Sett opp påminnelser om vedlikehold

Påminnelser om vedlikehold i Utstyr settes på hver enkelt utstyrsenhet. Gi utstyrsenheten en Ansvarlig, og fyll ut Første varsling (hvor mange dager før forfallsdatoen den første e-posten sendes) og Varslingsintervall (dager) (hvor ofte e-posten gjentas). Hver morgen sjekker systemet alle aktive utstyrsenheter. Den ansvarlige får den første e-posten den første morgenen utstyrsenheten er gul eller rød, og deretter på nytt hver Varslingsintervall (dager) dag så lenge den er gul eller rød; står Varslingsintervall (dager) på 0, sendes bare én e-post per forfallsperiode. Ingen andre får e-post. En bruker med rettigheten Admin på raden for utstyrsmodulen kan også få e-postene gruppert, slik at hver ansvarlig får én e-post per gruppe utstyrsenheter i stedet for én per utstyrsenhet.

Før du starter

For å endre feltene på en utstyrsenhet trenger du rettigheten Endre på raden for utstyrsmodulen. For å sette opp grupperte e-poster på fanen Admin trenger du rettigheten Admin på raden for utstyrsmodulen. Brukeradministratoren deres setter rettighetene.
For en utstyrsenhet følger påminnelsene neste forfallsdato: Forfallsdato på den nyeste vedlikeholdsposten, eller, før den har noen vedlikeholdspost, Innkjøps- / Startdato pluss dagene i Vedlikeholdsintervall. Vedlikeholdspostene starter når Innkjøps- / Startdato, Vedlikeholdsintervall og Ansvarlig er fylt ut; se Legg til utstyr. Uten Ansvarlig blir ingen påminnet.
Listen i Ansvarlig inneholder brukere som ikke er deaktivert og har rettigheten Endre eller høyere på raden for utstyrsmodulen, også brukere fra en annen virksomhetskonto eller fra Antenor som har fått tilgang til virksomheten deres. Den som allerede står som ansvarlig for utstyrsenheten, kan fortsatt velges for den selv etter å ha mistet rettigheten.

Slik gjør du det

Sett påminnelser på en utstyrsenhet

Åpne Utstyr og klikk på utstyrsenheten i listen. Utstyrssiden åpnes.
I delen Ustyr / Vedlikehold velger du personen som skal få påminnelsene, i Ansvarlig.
Skriv inn i Første varsling hvor mange dager før forfallsdatoen den første e-posten skal sendes. Spørsmålstegnet ved feltet forklarer: «Antall dager før forfallsdato for oppstart av varsler».
Skriv inn i Varslingsintervall (dager) hvor mange dager det skal gå mellom hver gjentatte e-post. Spørsmålstegnet forklarer: «La denne stå som 0 for ikke å motta påminnelser etter første varsling».
Kontroller at Aktivt står på Aktivt. Inaktive utstyrsenheter sender aldri påminnelser.

Hvert felt lagres så snart du går ut av det; det finnes ingen lagreknapp.

Grupper e-postene (rettigheten Admin på raden for utstyrsmodulen)

Åpne Utstyr og velg fanen Admin.
Klikk på overskriften Administrasjon av varslinger for å åpne delen hvis den er lukket.
Slå på Send gruppert mail. Innstillingen lagres med en gang og gjelder alt utstyr i virksomheten.
Under Grupper på klikker du på ett eller flere nedtrekksfelt det skal grupperes på, for eksempel en lokasjon. Et valgt felt er uthevet; klikk på det igjen for å velge det bort. Hvert klikk lagres med en gang. Så lenge ingen felt er valgt, viser delen «Vennligst velg minst en kolonne.»

E-postene grupperes bare så lenge Send gruppert mail er slått på og minst ett felt er valgt under Grupper på. Slår du av Send gruppert mail, fjernes valgene under Grupper på.

Dette skal du se

Påminnelsene sendes om morgenen, bare til den ansvarlige for utstyrsenheten, på brukerens eget språk i ABMS. E-posten viser utstyrsenheten med Internt id/navn, verdiene i nedtrekksfeltene, kontrollutstyret fra den siste vedlikeholdsposten, forfallsdatoen (eller «Expired», på engelsk, når forfallsdatoen er passert) og en lenke som åpner utstyrsenheten.

