Gå til innholdet
Antenor BMS hjelp

Et dokument står stille: finn ut hvem som må gjøre noe

Til enhver tid eier én person dokumentets gjeldende steg, og ingenting skjer før den dokumentet venter på, gjør noe. Vanligvis er det eieren av gjeldende steg; en seksjon som er videresendt, eies av den den ble videresendt til, og mens et skjema er ute hos noen utenfor ABMS, venter dokumentet på den eller dem det ble sendt til. For å se hvem som eier steget, åpner du fanen Logg nederst på dokumentsiden. Den siste linjen viser gjeldende steg, og Arbeidsflyt bruker viser hvem som har det. For et dokument du har sendt, viser også Sendes til i Dokumenter sendt til godkjenning på dashbordet hvem det er. Statusen forteller om personen har åpnet steget: så lenge statusen følges av tillegget « - Waiting For Approval» (vises på engelsk), har mottakeren ikke åpnet steget med den grønne knappen. Tabellen nedenfor viser hva hvert tegn betyr, og hvem som må gjøre noe. Dette fungerer likt i alle standard dokumentmoduler, for eksempel Avvik eller Styrende dokumenter.

Før du starter

Section titled “Før du starter”
  • Du trenger minst rettigheten Les på raden for modulen for å åpne dokumentet og visningen Logg; se Brukersiden og rettighetstabellen.
  • Statusnavnene er virksomhetens egne og settes per seksjon. Er ingen statuser satt for modulen, viser dokumentet ingen status.

Slik gjør du det

Section titled “Slik gjør du det”
  1. Åpne dokumentet. For et dokument som ikke er publisert gjelder dette: ser du den grønne og den røde knappen, er dokumentet sendt til deg og venter på deg; kan du åpne det i redigeringsmodus, med papirflyet i knapperaden, er gjeldende steg ditt; ser du det bare i visningsmodus, eier noen andre steget.
  2. Velg fanen Logg nederst på dokumentsiden. Den har én linje per steg i dokumentet; den siste linjen er gjeldende steg, og Arbeidsflyt bruker viser hvem som har det.
  3. Sammenlign det du ser, med tabellen nedenfor.

