Forfallsdatoer, statusfarger og påminnelser for utstyr: de nøyaktige reglene

Denne siden samler reglene Utstyr bruker for å sette datoene på en utstyrsenhet og vedlikeholdspostene dens, for å fargelegge statusen til utstyrsenheten og for å sende e-postpåminnelser om vedlikehold. Der en oppgaveside allerede forklarer en regel, gjengir tabellen den på én linje og lenker til siden.

Datoer

Dato	Hva som setter den	Når den endres
Innkjøps- / Startdato for en utstyrsenhet	Du, på utstyrssiden.	Bare når du endrer den. Den er utgangspunktet for Forfallsdato på den første vedlikeholdsposten, og for neste forfallsdato for en utstyrsenhet uten vedlikeholdsposter.
Forfallsdato på den første vedlikeholdsposten for en utstyrsenhet	Settes én gang, når posten opprettes: Innkjøps- / Startdato pluss antall dager i Vedlikeholdsintervall. Den første posten opprettes når Innkjøps- / Startdato, Vedlikeholdsintervall og Ansvarlig er fylt ut; se Legg til utstyr.	Bare når du endrer den på den åpne posten.
Forfallsdato på en senere vedlikeholdspost	Settes én gang, når posten opprettes ved at den forrige ferdigstilles: Gjennomført dato på den nyeste ferdigstilte posten pluss antall dager i Vedlikeholdsintervall for utstyrsenheten.	Bare når du endrer den på den åpne eller opplåste posten.
Forfallsdato på en vedlikeholdspost som opprettes mens utstyrsenheten ikke har noe Vedlikeholdsintervall	Dagen posten opprettes.	Bare når du endrer den.
Gjennomført dato på en vedlikeholdspost	Du. Påkrevd for å ferdigstille posten.	Når du endrer den. Endrer du den på en ferdigstilt post, flyttes ikke Forfallsdato på den åpne posten; se Registrer vedlikehold.
Neste forfallsdato for en utstyrsenhet (vises i kolonnen Status i listen og i eksporten)	Forfallsdato på den nyeste vedlikeholdsposten. For en utstyrsenhet uten vedlikeholdsposter: Innkjøps- / Startdato pluss dagene i Vedlikeholdsintervall.	Beregnes på nytt når utstyrsenheten eller en av vedlikeholdspostene lagres, når en post ferdigstilles, og hver morgen for aktive utstyrsenheter. Sletter du en vedlikeholdspost, beregnes den ikke på nytt før neste lagring eller morgenkontroll.

Endrer du Vedlikeholdsintervall for en utstyrsenhet, eller antall dager i et intervall på fanen Admin, flyttes ikke Forfallsdato på vedlikeholdsposter som allerede finnes; en slik dato endres bare når en bruker endrer den på den åpne eller opplåste posten. Det nye intervallet gjelder poster som opprettes etterpå; se Administrer nedtrekksmenyer og intervaller for utstyr.

Slik teller intervallene

Regel	Detalj
Enhet	Et vedlikeholdsintervall for utstyr er et antall kalenderdager, med helger og helligdager.
Måneder og år	Et vedlikeholdsintervall for utstyr teller dager, ikke kalendermåneder eller år. Et intervall på 30 dager havner ikke på samme dato neste måned, og et intervall på 365 dager havner én dag tidligere i kalenderen når perioden omfatter 29. februar.
Intervaller i en ny modul	Når Antenor legger til utstyrsmodulen for en virksomhet, følger det med fem intervaller: Årlig (365 dager), Kvatalsvis (vises slik i ABMS) (90 dager), Månedlig (30 dager), Ukentlig (7 dager) og Daglig (1 dag). En bruker med rettigheten Admin på raden for utstyrsmodulen kan gi intervallene nye navn, endre, legge til og slette dem på fanen Admin, så listen hos dere kan være annerledes; se Fanen Admin i Utstyr og vedlikehold.

Statusfargen for en utstyrsenhet

Farge	Regel for utstyrsenheten
Grønn	Neste forfallsdato er senere enn dagens dato pluss antall dager i Første varsling for utstyrsenheten.
Gul	Neste forfallsdato er etter i dag, og ikke senere enn dagens dato pluss antall dager i Første varsling. Med Første varsling 0 blir en utstyrsenhet aldri gul.
Rød	Neste forfallsdato er i dag eller tidligere.

