Lagre et dokument som observasjon
Lagrer du et dokument som observasjon, publiseres det med en gang, og de resterende stegene i arbeidsflyten hoppes over. Du gjør det med knappen Observasjon i redigeringsmodus. Knappen finnes bare når virksomheten har tillatt det for steget du står på, og hvis modulen har et risikofelt, bare når risikoen er lav nok. Om en modul tilbyr observasjoner, og hvilke risikoverdier som tillater det, er virksomhetens eget oppsett, så det varierer mellom moduler som Avvik eller Kundetilfredshet. Observasjon er den eneste måten å hoppe over de resterende seksjonene på: med hakeknappen (Godkjenn) publiseres et dokument først når det siste steget er godkjent.
Før du starter
Section titled “Før du starter”- Du må eie gjeldende steg i dokumentet, enten som den som opprettet det eller som mottaker. Bare eieren av gjeldende steg kan endre det.
- Du må ha rettigheten Endre på raden for modulen, som for alt arbeid på ditt eget steg. Dette setter brukeradministratoren deres.
- Steget må tillate å hoppe over de resterende stegene. Virksomheten setter dette opp per modul og steg.
- Har modulen et risikofelt, må verdien være innenfor området virksomheten tillater for observasjon, for eksempel de grønne eller gule boksene, eller NA. Høyere risiko skjuler knappen, og da må dokumentet gjennom den vanlige godkjenningen.
- Dokumentet kan ikke ha tilknyttede aksjoner som ikke er lukket.
Slik gjør du det
Section titled “Slik gjør du det”- Åpne dokumentet i redigeringsmodus. Et nytt dokument åpnes rett i redigeringsmodus; et dokument du har mottatt, åpner du først med den grønne knappen.
- Fyll ut feltene i seksjonen din, også risikofeltet hvis modulen har et.
- Klikk på Observasjon i knapperaden. Verktøytipset forteller at de neste seksjonene hoppes over og dokumentet publiseres.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Dokumentet publiseres med en gang, uten å gå til noen mottaker. De resterende seksjonene hoppes over. Dokumentet registrerer hvem som lagret det som observasjon, og at det er lagret som den typen, for eksempel Observasjon. KPI-scorecards kan telle dokumenter som er lagret som observasjon, for seg.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Ser du ikke knappen? Mangler knappen Observasjon, tillater ikke steget det, risikoverdien er for høy, eller modulen bruker ikke observasjoner. Send dokumentet til godkjenning på vanlig måte i stedet; se Opprett et dokument og send det til godkjenning.
- Åpne aksjoner. Så lenge dokumentet har tilknyttede aksjoner som ikke er lukket, stoppes lagring som observasjon med en dialog om at det finnes aksjoner under arbeid. Se Behandle en aksjon du har mottatt.
- Varsler. Lagring som observasjon publiserer dokumentet, så alle som følger det, får e-posten «Dokument oppdatert»; se Følg et dokument.