Dette skal du se, og hvem som må gjøre noe

Section titled “Dette skal du se, og hvem som må gjøre noe”
Det du ser Hva det betyr Hvem som må gjøre noe
Statusen øverst på dokumentet er en status fulgt av tillegget « - Waiting For Approval» (vises på engelsk) Steget er sendt, og mottakeren har ennå ikke åpnet det med den grønne knappen. Fram til da viser dokumentet statusen for steget før, fulgt av dette tillegget; for et dokument som er sendt fra første steg, den første statusen. Mottakeren: åpne det fra e-posten eller fra Dokumenter som venter på din godkjennelse, og klikk på den grønne knappen eller avvis det med den røde. Se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.
Dokumentet ligger i Dokumenter som venter på din godkjennelse hos deg Det er sendt til deg, og du har ikke åpnet steget ditt ennå. Du: den grønne knappen for å ta steget, eller den røde for å sende det tilbake. Se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.
Dokumentet ligger i Dine dokumenter under arbeid hos deg Du eier gjeldende steg: et dokument du har lagret uten å sende, et du har åpnet med den grønne knappen, eller et som har kommet tilbake til deg. Du: fyll ut seksjonen din og send den videre eller godkjenn den. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning.
Papirflyet er sperret, med verktøytipset «Denne knappen blir aktivert når alle påkrevde felter er fyllt ut» Tittelen eller et påkrevd felt i seksjonen din er tomt. Du: fyll ut tittelen og feltene merket med *. Se Fyll ut feltene i et dokument.
Papirflyet er sperret, med verktøytipset «Det finnes ingen mulige mottakere av dette dokumentet. Vennligst godkjenn det selv eller ta kontakt med superbruker.» Du er den eneste som kan motta neste steg. Du: bruk hakeknappen (Godkjenn), som vises fordi du selv kan motta neste steg. Er det siste steg, publiserer hakeknappen dokumentet, og det krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen. Skal en kollega motta steget, spør du brukeradministratoren deres; hvem som kan motta et steg, avhenger av hvordan steget er satt opp. Se Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.
Et klikk på hakeknappen (Godkjenn) eller Observasjon gir en dialog om at det finnes aksjoner under arbeid Dokumentet har tilknyttede aksjoner som ikke er lukket, og kan derfor ikke publiseres. Personen som har hver av de åpne aksjonene; aksjonsvisningen på dokumentet viser dem. Se Behandle en aksjon du har mottatt og Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster.
Et klikk på den store pennen gir en melding om at det finnes en nyere revisjon, med et navn Noen andre har en nyere revisjon av dokumentet under arbeid eller til godkjenning. Personen som står i meldingen, eller den som nå har den revisjonen. Se Rediger et publisert dokument og se tidligere revisjoner.
Visningen External (vises på engelsk) viser Venter på svar Dokumentet er sendt til en person utenfor ABMS, og lenken til vedkommende er fortsatt aktiv. Dokumentet ligger i Dokumenter sendt til godkjenning hos deg, under Eksterne, med antall dager igjen. Personen utenfor ABMS: fylle ut og returnere skjemaet. Minn vedkommende på det selv om nødvendig. Se Send et dokument til noen utenfor ABMS.
Visningen External viser Ingen svar (utløpt) Lenken gikk ut uten svar og åpner ikke lenger skjemaet. Dokumentet er tilbake i Dine dokumenter under arbeid hos deg. Du: sendte du lenken fra første steg i dokumentet, og eier du fortsatt dokumentet på det steget, sender du lenken på nytt fra visningen External, slik det er beskrevet i Send et dokument til noen utenfor ABMS.
Visningen External viser Har svart Skjemaet er returnert. Med mindre modulen publiserer dokumentet så snart skjemaet er returnert, er skjemaet nå neste steg, og det eies av den som sendte det utenfor ABMS. Den som sendte det utenfor ABMS: åpne det fra Dokumenter som venter på din godkjennelse og godkjenn eller avvis det. Se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt.
Knappen i knapperaden i visningsmodus har verktøytipset Arkivert, og infopanelet (i) viser Arkiver detaljer Dokumentet er arkivert. Arkiverte dokumenter står ikke i dashbordboksene til noen bruker, andre lister skjuler dem for brukere uten rettigheten Arkiver på raden for modulen, og pennen vises ikke på dem. En bruker med rettigheten Arkiver på raden for modulen som eier gjeldende steg, eller enhver bruker med den rettigheten hvis dokumentet er publisert: opphev arkiveringen med knappen Arkivert. Se Slett eller arkiver et dokument og Rettigheter for hver handling på et dokument.
En rød boks på dokumentet sier at seksjonen er avvist, med et navn og en beskjed Mottakeren avviste dokumentet tilbake til deg, og du eier steget igjen. Du: rett dokumentet og send det på nytt, eller slett det hvis det er tilbake på første steg. Se Opprett et dokument og send det til godkjenning og Slett eller arkiver et dokument.

Verdt å vite

Section titled “Verdt å vite”
  • Ingen automatisk påminnelse. Mottakeren av et steg får én e-post når dokumentet sendes til vedkommende. ABMS minner ikke av seg selv om et dokument som venter, med mindre det er satt opp en datobasert e-post for modulen; se E-poster og påminnelser om dokumenter.
  • Mottakeren er borte eller feil person. Du kan ikke selv trekke tilbake et sendt dokument; se Dokumentet gikk til feil person, eller mottakeren er borte.
  • Listen over sendte dokumenter. Et dokument står i Dokumenter sendt til godkjenning hos deg bare til mottakeren åpner det med den grønne knappen. Etter det følger du det i visningen Logg.

Neste steg

Section titled “Neste steg”

Relatert

Section titled “Relatert”