Gå til innholdet
Antenor BMS hjelp

Dokumentets tilstander, statustekster og revisjonslisten

Denne siden viser tilstandene et dokument i en standard dokumentmodul (for eksempel Avvik, Kundetilfredshet eller Styrende dokumenter) kan være i, statusteksten lister viser for hver av dem, hva som flytter dokumentet inn i og ut av hver tilstand, og hva revisjonslisten i infopanelet viser. Navnene på seksjoner og statuser, mottakerne og hvilke knapper et steg har, er virksomhetens eget oppsett av modulen. Stegene, rettighetene og boksene på dashbordet er beskrevet i Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.

Statusteksten i lister

Section titled “Statusteksten i lister”

Statusteksten for et dokument i en standard dokumentmodul avhenger av hvilket steg dokumentet står på, og av statusene virksomheten har satt per seksjon; se Velg dokumentstatusene for en modul.

Hvor dokumentet står Statusteksten som vises
Dokumentet står på første steg: nettopp opprettet, lagret uten å sendes, eller avvist tilbake til første steg. «Ny».
Dokumentet er sendt fra første steg, og mottakeren har ennå ikke overtatt det med den grønne knappen. «Ny» fulgt av tillegget « - Waiting For Approval» (vises på engelsk).
Dokumentet er sendt fra et senere steg, og mottakeren har ennå ikke overtatt det med den grønne knappen. Statusen virksomheten har satt for seksjonen dokumentet ble sendt fra, fulgt av tillegget « - Waiting For Approval» (vises på engelsk).
Mottakeren har overtatt dokumentet med den grønne knappen, eller dokumentet ble avvist tilbake til et senere steg som eieren allerede hadde overtatt. Statusen virksomheten har satt for seksjonen til den som nå eier steget.
Dokumentet er publisert, også når det ble lagret som observasjon. En status virksomheten har satt for slutten av arbeidsflyten; hvilken, avhenger av hvordan statusene i modulen er satt opp.
Det er ikke satt noen status for seksjonen som avgjør teksten. «Status ikke satt i modulen».
Modulen har ikke satt status for noen seksjon. «Status ikke satt i modulen» for alle dokumentene i modulen, også dokumenter som står på første steg.

For et dokument i en standard dokumentmodul betyr tillegget « - Waiting For Approval» altså at mottakeren ennå ikke har klikket på den grønne knappen. Når mottakeren overtar dokumentet, endres teksten til statusen for seksjonen til mottakeren.

