Dialogboksen for systemrad i et KPI-scorecard
I denne dialogboksen setter du opp en rad der verdiene telles opp fra dokumenter i én modul, eventuelt delt opp i én underrad per valg i et valgfelt. Den åpnes fra dialogboksen med radene (tannhjulet ved siden av en linje i redigeringsmodus; en linje er overskriften som samler radene under seg): velg Hent data fra modul og vis alle verdier fra en nedtrekksliste i Legg til underkategori for en ny rad, eller klikk på den grønne blyanten på en eksisterende systemrad. Du må ha rettigheten Manage på raden for KPI og rettigheten Endre eller høyere på raden for scorecardet (Rettigheter, år, favoritter og eksport til Excel i KPI Scorecard), og det valgte året må være inneværende kalenderår. Tittelen på dialogboksen er Ny underkategori.
Feltene
Section titled “Feltene”| Felt | Må fylles ut | Verdier og virkning |
|---|---|---|
| Navn | Ja | Fritekst. Ledeteksten blir rød så lenge tekstboksen er tom. |
| Grønn | Nei | Den grønne grensen. Et tall; komma eller punktum som desimaltegn, ikke tusenskilletegn. |
| Rød | Nei | Den røde grensen. Et tall. |
| Mål | Nei | Sperret til begge grensene er fylt ut, med verktøytipset «Sett fargeterskler for å kunne sette et mål». Vises med > eller < etter om grønn er høyere eller lavere enn rød; et mål på 0 vises som 0 uten tegn. Bare til visning; påvirker ikke lyset. |
| Velg modul | Ja | Én oppføring per dokumentmodul, i siste versjon. Bruker en eksisterende rad en eldre versjon av en modul, vises den versjonen med « old version» etter navnet. |
| Kalkulasjonstype | Ja | Tell registreringer finnes alltid. Sum, Gjennomsnitt, Gjennomsnitt - Sum pr måned og Vis siste registrering finnes bare når modulen har tallfelt. Bytter du type, nullstilles feltet som er valgt i Modul felter. |
| Dato felt i modulen | Ja | Avgjør hvilken dato som plasserer et dokument i en måned: Dokument opprettet, Dokument oppdatert eller et av modulens egne datofelt. |
| Status | Nei | Tom (ingen filtrering), Ny eller én av modulens egne arbeidsflytstatuser. Bare én status per rad. Ny teller dokumenter som står på første steg i arbeidsflyten og ikke er publisert ennå; alle andre statuser teller bare dokumenter med den statusen. Hjelpetekst: «Kun dokumenter med den valgte statusen vil bli inkludert i resultatene.» Har modulen ingen statuser, står det «Ingen tilgjengelige modul statuser». |
| Dokumenter lagret som | Nei | Tom, eller én av virksomhetens dokumenttyper, for eksempel Observasjon. Hjelpetekst: «Ved å velge ‘Observasjon’, vil kun dokumenter lagret som observasjon bli inkludert i resultatene.» Finnes det ingen, står det «Ingen tilgjengelige dokument typer». |
| Modul felter | Ja, unntatt for Tell registreringer | En liste med radioknapper for feltet som skal summeres, gis gjennomsnitt av eller vises: tallfelt og desimalfelt, og dessuten nedtrekkslister og radioknapper der verdiene i valgene er tall. Vises ikke for Tell registreringer. |
| Nedtrekksmeny | Nei | Et valgfelt raden skal deles opp etter: nedtrekksliste, avkrysningsboks, radioknapper (med eller uten oversettelse), koblet nedtrekksliste eller globalt felt. Tekstfelt, infofelt, etiketter, e-post, brukerfelt og opplastingsfelt kan ikke velges. Endre ved siden av åpner dialogboksen med valgene. |
OK kan ikke brukes før navn, kalkulasjonstype, modul, datofelt og, unntatt for Tell registreringer, feltet i Modul felter er valgt, og målet er gyldig. Avbryt lukker uten å lagre.
Dialogboksen med valgene
Section titled “Dialogboksen med valgene”Dialogboksen har tittelen Ny nedtrekksmeny. Her bestemmer du hvilke valg i oppdelingsfeltet som blir underrader.
| Kontroll | Hva den gjør |
|---|---|
| Søk i alternativer | Filtrerer listen med valg. |
| Velg verdi | Kolonnen med valgene. Klikk på et valg for å velge det; klikk igjen for å velge det bort, da nullstilles også verdiene. For koblede nedtrekkslister og globale felt hentes valgene fra disse listene; se Legg til en verdi i et globalt felt, med eller uten oversettelse. Deaktiverte valg kan vises med tillegget [Deactivated], som vises på engelsk. |
| For hvert valgt alternativ: Mål, Grønn, Rød | Underradens eget mål og egne grenser. |
| Avbryt | Lukker uten endringer. |
| OK | Beholder valgene dine. |
Bytter du oppdelingsfelt på en rad som allerede er lagret, får du spørsmålet «Er du sikker på at du vil slette alle valgte verdier?». Svarer du ja, fjernes de gamle underradene.
Hva en oppdeling gjør
Section titled “Hva en oppdeling gjør”Uten oppdeling teller raden alle dokumenter som oppfyller kriteriene. Med oppdeling blir hvert valgt alternativ en underrad som bare teller dokumentene der oppdelingsfeltet har det valget. Underradene arver radens modul, tallfelt, datofelt, Status og Dokumenter lagret som, og får sitt eget mål og sine egne grenser fra dialogboksen med valgene. Underrader som er laget ved oppdeling, kan ikke få nytt navn i tabellen.
På en rad med oppdeling skal du bruke tallene på underradene. Radens egne celler summerer ikke underradene.
Eksempel: En rad som teller avvik, delt opp etter en nedtrekksliste med avdelinger, får én underrad per valgt avdeling.
Etter lagring
Section titled “Etter lagring”Raden vises under linjen med én underrad per valgt alternativ. Månedscellene fylles fra dokumentene med en gang og er grået ut i redigeringsmodus. Verdiene beregnes på nytt hver gang scorecardet vises. Hvilke dokumenter som telles, og hvordan hver kalkulasjonstype virker, står i Beregninger og trafikklys i et KPI-scorecard.