Registrer et avvik eller en hendelse og følg det opp til det er lukket

Avvik og uønskede hendelser registreres i avviksmodulen hos virksomheten, en standard dokumentmodul som kan hete Avvik, NCR eller noe annet hos dere. Alle med rettigheten Opprett på modulen kan registrere et avvik: åpne modulen i venstremenyen, klikk på Ny Registrering, beskriv hva som skjedde, og send det til den som skal behandle det. Behandleren tar imot avviket med den grønne knappen eller avviser det tilbake med den røde, vurderer og kategoriserer det, oppretter korrigerende tiltak som aksjoner og sender det videre til verifisering. Når det siste steget er godkjent og alle tilknyttede aksjoner er lukket, publiseres dokumentet og får sin endelige status. Feltene, seksjonene, statusene og mottakerne er virksomhetens eget oppsett; eksemplene her er fra en Avvik-modul i Antenors demonstrasjonsoppsett av ABMS («eksempelmodulen Avvik» nedenfor), så modulen deres kan se annerledes ut.

Før du starter

For å registrere trenger du rettigheten Opprett på raden for modulen; for å åpne avvik trenger du rettigheten Les. Brukeradministratoren deres setter dette; se Brukersiden og rettighetstabellen. Finner du ikke modulen eller Ny Registrering under den, har kanskje ikke virksomheten modulen, eller du mangler rettigheten; se Topplinjen og venstremenyen.
For å behandle et avvik må du være blant de mulige mottakerne av steget, som navngitt bruker, gjennom nivået ditt på modulen eller gjennom en rettighetsgruppe. Publisering krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen. Se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.
For å opprette korrigerende tiltak trenger du tilgang til aksjonsmodulen; se Opprett en aksjon og send den til noen.

Slik gjør du det

1. Registrer hva som skjedde. Åpne modulen i venstremenyen og klikk på Ny Registrering, eller klikk på Nytt dokument på dashbordet og velg modulen. Skriv en tittel der det står «Sett inn tittel», og fyll ut feltene i første seksjon; felt merket med * (Påkrevd) må fylles ut. Antenor anbefaler at du beskriver fakta om hva som skjedde, og holder personopplysninger og sensitive opplysninger utenfor; en behandler kan avvise en registrering som inneholder slikt. Legg ved bilder eller filer med binders, ved å dra dem inn i dokumentet eller med kameraet på mobilen. Se Fyll ut feltene i et dokument og Legg til vedlegg i et dokument.

2. Send det til behandleren. Klikk på papirflyet (Send til godkjenning), velg mottaker i dialogen Send eller godkjenn (i eksempelmodulen Avvik heter listen Mottaker), skriv eventuelt en Beskjed, og klikk på Send. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning.

3. Ta imot eller avvis (behandleren). Behandleren åpner dokumentet fra e-posten eller fra Dokumenter som venter på din godkjennelse på dashbordet og sjekker at registreringen er fullstendig, og at det er riktig person som skal behandle den. Den grønne knappen overtar steget; den røde avviser avviket tilbake til den som registrerte det, med en beskjed om hvorfor. Trenger du opplysninger fra kolleger, bruker du kommentarpanelet. Se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt og Kommenter et dokument og nevn kolleger.

4. Vurder og kategoriser. I Antenors publiserte veiledning for avvik (NCR) har behandlingsseksjonen felt som kategoriserer saken og beskriver rotårsaken. Det er disse verdiene rapporter og KPI-scorecard teller, så fyll dem ut nøye. Eksempelmodulen Avvik har for eksempel felt som Type hendelse, Avdeling, Prosess, Konsekvens og Rotårsak. Har modulen et risikofelt, avgjør verdien hva som skjer videre: med en verdi innenfor området modulen tillater (i Antenors veiledning lav risiko: grønn, gul eller NA), kan steget tilby Observasjon, som publiserer dokumentet med en gang; med andre verdier må avviket gjennom vanlig verifisering. Hvilke verdier som tillater observasjon, avhenger av hvordan modulen deres er satt opp. Se Lagre et dokument som observasjon.

