Hvorfor er trafikklyset rødt, gult eller borte?
Lyset i kolonnen Status i et KPI-scorecard sammenligner radens Sum med radens grønne og røde grense, og ingenting annet; målet påvirker det ikke. For noen rader skaleres grensene først ned til den delen av året som har gått, så tidlig på året kan en rad bli rød eller grønn tidligere enn helårsgrensene skulle tilsi. En rad viser ikke noe lys når grønn og rød grense er like (også når ingen av grensene er fylt ut), eller når ingenting er registrert ennå på en manuell rad.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Du må minst ha rettigheten Les på raden for scorecardet for å se det.
- For å se den grønne og den røde grensen på en rad åpner du radens dialogboks fra tannhjulet ved siden av linjen i redigeringsmodus. En linje er overskriften som samler radene under seg. Det krever rettigheten Manage på raden for KPI, rettigheten Endre eller høyere på raden for scorecardet og at inneværende år er valgt; se Rettigheter, år, favoritter og eksport til Excel i KPI Scorecard. Har du ikke det, spør den som bygde scorecardet.
- Legg merke til om raden er en manuell rad (verdiene skrives inn) eller en systemrad (verdiene hentes fra dokumenter, og månedscellene er grået ut i redigeringsmodus). Reglene er forskjellige.
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”Gå gjennom disse kontrollene for raden det gjelder.
- Sjekk retningen. Tegnet i kolonnen Mål viser den: «>» betyr at grønn er høyere enn rød (høyt er best), «<» betyr at grønn er lavere enn rød (lavt er best). Er høyt best, gir en sum på eller over grønn grønt lys, på eller under rød gir rødt, og alt imellom gir gult. Er lavt best, er det omvendt. Et mål på 0 vises uten tegn, og «-» betyr at raden mangler mål eller ikke har begge grensene; sjekk da grensene i radens dialogboks.
- Sjekk grensene. En tom grense regnes som 0: en rad med grønn 10 og ingen rød grense sammenlignes som grønn 10 og rød 0, og en rad med rød 10 og ingen grønn grense som grønn 0 og rød 10. En slik rad viser et lys, men «-» i Mål. En rad uten grenser, eller der grønn og rød grense er like, viser ikke noe lys.
- Sjekk om noe er registrert. En manuell rad der ingen av månedene har en verdi, viser ikke noe lys. En systemrad regnes aldri som at ingenting er registrert: uten dokumenter som oppfyller kriteriene sammenlignes summen som 0, så med positive grenser viser en systemrad der lavt er best, grønt, og en der høyt er best, rødt.
- Sjekk skaleringen. Grensene skrives inn som helårsverdier. Avhengig av raden gjelder dette:
- På en systemrad med Sum, Tell registreringer eller Vis siste registrering skaleres grensene etter hvor mange dager av inneværende år som har gått, av 365. For tidligere år gjelder hele grensen.
- På en manuell rad med Sum eller Tell registreringer skaleres grensene etter den seneste måneden som har en verdi, av 12. Er det juni, sammenlignes raden med halvparten av grensene.
- På en rad med Gjennomsnitt, på en systemrad med Gjennomsnitt - Sum pr måned og på en manuell rad med Vis siste registrering skaleres grensene ikke.
- Sjekk hvilke verdier som tas med i summen. På en manuell rad med Gjennomsnitt tas tomme måneder ikke med, så en måned der den faktiske verdien er null, må ha 0 skrevet inn. På en systemrad telles bare siste versjon av hvert publisert dokument som ikke er arkivert. Dokumentet plasseres i måneden for datoen som er valgt for raden, og filtreres etter radens innstillinger for Status og Dokumenter lagret som. De fullstendige tabellene står i Beregninger og trafikklys i et KPI-scorecard.
- Sjekk om raden er delt opp. Hver underrad har egne grenser. På en systemrad som er delt opp etter et valgfelt, skal du bruke tallene på underradene; radens egne celler summerer ikke underradene. På en manuell rad kommer radens egen sum fra dens egne månedsceller, ikke fra underradene.
- Sjekk at siden er oppdatert. Når du har skrevet inn verdier i redigeringsmodus, oppdateres lyset først når du klikker på diskettikonet, som laster scorecardet inn på nytt.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Når du kjenner retningen, de skalerte grensene og summen, følger lyset regelen i punkt 1. Eksempel: En systemrad teller avvik med Tell registreringer, grønn 24 og rød 48 for året (lavt er best). Den 13. oktober har omtrent 78 % av året gått, så raden sammenlignes med omtrent 18,8 og 37,6; en sum på 7 gir grønt lys. Tidlig i januar er den skalerte røde grensen nær 1, så ett eller to avvik kan gjøre den samme raden rød.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”Vis siste registrering på en systemrad. Denne typen viser én enkelt verdi, feltet i det seneste dokumentet, men grensene skaleres likevel etter hvor mange dager av inneværende år som har gått. Tidlig på året sammenlignes den ene verdien derfor med en liten del av grensene.
Systemrader endrer seg av seg selv. Tallene på en systemrad beregnes på nytt hver gang scorecardet vises. Lyset kan derfor endre seg når dokumenter publiseres, arkiveres, får ny dato eller blir redigert, også for tidligere måneder og år.
Målet er bare til informasjon. Endrer du målet, endres aldri lyset; endre den grønne og den røde grensen i stedet.