og kommentaren fra den som utførte den

Verdt å vite

Fanen Logg. Fanen Logg i dialogen viser hver endring: hvem som gjorde hva, når, hvilket felt som ble endret fra hva til hva, og kommentarer og vedlegg. Den vises når det finnes noe å logge.
Aksjoner du har sendt til deg selv. Dem trenger du ikke akseptere. Lukk dem med Fullfør aksjon når du er ferdig, eller bruk Videresend for å gi dem til en annen.
Trenger du mer tid? Endre tidsfristen med blyanten ved siden av; se Endre tidsfristen for en aksjon.
Bare én ansvarlig. En aksjon kan bare ha én ansvarlig om gangen; skal noen andre gjøre jobben, videresender du den før du aksepterer den.
Aksjoner i dokumenter. Er aksjonen knyttet til et dokument, kan dokumentet ikke publiseres før aksjonen er lukket; se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt. Aksjoner kan også komme fra et risikoelement, et utstyr, en person i Kompetanse eller et datablad; se Følg opp et risikoelement med aksjoner.

Neste steg

Endre tidsfristen for en aksjon