Verdier i globale felt og sammenkoblede nedtrekksmenyer: hva hver endring gjør med eksisterende data

Denne siden viser hva hver endring i et globalt felt eller verdiene i det gjør med dokumenter, oppføringer i andre moduler, rapporter og brukerprofiler som allerede bruker dem, når en verdi regnes som «i bruk», og når andre brukere ser en endring. Det samme er vist for sammenkoblede nedtrekksmenyer til slutt. Kontrollene er beskrevet i Siden Globale Felter og Siden Feltinnstillinger: sammenkoblede nedtrekksmenyer. Begge sidene krever nivået Admin på raden for Super-området i rettighetene dine.

Verdier i globale felt

Et dokument, en oppføring i en annen modul eller en brukerprofil lagrer en kobling til verdien, ikke teksten. Hver bruker ser teksten til verdien på sitt eget språk.

Endring	Tillatt når	Eksisterende dokumenter, alle statuser, også publiserte	Andre steder som bruker verdien
Legge til en verdi	Både den engelske og den norske teksten er forskjellig fra alle verdiene i feltet, også de deaktiverte.	Tilbys i feltet i redigeringsmodus, i alle moduler som bruker feltet.	Tilbys i alle moduler som bruker feltet.
Endre teksten til en verdi	Verdien er aktiv.	Viser den nye teksten.	Viser den nye teksten: oppføringer i andre moduler, rapporter og brukerprofiler.
Endre teksten til en tekst som en annen verdi i feltet allerede har, på engelsk eller norsk	Ikke tillatt.	Verdien beholder den gamle teksten. Redigeringsraden lukkes uten melding.	Uendret.
Deaktivere en verdi	Verdien er aktiv. Du blir bedt om å bekrefte.	Beholder verdien. Den tilbys ikke lenger i feltet i redigeringsmodus.	Oppføringer som har verdien, beholder den. På Globale Felter og i listene i andre moduler vises verdien med «[Deactivated]» (vises på engelsk).
Aktivere en verdi	Verdien er deaktivert. Ingen bekreftelse.	Tilbys igjen i redigeringsmodus.	Tilbys igjen.
Slette en verdi	Ingenting bruker verdien; se «Når en verdi er i bruk» nedenfor.	Påvirkes ikke, fordi et dokument som brukte verdien, ville ha stoppet slettingen.	Oppføringer i andre moduler og brukerprofiler påvirkes ikke, av samme grunn. Standardverdien for feltet i en modul, rapportfiltre og KPI-rader sjekkes ikke før slettingen og kan fortsatt peke på den slettede verdien; sjekk dem etterpå.
Slå sammen verdier	To eller flere aktive verdier i samme felt.	Alle dokumenter som brukte en sammenslått verdi, i alle statuser og i alle versjoner av modulene som bruker feltet, bruker nå verdien som beholdes.	Flyttes til verdien som beholdes: oppføringer i andre moduler, standardverdier for feltet i moduler, betingelsene for automatiske e-poster (varsler), KPI-rader, rapportfiltre og brukernes egne rapportfiltre, og filtrene og ansvarsområdene som bruker verdien i Kompetanse, Risikostyring, Stoffkartotek og utstyrsmodulen. Deretter slettes de sammenslåtte verdiene.

En sammenslåing kan ikke angres. Delen som oppdaterer dokumentene, kjører i bakgrunnen; til den er ferdig, er modulene som bruker feltet, låst for lagring og redigering av dokumenter. Mens låsen varer, skjuler siden Globale Felter knappene for feltet og viser verdilisten bare for lesing, og knappene for lagring og redigering i de modulene er grå. Når oppdateringen er ferdig, får åpne sider beskjed, og knappene virker igjen. Se Endre, deaktiver, slett eller slå sammen verdier i et globalt felt.

Når en verdi er i bruk

En verdi regnes som i bruk, og kan ikke slettes, når noe av dette har den. Meldingen «Kan ikke slette verdi, den er brukt følgende plasser: » følges av ordene i høyre kolonne, skilt med «/ ».

Hvor verdien er brukt	Ord i meldingen
Et dokument i en modul, i alle statuser	Dokumenter
En person i Kompetanse	kompetanse
En påminnelse i Kompetanse	varsel
Et ansvarsområde i Kompetanse (hvem som har ansvar for hvilke personer); ordet viser til delen Tilgangsstyring i fanen Admin i Kompetanse, ikke til rettighetene under Super > Brukere	Tilgangsstyring
Utstyr	utstyr
En risikoanalyse	risikostyring
En bruksrad for et datablad i Stoffkartotek	datablad
En brukers profil	bruker

Dette regnes ikke som i bruk: standardverdien for feltet i en modul, og et filter i en rapport.

Endringer i selve feltet

Endring	Virkning
Gi feltet nytt navn	Det nye navnet vises på Globale Felter og der Kompetanse, Risikostyring, utstyrsmodulen, Stoffkartotek og aksjonsmodulen viser navnet på feltet, for eksempel som kolonne, filter eller overskrift i fanen Admin. Ledeteksten til feltet i dokumentskjemaer endres ikke, fordi et dokumentskjema bruker sin egen ledetekst for feltet. Se Opprett, gi nytt navn til eller slett et globalt felt.
Slette feltet	Fjerner feltet, verdiene i det som ingenting bruker, feltet fra alle moduler det var plassert i, og navnet. Verdier som noe bruker, slettes ikke; de blir stående uten felt. Et dokumentskjema som fortsatt har feltet, viser det med en tom liste. Slettingen stoppes ikke når feltet er i bruk.

Når andre brukere ser en endring

Nettleseren til hver bruker har en kopi av de globale feltene. Den oppdateres når ABMS merker en endring mens brukeren går mellom sider, og senest etter åtte timer. Sider som er åpne når endringen lagres, kan også bli bedt om å laste inn på nytt. En bruker som fortsatt ser de gamle verdiene, kan laste inn siden på nytt.

Verdier i sammenkoblede nedtrekksmenyer

Regel	Detaljer
Navn	ABMS sjekker ikke for like navn: to nedtrekksmenyer, eller to verdier, kan ha samme navn.
En verdi i bruk, for Endre	Selve verdien er valgt i den siste revisjonen av et dokument, i alle statuser, i en modul der nedtrekksmenyen er plassert. Tidligere revisjoner teller ikke.
En verdi i bruk, for Slett	Verdien, eller en verdi under den, er valgt i den siste revisjonen av et slikt dokument.
Hva sjekken ser på	Bare dokumenter. Rapportfiltre og KPI-rader som bruker verdien, hindrer ikke at verdien endres eller slettes.
En nedtrekksmeny i bruk, for Slett	Nedtrekksmenyen er plassert i minst én modul, selv om ingen dokumenter bruker den.
Visning i dokumenter	Hvert dokument viser den gjeldende teksten til verdien, og hele stien når Full sti er slått på. Å gi en nedtrekksmeny eller en verdi nytt navn, flytte en verdi eller slå Full sti av eller på endrer derfor hvordan eksisterende dokumenter viser den. Se Sett opp en sammenkoblet nedtrekksmeny.

Verdier i globale felt og sammenkoblede nedtrekksmenyer: hva hver endring gjør med eksisterende data