5. Opprett korrigerende tiltak. Klikk på flagget (Lag ny aksjon) i redigeringsmodus. Beskriv problemet under Funn / Bakgrunn: og hva som skal gjøres under Forslag til tiltak:, sett Tidsfrist og Ansvarlig, og klikk på Send. Den ansvarlige gjennomfører aksjonen og sender den tilbake til deg; når du aksepterer arbeidet, lukkes aksjonen. Se Opprett en aksjon og send den til noen og Behandle en aksjon du har mottatt.

6. Verifiser og lukk. Send dokumentet videre til neste steg, for eksempel til den som skal verifisere, eller godkjenn det med hakeknappen (Godkjenn) hvis du har den siste seksjonen. Dokumentet publiseres først når det siste steget er godkjent og alle tilknyttede aksjoner er lukket.

7. Finn og følg opp avvik. Bruk rapportene til modulen, søket på dashbordet og KPI-scorecard; se «Finn og rapporter på avvik» nedenfor.

Dette skal du se

I lister og rapporter følger statusen stegene: den første statusen mens dokumentet står på første steg (i eksempelmodulen Avvik Ny), deretter statusene virksomheten har satt for seksjonene, fulgt av tillegget « - Waiting For Approval» (vises på engelsk) så lenge et sendt steg ikke er overtatt av mottakeren. Se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler. I eksempelmodulen Avvik heter statusene Ny, Under behandling, Lukket - ikke verifisert og Lukket og verifisert. Når dokumentet publiseres, får den som registrerte det, en e-post, med mindre vedkommende selv godkjente det siste steget, og alle som følger dokumentet, får også en; se E-poster om dokumenter: emne, mottakere, språk og avsender. De tilknyttede aksjonene står i aksjonsvisningen nederst i dokumentet.

Finn og rapporter på avvik

Dine egne saker. Rutene på dashbordet viser hva som venter på deg, hva du jobber med, og hva du har sendt; se Dashbordet.
Rapporter. Åpne modulen i venstremenyen, eller Rapporter, og velg en rapport. En rapport viser dokumentene i modulen med kolonner som tittel, status, ansvarlig og modulens egne felt, for eksempel «Alle avvik - alle felt» i Antenors demonstrasjonsoppsett. Du kan søke, filtrere og eksportere. Se Finn og les en standardrapport og Søk og filtrer i en rapport for deg selv.
Søk. Søket på dashbordet finner publiserte dokumenter etter tittel eller ID; se Søk etter et dokument.
KPI. Et KPI-scorecard kan telle dokumentene i modulen per måned, etter status, etter en kategori som avdeling, eller bare dem som er lagret som observasjon; se Bygg et nyttig KPI-scorecard.

Verdt å vite

Modulen hos dere. Modulnavnet, feltene, seksjonene, statusene og mottakerne er virksomhetens eget oppsett. Brukeradministratoren deres kan endre verdiene i nedtrekkslister; skal felt, seksjoner eller arbeidsflyt endres, kontakter virksomheten Antenor support (se Få hjelp fra Antenor support). Se Endre verdiene i et nedtrekks-, radioknapp- eller avkrysningsfelt i en modul og Dette gjør ikke ABMS, og hva du gjør i stedet.
En knapp mangler. Ser du ikke Observasjon, videresending eller Send eksternt, er ikke steget satt opp for det, eller risikoverdien er for høy for en observasjon.
Åpne aksjoner hindrer lukking. Så lenge en tilknyttet aksjon ikke er lukket, viser hakeknappen og Observasjon en dialog om at det finnes aksjoner under arbeid.
Sendt til feil person. Du kan ikke hente tilbake et dokument du har sendt. Til mottakeren åpner det med den grønne knappen, kan vedkommende avvise det tilbake til deg; de andre veiene ut står i Dokumentet gikk til feil person, eller mottakeren er borte.
Registrert ved en feil. Så lenge dokumentet står på første steg, ingen andre har mottatt det og ingen lenke til noen utenfor ABMS er aktiv, kan du slette det. Ellers kan en bruker med rettigheten Arkiver på raden for modulen arkivere det. Se Slett eller arkiver et dokument og Rettigheter for hver handling på et dokument.