Når fargen ikke beregnes som vanlig

Situasjonen for utstyrsenheten	Statusfarge og neste forfallsdato
Ingen vedlikeholdsposter og ingen Innkjøps- / Startdato	Grønn. Ingen neste forfallsdato beregnes.
Ingen vedlikeholdsposter, Innkjøps- / Startdato fylt ut, ikke noe Vedlikeholdsintervall	Grønn. Ingen neste forfallsdato beregnes.
Ingen vedlikeholdsposter, Innkjøps- / Startdato og Vedlikeholdsintervall fylt ut, men ingen Ansvarlig	Fargen og neste forfallsdato beregnes fra Innkjøps- / Startdato pluss intervallets dager. Ingen vedlikeholdspost opprettes, og ingen får påminnelse, før en Ansvarlig er satt.
Det finnes vedlikeholdsposter, ingen av dem er ferdigstilt, og Innkjøps- / Startdato er tømt	Fargen og neste forfallsdato beregnes ikke på nytt: de beholder verdiene fra forrige beregning, og det sendes ingen e-postpåminnelser for utstyrsenheten, før en post ferdigstilles eller Innkjøps- / Startdato fylles ut igjen. En slik utstyrsenhet har alltid verdier fra før, fordi den første vedlikeholdsposten bare kunne opprettes mens Innkjøps- / Startdato var fylt ut.
Utstyrsenheten er satt til Inaktiv	Beregnes på nytt når utstyrsenheten eller en post lagres, men ikke hver morgen, og det sendes ingen e-postpåminnelser.

E-postpåminnelser: når og til hvem

Disse reglene er forklart med et eksempel i Sett opp påminnelser om vedlikehold:

Regel	På én linje
Hvem får dem	Bare den som er Ansvarlig for utstyrsenheten, på brukerens eget språk i ABMS; ingen hvis Ansvarlig er tomt eller brukeren er deaktivert.
Når de sjekkes	Én gang hver morgen, bare for aktive utstyrsenheter.
Første e-post	Den første morgenen utstyrsenheten er gul eller rød.
Gjentakelser	Så mange dager etter forrige e-post som står i Varslingsintervall (dager), så lenge utstyrsenheten er gul eller rød; med 0 ingen gjentakelser i det hele tatt.
Ny start	Når utstyrsenheten blir grønn, stopper påminnelsene, og neste forfallsperiode starter med en ny første e-post.
Grupperte e-poster	Ansvarlig får én e-post per gruppe av utstyrsenheter i stedet for én per utstyrsenhet bare mens Send gruppert mail er slått på og minst ett felt er valgt under Grupper på på fanen Admin i utstyrsmodulen.

Innholdet i en e-postpåminnelse for én utstyrsenhet

Del	Innhold
Emne	«Utstyrs aksjon vil utløpe: » (gul utstyrsenhet) eller «Utstyrs aksjon har utløpt: » (rød utstyrsenhet), fulgt av Internt id/navn for utstyrsenheten. Er Internt id/navn tomt, er emnet bare «Utstyrs aksjon vil utløpe» eller «Utstyrs aksjon har utløpt», uten kolon.
Hilsen	Fornavnet til den ansvarlige.
Tekst	En kort melding på én linje, deretter «Trykk på linken for å åpne utstyret for å gjøre nødvendige endringer.»
Tabell, én rad for utstyrsenheten	Internt id/navn; én kolonne for hvert nedtrekksfelt i utstyrsmodulen, tom der utstyrsenheten ikke har noen verdi; Referanseutstyr fra den nyeste vedlikeholdsposten; forfallsdatoen skrevet dag.måned.år (for eksempel 31.03.2026), eller «Expired» (vises på engelsk) når utstyrsenheten er rød; en lenke som åpner utstyrssiden.
Avslutning	«Med vennlig hilsen,», navnet og logoen til virksomheten og «Antenor Management System».

En gruppert e-postpåminnelse har samme hilsen, tabellkolonner og avslutning, med én rad per utstyrsenhet i gruppen. Emnet og innledningsteksten er beskrevet i Sett opp påminnelser om vedlikehold.