Send et dokument til noen utenfor ABMS

På et steg i arbeidsflyten som virksomheten har satt opp for det, kan du sende dokumentet til en e-postadresse utenfor ABMS. Klikk på Send eksternt i knapperaden, skriv inn mottakerens e-postadresse, et emne og en melding, og klikk på Send. Mottakeren får en e-post med en personlig lenke til et skjema, som gjelder i 14 dager. Vedkommende fyller ut seksjonen uten å logge inn og returnerer den til deg. Det returnerte skjemaet kommer tilbake til deg som neste steg, og du godkjenner eller avviser det som et dokument du har mottatt, med mindre modulen er satt opp til å publisere dokumentet så snart skjemaet er returnert. Hvilke moduler og steg som kan sendes eksternt, er virksomhetens eget oppsett.

Før du starter

Du må eie gjeldende steg i dokumentet. Bare eieren av gjeldende steg kan endre det.
Steget må være satt opp for å fylles ut av noen utenfor virksomheten. Ser du ikke Send eksternt, er ikke steget satt opp for det; spør brukeradministratoren deres, som kan kontakte Antenor om arbeidsflyten i modulen.
Ha mottakerens e-postadresse klar. Du kan sende til flere på en gang bare fra første steg i dokumentet; på senere steg kan du sende til én person.

Slik gjør du det

Åpne dokumentet i redigeringsmodus. Et nytt dokument åpnes rett i redigeringsmodus; et dokument du har mottatt, åpner du først med den grønne knappen (se Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt).
Klikk på knappen med verktøytipset Send eksternt i knapperaden. Dialogen Send til ekstern e-post åpnes.
Skriv e-postadressen under Mottaker epost. Adresser du har lagret før, foreslås mens du skriver. På første steg kan du skrive flere adresser, skilt med komma eller semikolon.
Fyll ut Emne for e-post og Melding for ekstern bruker. Alle de tre feltene er påkrevd og er røde til de er fylt ut.
Kryss eventuelt av for Husk e-post, så foreslås adressen neste gang.
Klikk på Send.

Dette skal du se

Hver mottaker får en e-post med emnet og meldingen din og en personlig lenke. Dokumentet vises på dashbordet ditt i Dokumenter sendt til godkjenning; velg Eksterne der for å se e-postadressen under Sendes til og antall dager til lenken deaktiveres under Dager til. Se Dashbordet.

På dokumentet viser fanen External (vises på engelsk) hver mottaker med E-post, Status, Dato for siste utsendelse og Utløpsdato. Statusen er Venter på svar så lenge lenken er aktiv, Har svart når skjemaet er returnert, og Ingen svar (utløpt) når lenken har gått ut uten svar.

Hva mottakeren ser og kan gjøre

Lenken åpner skjemaet for seksjonen du sendte, uten innlogging. En språkmeny med flagg bytter skjemaet mellom engelsk og norsk; se Velg språk for personer utenfor ABMS.
Mottakeren fyller ut feltene i seksjonen. Vedkommende kan legge til vedlegg med Last opp eller ved å dra filer inn i skjemaet, opptil 20 MB per fil, og fjerne dem igjen.
Lagre og jobbe videre senere lagrer arbeidet. Siden forteller da at lenken er aktiv i 14 dager fra mottakeren fikk den, med en Lenke til skjema som vedkommende kan bruke for å komme tilbake.
Returner ferdig skjema til avsender sender skjemaet tilbake til deg. Knappen er sperret til de påkrevde feltene er fylt ut. Deretter ser mottakeren en side som takker for at dokumentet er behandlet, og lenken slutter å virke.
Mottakeren ser bare skjemaet, ikke kommentarer, knapperaden eller noe annet i ABMS.

Når skjemaet kommer tilbake

Én mottaker. Med mindre modulen publiserer direkte (neste punkt), blir det returnerte skjemaet neste steg i dokumentet, og du eier det. Åpne dokumentet og godkjenn eller avvis det slik det er beskrevet i Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt. Om du får e-post når skjemaet returneres, avhenger av hvordan steget er satt opp.
Publiseres direkte. I noen moduler er oppsettet slik at dokumentet publiseres så snart skjemaet er returnert. Da er det ikke noe steg for deg å godkjenne. Alle som følger dokumentet, får da e-post; se Følg et dokument.
Flere mottakere. Hver mottaker jobber i sin egen kopi av dokumentet, som lages første gang vedkommende åpner lenken. Hver kopi kommer tilbake og går gjennom arbeidsflyten for seg.
Avvise. Avviser du et returnert skjema, blir den samme lenken aktiv igjen i 14 nye dager, og mottakeren får en e-post om avvisningen. Vedkommende kan da åpne skjemaet med den samme lenken og returnere det på nytt.

Den eksterne personen fikk ikke lenken, eller får ikke åpnet den

Sjekk dette i fanen External på dokumentet:

E-postadressen. Sjekk adressen under E-post: lenken ble sendt til akkurat den adressen.
Statusen. Venter på svar: lenken er sendt og er aktiv. Ingen svar (utløpt): de 14 dagene har gått, og lenken åpner ikke lenger skjemaet. Har svart: skjemaet er allerede returnert; lenken åpner det ikke lenger, og det returnerte skjemaet ligger hos deg (eller dokumentet er publisert).
Hvor gammel lenken er. Lenken gjelder i 14 dager fra dagen du sendte den. Etter det får mottakeren en melding om at lenken har gått ut.
Sende på nytt. På første steg i dokumentet du sendte fra, kan du sende lenken på nytt fra fanen External; se «Sende på nytt» nedenfor.
Steget. Finnes ikke Send eksternt i knapperaden i det hele tatt, er ikke steget satt opp for å sendes eksternt; spør brukeradministratoren deres, som kan kontakte Antenor om arbeidsflyten i modulen.

Når lenken går ut

Lenken gjelder i 14 dager fra dagen du sender den. Dette kan ikke endres. Én gang om dagen deaktiveres lenker som har passert datoen, og mottakeren kan ikke lenger åpne skjemaet; vedkommende får en melding om at lenken har gått ut. Har du sendt til flere mottakere, slettes en kopi som en mottaker har åpnet, men ikke returnert, når lenken går ut.

Verdt å vite

Sende på nytt. På første steg i dokumentet du sendte fra (ikke en mottakers kopi), kan du sende lenken på nytt fra fanen External. Med én mottaker bruker du Send again (vises på engelsk) på raden. Med flere krysser du av for mottakerne og klikker på Send igjen til valgte, eller du klikker på Send til nye personer uten noen avkrysset for å legge til mottakere. En bekreftelse sier «Sendt med suksess!». Når du har sendt på nytt, ser du under Utløpsdato i fanen External hvor lenge lenken gjelder.
Sletting. Når et dokument er sendt eksternt, vises ikke søppelbøtta på det, så det kan ikke slettes fra knapperaden. Se Slett eller arkiver et dokument.
Bare én mottaker. Skriver du flere adresser på et senere steg, får du meldingen «Kun en mottaker er mulig».

Neste steg

Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt