Endre, deaktiver, slett eller slå sammen verdier i et globalt felt

Vil du rydde i et globalt felt, går du til Super > Globale Felter og klikker på nedtrekksboksen ved siden av feltet. I listen som åpnes, har hver verdi ikoner for å endre, deaktivere, aktivere og slette den, og en liten avkrysningsboks for sammenslåing. Endre en verdi for å rette teksten overalt der den brukes. Deaktiver en verdi for at den ikke lenger skal kunne velges, mens dokumentene som har den, beholder den. Slett en verdi bare når ingenting bruker den. Slå sammen verdier for å gjøre duplikater om til én verdi.

Før du starter

Du trenger nivået Admin på raden for Super-området i rettighetene dine; det er det som gir menyen Super. Brukeradministratoren deres setter dette. Uten den viser siden «Du må ha superbrukerrettigheter for å få tilgang til globale felt.» i stedet for feltene.
Mangler Globale Felter i menyen Super, kontakter du Antenor support.
Et globalt felt deles av alle moduler som bruker det. En endring i en verdi gjelder i alle disse modulene samtidig, også i dokumenter som allerede er publisert, fordi dokumentene peker på verdien i stedet for å lagre selve teksten.
Hvordan du legger til en verdi, står i Legg til en verdi i et globalt felt, med eller uten oversettelse.

Slik gjør du det

Åpne verdiene i feltet

Klikk på Super i venstremenyen og deretter på Globale Felter.
Klikk på nedtrekksboksen («Skriv her for å søke») ved siden av feltet. Verdiene åpnes under boksen. Skriv i boksen for å filtrere listen.

Aktive verdier står først, deretter de deaktiverte, som har «[Deactivated]» etter navnet (merket vises på engelsk).

Endre teksten i en verdi

Klikk på blyanten (verktøytips Endre) på verdien. Blyanten vises bare på aktive verdier; vil du endre en deaktivert verdi, aktiverer du den først.
Under verdien åpnes en redigeringsrad med advarselen «Redigering av navn vil gjenspeiles i alle moduler den er i bruk. Er du sikker på at du ønsker å fortsette?»
Endre teksten. Skal verdien ha egen tekst på engelsk og norsk, slår du på Oversettelse og fyller ut Engelsk og Norsk. Med Oversettelse av brukes den ene teksten på begge språk.
Klikk på Oppdater, eller på Avbryt for å la verdien være som den var.

Den nye teksten vises overalt der verdien brukes: i dokumenter med alle statuser, i andre moduler, i rapporter og i brukerprofiler.

Deaktiver eller aktiver en verdi

Klikk på deaktiveringsikonet (en sirkel med en strek gjennom, verktøytips Deaktivere) på verdien.
Bekreft med Ja i dialogen «Er du sikker på at du ønsker å deaktivere denne verdien? Dette vil fjerne verdien fra nedtrekkslister i redigeringsmodus i alle moduler.»

Vil du aktivere en deaktivert verdi igjen, klikker du på aktiveringsikonet (en sirkel med en hake, verktøytips Aktiver). Det skjer med en gang, uten bekreftelse.

Slett en verdi

Klikk på søppelbøtten (verktøytips Slett) på verdien.
Bekreft med Ja i dialogen «Sletting av navn vil gjenspeiles i alle moduler den er i bruk. Er du sikker på at du ønsker å fortsette?»

Brukes verdien noe sted, blir den ikke slettet. Du får meldingen «Kan ikke slette verdi, den er brukt følgende plasser: » fulgt av hvor den brukes, for eksempel Dokumenter eller Bruker. En verdi regnes som brukt når et dokument (med hvilken som helst status), en brukerprofil eller en oppføring i en annen modul har den. Deaktiver eller slå sammen verdien i stedet.

Slå sammen verdier

Kryss av i avkrysningsboksen for sammenslåing (den lille firkanten, verktøytips Slå sammen) på to eller flere aktive verdier i samme felt. Øverst i listen kommer Slå sammen… fram.
Klikk på Slå sammen…. Dialogen Slå sammen felt åpnes med advarselen «Å slå sammen felter vil overskrive dagens verdi alle steder valgte verdier er i bruk».
Under Velg felt å slå sammen er verdiene du krysset av, merket. Fjern merket for en verdi som ikke skal være med.
Under Velg feltnavn velger du verdien som skal bli stående. Den første verdien du krysset av, er valgt på forhånd.
Under Gi feltet nytt navn står teksten til verdien som blir stående. Endre den hvis verdien skal få en ny tekst; slå på Oversettelse for egen tekst på engelsk og norsk.
Klikk på OK. Knappen kan brukes når en verdi som skal bli stående, minst én annen verdi og et navn er valgt.
Brukes noen av verdiene i dokumenter, viser en ny dialog modulene der de brukes. Klikk på knappen for å gå videre med sammenslåingen, eller på Avbryt.

Dette skal du se

Etter endring: verdien vises med den nye teksten i listen og overalt der den brukes.
Etter deaktivering: verdien står sist i listen med «[Deactivated]». Den blir stående på alle dokumenter, brukere og oppføringer som allerede har den, men den tilbys ikke lenger i nedtrekkslistene når et dokument er i redigeringsmodus.
Etter sammenslåing: bare verdien som ble stående, finnes. Alt som brukte de sammenslåtte verdiene, for eksempel dokumenter, oppføringer i andre moduler, rapportfiltre, KPI-rader og varsler, bruker nå denne verdien. Sammenslåingen kjøres i bakgrunnen. Til den er ferdig, er blyanten og søppelbøtten på Globale Felter skjult, verdilistene kan bare leses, og knappene for å lagre og redigere dokumenter i modulene som bruker feltet, er sperret.

Verdt å vite

En sammenslåing kan ikke angres. De sammenslåtte verdiene fjernes. Kontroller utvalget i dialogen før du klikker på OK.
Deaktiverte verdier blokkerer fortsatt teksten sin. En ny verdi kan ikke ha samme engelske eller norske tekst som en deaktivert verdi i samme felt. Aktiver den gamle verdien i stedet.
Deaktiver heller enn å slette en verdi som har vært brukt: slettingen blir avvist, og en deaktivert verdi blir stående på oppføringene som allerede har den.