For en utstyrsenhet er det statusfargen som avgjør hva som sendes. I emnene betyr «aksjon» vedlikeholdet som forfaller:

Status for utstyrsenheten	Betydning	Emne på e-posten (én e-post per utstyrsenhet)
Grønn	Forfallsdatoen er mer enn Første varsling dager unna.	Ingen e-post.
Gul	Forfallsdatoen er så mange dager unna eller færre, men ikke i dag.	«Utstyrs aksjon vil utløpe: » fulgt av Internt id/navn for utstyrsenheten
Rød	Forfallsdatoen er i dag eller er passert.	«Utstyrs aksjon har utløpt: » fulgt av Internt id/navn for utstyrsenheten

Med grupperte e-poster får hver ansvarlig én e-post per kombinasjon av verdier i feltene under Grupper på. Emnet begynner med «Samlepost Utstyrshåndtering». Har personen bare én utstyrsenhet som forfaller, følger Internt id/navn for den; deretter kommer verdiene for gruppen som feltnavn og verdi, for eksempel «Samlepost Utstyrshåndtering - Lokasjon:Verksted». E-posten begynner med «Det som følger er en liste av utstyr elementer som har passert eller er nær utløpstdato. Listen er gruppert på:», fulgt av verdiene for gruppen og en tabell med én rad per utstyrsenhet.

Verdt å vite

Når den første e-posten kommer. For en utstyrsenhet sendes den første e-posten den første morgenen den er gul eller rød. Står Første varsling på 0, er det ingen gul periode, og den første e-posten kommer på forfallsdatoen.
Gjentakelser. Er Varslingsintervall (dager) større enn 0, gjentas e-posten med så mange dagers mellomrom etter den forrige, så lenge utstyrsenheten er gul eller rød. Står Varslingsintervall (dager) på 0, sendes bare én e-post per forfallsperiode, også når utstyrsenheten går fra gul til rød.
Eksempel. En utstyrsenhet med Første varsling 14, Varslingsintervall (dager) 7 og forfallsdato 31. mars får e-poster om at den «vil utløpe» 17. og 24. mars, en e-post om at den «har utløpt» 31. mars, og deretter nye slike e-poster hver 7. dag. Med Varslingsintervall (dager) 0 får den bare e-posten 17. mars.
Starter på nytt. Når utstyrsenheten blir grønn igjen, for eksempel fordi vedlikeholdsposten er ferdigstilt og neste forfallsdato ligger lenger fram, stopper påminnelsene. Neste forfallsperiode starter igjen med en første e-post.
Grupperte e-poster følger de samme reglene. Med Send gruppert mail kommer en utstyrsenhet bare med i e-posten de morgenene den ville fått en egen e-post, så reglene over for første e-post og Varslingsintervall (dager) gjelder fortsatt for hver utstyrsenhet.
Ingen ansvarlig, ingen e-post. Har utstyrsenheten ingen ansvarlig, eller er den ansvarlige brukeren deaktivert, sendes ingen e-post for den. Før en bruker deaktiveres, endrer du Ansvarlig på hver av utstyrsenhetene vedkommende har ansvar for, til en annen bruker. Du kan også overføre utstyrsenhetene i panelet Utstyrsansvarlig på siden Eierskapsoverføring; se Overfør eierskap til en brukers elementer.
Inaktive utstyrsenheter. En utstyrsenhet som står på Inaktiv, får ingen påminnelser, og statusen oppdateres ikke daglig.
Grupperingen gjelder alle. Send gruppert mail og Grupper på gjelder alle ansvarlige i virksomheten, ikke bare deg.

Hvorfor kom det ingen påminnelse?

Sjekk dette for utstyrsenheten:

Aktivt står på Aktivt. Inaktive utstyrsenheter sender ingen påminnelser.
Ansvarlig er fylt ut, og brukeren er aktiv (ikke deaktivert) og har en e-postadresse i ABMS. Bare den ansvarlige får e-post.
Utstyrsenheten forfaller snart: forfallsdatoen er Første varsling dager unna eller færre, eller har passert (gul eller rød i listen). Står tallet på 0, kommer den første e-posten først på forfallsdatoen. Påminnelsene sjekkes hver morgen, så en endring du gjør i dag, blir fanget opp neste morgen.
Varslingsintervall (dager): står det på 0, får du bare én e-post per forfallsperiode, også når utstyrsenheten går fra gul til rød. Med et høyere tall kommer neste e-post så mange dager etter den forrige, ikke hver dag.
Utstyrsenheten har vært grønn i mellomtiden, for eksempel fordi en vedlikeholdspost ble ferdigstilt. Da starter påminnelsene på nytt med en første e-post neste gang utstyrsenheten forfaller.
Grupperte e-poster: er Send gruppert mail slått på og felt valgt under Grupper på, kommer påminnelsen i en e-post med emnet «Samlepost Utstyrshåndtering» sammen med andre utstyrsenheter, ikke som én e-post per utstyrsenhet.