Gå til innholdet
Antenor BMS hjelp

Gjennomfør en revisjon eller inspeksjon i ABMS

I ABMS gjennomføres en revisjon, internrevisjon eller vernerunde som et dokument i en standard dokumentmodul som virksomheten har satt opp for det, for eksempel en modul som heter Revisjon eller Vernerunde. Du starter et nytt dokument i modulen, fyller ut seksjonene, som er stegene i revisjonen eller inspeksjonen, registrerer hvert funn som skal følges opp, som en aksjon, og sender dokumentet videre til det siste steget er godkjent og dokumentet publiseres. Den ferdige rapporten kan du deretter skrive ut eller lagre som PDF. Hvilke revisjons- og inspeksjonsmoduler virksomheten har, og hva de heter, hvilke spørsmål, seksjoner og mottakere de har, er virksomhetens eget oppsett. Denne siden beskriver derfor stegene som er felles, og lenker til sidene som forklarer hvert av dem.

Før du starter

Section titled “Før du starter”
  • Du trenger rettigheten Opprett på raden for modulen for å starte en revisjon eller inspeksjon, rettigheten Les på raden for modulen for å åpne dem, og rettigheten Godkjenn på raden for modulen for å publisere med hakeknappen. Brukeradministratoren deres setter dette; se Brukersiden og rettighetstabellen. Finner du ingen revisjons- eller inspeksjonsmodul i venstremenyen, har kanskje ikke virksomheten en slik modul, eller du mangler rettigheten; spør brukeradministratoren deres.
  • For å registrere funn som aksjoner trenger du tilgang til aksjonsmodulen; se Opprett en aksjon og send den til noen.
  • ABMS fungerer i nettleseren på mobil og nettbrett, noe som er praktisk ute på stedet, men det krever internettforbindelse; se Bruk ABMS på mobil eller nettbrett.

Slik gjør du det

Section titled “Slik gjør du det”

1. Start revisjonen eller inspeksjonen. Åpne modulen i venstremenyen og klikk på Ny Registrering, eller klikk på Nytt dokument på dashbordet og velg modulen. Skriv en tittel der det står «Sett inn tittel», som viser hvilken revisjon eller inspeksjon det gjelder. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning.

2. Fyll ut seksjonene. Skjemaet er delt i seksjoner, og hver seksjon er ett steg i arbeidsflyten: du fyller ut seksjonen du eier, og den som mottar neste steg, fyller ut sin. Spørsmålene, kontrollpunktene og vurderingene er feltene virksomheten har lagt inn i skjemaet; felt merket med * (Påkrevd) må fylles ut. Feltene lagres fortløpende. Legg ved bilder med binders eller med kameraet på mobilen. Se Fyll ut feltene i et dokument og Legg til vedlegg i et dokument.

3. Registrer funn som aksjoner. For hvert funn som skal følges opp, klikker du på flagget (Lag ny aksjon) i redigeringsmodus. Beskriv funnet under Funn / Bakgrunn: og tiltaket under Forslag til tiltak:, sett Tidsfrist og Ansvarlig, legg eventuelt til en Sjekkliste, og klikk på Send. Aksjonene knyttes til dokumentet. Se Opprett en aksjon og send den til noen.

4. Involver andre. Trenger du opplysninger fra kolleger underveis, bruker du kommentarpanelet; se Kommenter et dokument og nevn kolleger.

5. Send videre eller godkjenn. Klikk på papirflyet (Send til godkjenning) for å sende dokumentet til neste steg, eller på hakeknappen (Godkjenn) hvis du har den siste seksjonen. Mottakeren av hvert steg godkjenner eller avviser på samme måte; se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.

6. Skriv ut rapporten. Åpne dokumentet i visningsmodus, kryss av for Show all (vises på engelsk) for å få med alle seksjonene, og klikk på Skriv ut. Du kan skrive det ut når som helst, også mens det er i arbeidsflyten; skriv ut det publiserte dokumentet for å få den ferdige rapporten. ABMS lager en PDF som nettleseren laster ned. Se Skriv ut et dokument eller lagre det som PDF.

Dette skal du se

Section titled “Dette skal du se”

Dokumentet går gjennom seksjonene, og statusen i lister endres for hvert steg. Det publiseres når det siste steget er godkjent og alle tilknyttede aksjoner er lukket. Funnene står i aksjonsvisningen nederst i dokumentet, og i aksjonslisten i aksjonsmodulen viser kolonnen Kildetittel (der listen deres har den) tittelen på dokumentet for hver av dem. Revisjonen eller inspeksjonen vises deretter i rapportene til modulen; se Finn og les en standardrapport.

Verdt å vite

Section titled “Verdt å vite”
  • Modulen hos dere. Modulnavn, seksjoner, felt, statuser og mottakere er virksomhetens eget oppsett; skjemaet deres kan se helt annerledes ut enn hos andre. Skal felt, seksjoner eller arbeidsflyt endres, kontakter virksomheten Antenor support; se Få hjelp fra Antenor support og Dette gjør ikke ABMS, og hva du gjør i stedet.
  • Planlegging. Denne siden handler om å gjennomføre og dokumentere en revisjon eller inspeksjon. Hvordan virksomheten planlegger dem, er deres eget oppsett; spør brukeradministratoren deres. En modul kan også ha datobaserte e-poster som er satt opp for den, for eksempel en påminnelse et bestemt antall dager før en dato i dokumentet; se E-poster og påminnelser om dokumenter.
  • Åpne funn hindrer publisering. Så lenge en tilknyttet aksjon ikke er lukket, kan dokumentet ikke publiseres; hakeknappen viser da en dialog om at det finnes aksjoner under arbeid. Se Behandle en aksjon du har mottatt.
  • En knapp mangler. Ser du ikke Observasjon, videresending eller Send eksternt, er ikke steget satt opp for det. Der et steg er satt opp for det, kan en seksjon sendes til noen utenfor virksomheten for utfylling; se Send et dokument til noen utenfor ABMS.
  • Endre en ferdig rapport. Om et publisert dokument kan endres, med en ny revisjon eller felt for felt, avhenger av modulen; se Rediger et publisert dokument og se tidligere revisjoner.

Neste steg

Section titled “Neste steg”

Relatert

Section titled “Relatert”