Følg opp bekreftelser på Lest og forstått
Vil du se hvem som har bekreftet et dokument, åpner du det og klikker på Lest og forstått i knapperaden i visningsmodus. Tabellen Inviterte brukere i dialogen viser alle som er spurt, med statusen Venter (ikke bekreftet ennå) eller Akseptert. Brukere som ikke har bekreftet, får en påminnelse på e-post én gang i uken, så du trenger ikke minne dem på det selv. Du kan kansellere dine egne ventende forespørsler med krysset på raden, eller alle på én gang. Vil du se statusen for alle dokumentene i en modul, bruker du fanen Oversikt Lest og forstått i en rapport for den modulen. Å følge opp i dialogen krever rettigheten Endre på raden for modulen dokumentet ligger i.
Før du starter
Section titled “Før du starter”-
Dokumentet må være publisert, og Lest og forstått må være slått på for modulen; se Slå på Lest og forstått for en modul.
-
Du trenger rettigheten Endre på raden for modulen. Dette setter brukeradministratoren deres.
-
For oversikten over flere dokumenter trenger du rettigheten Opprett på raden for rapporter i rettighetene dine, og en rapport som bare gjelder denne modulen. Fanen vises bare så lenge Lest og forstått er slått på for modulen. Ser du den ikke, spør du brukeradministratoren deres.
Slik gjør du det: sjekk ett dokument
Section titled “Slik gjør du det: sjekk ett dokument”- Åpne det publiserte dokumentet.
- Klikk på Lest og forstått i knapperaden i visningsmodus.
- Se på tabellen Inviterte brukere. Rader med Venter kommer først, deretter rader med Akseptert. Hold musepekeren over en status for å se datoen: «Invitert den» for en ventende forespørsel, «Akseptert den» for en bekreftet.
Slik gjør du det: kanseller forespørsler
Section titled “Slik gjør du det: kanseller forespørsler”- Finn raden for brukeren under Inviterte brukere i dialogen.
- Klikk på krysset (Kanseller forespørsel) på raden, og bekreft.
- Vil du kansellere alle ventende forespørsler du har sendt for dokumentet, klikker du på krysset (Kansellér alle forespørsler) øverst i tabellen og bekrefter «Vennligst bekreft at du ønsker å kansellere alle forespørsler».
Du ser meldingen «Forespørsel kansellert». Brukeren får ingen flere påminnelser. Åpner vedkommende dokumentet, får de beskjed om at forespørselen er kansellert.
Slik gjør du det: spør på nytt etter en ny revisjon
Section titled “Slik gjør du det: spør på nytt etter en ny revisjon”Når en ny revisjon av dokumentet publiseres, avsluttes de tidligere forespørslene, og ingen blir spurt på nytt automatisk.
- Åpne dokumentet. Er noen spurt om forrige revisjon og ingen spurt om denne ennå, viser knappen Lest og forstått et rødt «!». Verktøytipset sier «Brukere ble invitert i en tidligere revisjon. Det kan hende du må invitere dem på nytt.»
- Klikk på Lest og forstått. Var det røde «!» synlig, er listen allerede snevret inn til Brukere fra forrige revisjon (ikke invitert ennå).
- Kryss av for brukerne, eller Velg alle, og klikk på Inviter valgte.
Vil du finne dem som ble spurt i en hvilken som helst tidligere revisjon, ikke bare den forrige, bruker du i stedet den tredje filterbryteren, for brukere fra alle tidligere revisjoner som ikke er invitert ennå. Alle brukere viser alle igjen.
Slik gjør du det: se statusen for flere dokumenter
Section titled “Slik gjør du det: se statusen for flere dokumenter”- Åpne en rapport for modulen fra Rapporter.
- Klikk på fanen Oversikt Lest og forstått.
Hver kolonne er et dokument, og hver rad er en bruker som er spurt om minst ett av dem. En grønn hake betyr at brukeren har bekreftet, et rødt kryss betyr at brukeren er spurt, men ikke har bekreftet, og «-» betyr at brukeren ikke er spurt om det dokumentet. Klikk på navnet til et dokument for å åpne det. Tabellen viser 10 brukere per side.
Dette skal du se
Section titled “Dette skal du se”Dialogen viser hvordan det står til med hver forespørsel for revisjonen du ser på. Listen oppdateres fortløpende hvis noen bekrefter mens du har den åpen.
Verdt å vite
Section titled “Verdt å vite”- Dine egne forespørsler. Krysset vises bare på ventende forespørsler du har sendt selv, på den nyeste revisjonen. En forespørsel som noen andre har sendt, kan den personen kansellere.
- Rask kansellering. Invitasjonene sendes omtrent to minutter etter at de er laget. En forespørsel som kanselleres innen den tiden, sender ingenting til brukeren.
- Ingen e-post når noen bekrefter. Du får ingen e-post når en bruker bekrefter; følg opp i dialogen eller i oversiktsfanen.
- Tidligere revisjoner. Finnes det forespørsler for mer enn én revisjon, kan du se på en tidligere revisjon med en revisjonsvelger øverst i tabellen, med den nyeste først og «(Gjeldende revisjon)» ved den gjeldende. En tidligere revisjon kan bare leses; forespørsler der som aldri ble bekreftet, vises som Ubekreftet.
- Hvilken revisjon oversikten viser. For hvert dokument viser oversiktsfanen den nyeste revisjonen som har forespørsler. For tidligere revisjoner bruker du revisjonsvelgeren i dialogen.
- Ukentlige påminnelser. Tabellen Inviterte brukere har verktøytipset «Disse brukerne får ukentlige påminnelser»: alle brukere med en ventende forespørsel får en påminnelse på e-post om morgenen, én gang i uken, til de bekrefter eller forespørselen kanselleres.