Tilstander og hva som flytter et dokument mellom dem

Section titled “Tilstander og hva som flytter et dokument mellom dem”
Dokumentets tilstand Hva det betyr Hvordan dokumentet kommer dit Hvordan det går ut av tilstanden
På første steg Den som eier første steg, kan fylle ut første seksjon; alle andre ser dokumentet i visningsmodus. Det opprettes med Ny Registrering, lagres med disketten, eller avvises tilbake til første steg av mottakeren av andre steg. Det sendes med papirflyet, godkjennes av eieren med hakeknappen, lagres som observasjon, sendes eksternt eller slettes med søppelbøtta; se Slett eller arkiver et dokument.
Sendt, venter på å bli overtatt Mottakeren har dokumentet i Dokumenter som venter på din godkjennelse; avsenderen har det i Dokumenter sendt til godkjenning og kan ikke lenger endre det. Eieren av steget klikker på Send i sendedialogen. Mottakeren klikker på den grønne knappen (dokumentet overtas) eller den røde knappen (dokumentet avvises).
Overtatt Mottakeren eier steget og fyller ut seksjonen sin. Dokumentet ligger i Dine dokumenter under arbeid hos mottakeren. Mottakeren klikker på den grønne knappen. Eieren sender det videre, godkjenner det med hakeknappen, eller bruker Observasjon, videresending eller ekstern sending der steget har det.
Avvist tilbake Steget til mottakeren fjernes: dokumentet går ett steg tilbake, og visningen Logg har ikke lenger en linje for det steget. Eieren av forrige steg eier dokumentet igjen og kan endre det og sende det på nytt. En rød boks på dokumentet viser hvem som avviste seksjonen, og beskjeden vedkommende skrev. Avvisningen vises i loggvisningen; se Visningene Logg, Vedlegg, Aksjoner og External. Mottakeren klikker på den røde knappen og bekrefter med en beskjed. Eieren sender det på nytt. Et dokument som er avvist tilbake til første steg, kan også slettes.
Seksjon videresendt Eieren av gjeldende steg har sendt seksjonen sin til en annen bruker som skal fylle den ut. Den andre brukeren ser en boks som viser hvem som sendte den, med beskjeden, og kan akseptere seksjonen eller avvise den tilbake. Eieren klikker på Videresend, på et steg der virksomheten har slått på videresending. Den andre brukeren aksepterer seksjonen, eller avviser den tilbake til den som videresendte den.
Venter på noen utenfor ABMS Seksjonen er sendt til en e-postadresse utenfor virksomheten, og visningen External (vises på engelsk) viser Venter på svar. Eieren klikker på Send eksternt, på et steg som er satt opp for det. Skjemaet returneres, eller lenken på 14 dager går ut; se Send et dokument til noen utenfor ABMS.
Publisert Siste steg er godkjent. Dokumentet endres ikke lenger i den vanlige arbeidsflyten, og det viser sin endelige status (se den første tabellen). Den siste seksjonen godkjennes med hakeknappen, dokumentet lagres som observasjon, eller et skjema som er returnert fra noen utenfor ABMS, publiserer det direkte i en modul som er satt opp for det. Det forblir publisert. Det kan få en ny revisjon eller endringer i enkeltfelt; se Rediger et publisert dokument og se tidligere revisjoner. Det kan arkiveres. Virksomheten kan ikke selv slette et publisert dokument; se Få hjelp fra Antenor support.
Publisert som observasjon Dokumentet ble publisert med en gang, og de resterende seksjonene ble hoppet over. Som alle publiserte dokumenter viser det en endelig status (se den første tabellen). Revisjonslisten viser hvem som lagret det som observasjon, som hvilken type, når og fra hvilken seksjon (se nedenfor). Eieren klikker på Observasjon; se Lagre et dokument som observasjon. Som for et publisert dokument.
Ny revisjon under arbeid Noen arbeider med en nyere revisjon av et publisert dokument. Den publiserte revisjonen er fortsatt synlig for alle og er fortsatt den gjeldende i revisjonslisten. Andre som klikker på den store pennen, får en melding med navnet på den som har den nyere revisjonen. Noen klikker på den store pennen på et publisert dokument i en modul med revisjoner. Er skjemaet i modulen endret siden dokumentet ble publisert, får den nye revisjonen først modulens gjeldende skjema. Den nye revisjonen publiseres og blir den gjeldende, eller den slettes på første steg med søppelbøtta (verktøytips «Slett revisjon»).
Utløpt revisjon En revisjon som har vært publisert, og som senere er erstattet av en nyere publisert revisjon. En nyere revisjon av dokumentet publiseres. Den går ikke ut av denne tilstanden; den blir stående i revisjonslisten. Skriver du den ut, spør ABMS først «Dette er en tidligere publisert revisjon, er du sikker på at du vil skrive ut den?», og bunnteksten i PDF-en sier at revisjonen er utløpt; se Utskriftsdialogen og PDF-en.
Arkivert Dokumentet er skjult i lister for brukere uten rettigheten Arkiver på raden for modulen. Boksene på dashbordet utelater det for alle brukere. Det har ingen stor penn og ingen stjerne, og infopanelet viser Arkiver detaljer. Arkiveringen gjelder dokumentet i alle versjoner av skjemaet i modulen. En bruker med rettigheten Arkiver klikker på Arkiver og skriver en beskrivelse; se Slett eller arkiver et dokument. En bruker med rettigheten Arkiver klikker på den samme knappen (verktøytips Arkivert). Når arkiveringen oppheves, fjernes arkivbeskrivelsen og navnet på den som arkiverte.
Slettet Dokumentet finnes ikke lenger. Det ble slettet med søppelbøtta på første steg, eller, for et publisert dokument, det ble slettet gjennom Antenor support; se Få hjelp fra Antenor support. Det kan ikke hentes tilbake fra dokumentsiden.

Revisjonslisten i infopanelet

Section titled “Revisjonslisten i infopanelet”

Infopanelet åpnes med infoikonet (i) i knapperaden i visningsmodus; de andre punktene i panelet er beskrevet i Revisjoner og infopanelet.

Del av revisjonslisten Hva den viser
Rekkefølge Den nyeste revisjonen først. Originaldokumentet er den siste linjen.
En revisjonslinje «Revision:» og revisjonsnummeret (vises på engelsk), deretter tilstanden til revisjonen, og for en publisert revisjon datoen den ble publisert.
Tilstanden «Nåværende publisert» Den publiserte revisjonen som gjelder nå.
Tilstanden «Utløpt» En revisjon som har vært publisert, og som er erstattet av en nyere publisert revisjon.
Tilstanden til en revisjon som ikke er publisert Statusteksten til revisjonen, som i lister (se den første tabellen).
Den siste linjen Originaldokument, den første revisjonen av dokumentet, med tilstand og publiseringsdato.
Pil ved en revisjon Vises når revisjonen ble lagret som observasjon. Klikk på den for å se «Lagret som» med typen (for eksempel Observasjon), hvem som gjorde det, datoen og nummeret på seksjonen den ble lagret fra.
Klikk på en linje Åpner revisjonen i en ny fane i nettleseren.

Neste steg

Section titled “Neste steg”

Relatert

Section titled “Relatert”