Oppdater et datablad eller ta i bruk en nyere versjon

Vil du oppdatere et datablad selv, åpner du det, klikker på Redigeringsmodus, gjør endringene, krysser av i boksen Aksepter for at du har lest gjennom og kontrollert databladet, og klikker på Lagre. Vil du ta i bruk en nyere versjon som noen andre har lagret, åpner du databladet: dialogen Ny versjon oppdaget vises, og Bruk bytter kartoteket over til den nyeste versjonen.

Databladene deles av alle virksomheter som bruker Stoffkartotek. Hver gang et datablad lagres, legges en ny versjon inn i det felles biblioteket, og alle andre virksomheter som har databladet, får tilbud om den versjonen. Bruksradene, risikovurderingene og statusen aktiv/inaktiv er virksomhetens egne og deles ikke.

Før du starter

Du trenger rettigheten Opprett på raden for Stoffkartotek for å redigere et datablad og for å få tilbud om nyere versjoner. Rettigheten Endre er ikke nok; se rettighetene i Siden for et datablad. Brukeradministratoren deres setter rettigheten.
Er en nyere versjon tilgjengelig, tar du den i bruk før du redigerer; se «Lagringen tar utgangspunkt i din versjon» nedenfor.
Databladet må være aktivt. Mens et datablad er inaktivt, er Redigeringsmodus deaktivert med verktøytipset «Du må aktivere dette stoffet før du kan redigere det»; se Deaktiver et datablad.
Åpne databladet; se Finn et stoff og les sikkerhetsdatabladet.

Slik gjør du det

Ta i bruk en nyere versjon

Åpne databladet. Finnes det en nyere versjon, åpnes dialogen Ny versjon oppdaget med en gang, med «En nyere versjon av dette databladet er tilgjengelig». Under Detaljer viser Oppdatert av og Firma hvem som lagret den nyeste versjonen, og Sist oppdatert når.
Klikk på Forhåndsvis for å sammenligne din versjon med den nyeste side om side. Endrede felt er uthevet.
Klikk på Bruk for å bytte til den nyeste versjonen, eller Lukk for å beholde den versjonen du har inntil videre.

Etter Bruk vises meldingen «Databladet er oppdatert til siste versjon», og databladet viser det nyeste innholdet. Statusen aktiv/inaktiv beholdes.

Rediger databladet

Klikk på Redigeringsmodus på fanen Datablad.
Endre feltene du trenger. I dette skjemaet er Navn, leverandøren, Adresse, Telefon, Utgittdato og Revidert dato påkrevd. Et datablad kan være opprettet uten Adresse og Telefon, fordi dialogen Nytt datablad ikke krever dem; første gang du redigerer et slikt datablad, må du fylle dem ut før du kan lagre.
Vil du bytte ut en fil med datablad, klikker du på Last opp ved feltet for databladet og velger Norsk datablad eller Engelsk datablad, og velger så den nye filen. Den erstatter filen på det språket når du lagrer.
Juster P- og H-kodene, YL-gruppen og farepiktogrammene med valgknappen ved hvert felt. I listen som åpnes, klikker du på en kode eller et piktogram for å legge det til eller fjerne det.
Kryss av i boksen Aksepter, som bekrefter at du har lest gjennom og kontrollert databladet, og klikk på Jeg samtykker i dialogen Les gjennom og godkjenn.
Klikk på Lagre.

Dette skal du se

Siden lastes inn på nytt med endringene. Datoen for sist oppdatert på databladet viser dagens dato, og Revisjonsvisning er tilgjengelig for å sammenligne versjoner. Bruksradene blir stående på databladet.

Verdt å vite

Lagringen din deles. Andre virksomheter som har dette databladet, ser at en nyere versjon er tilgjengelig, og kan velge å ta den i bruk. Rett bare det som gjelder selve produktet; informasjon som gjelder virksomheten, hører hjemme i bruksradene; se Registrer bruk av et stoff og vurder risikoen.
Lagringen tar utgangspunkt i din versjon. Når du lagrer, blir lagringen din den nyeste delte versjonen. Innholdet bygges fra versjonen du hadde åpen, mens filene med datablad overføres fra den nyeste delte versjonen med mindre du laster opp en ny fil. Har noen lagret en senere versjon enn din, er endringene i innholdet i den senere versjonen ikke med i lagringen din, og alle andre virksomheter som har databladet, får tilbud om din versjon. Er en nyere versjon tilgjengelig, tar du den i bruk med Bruk først og redigerer deretter.
Slik ser du nyere versjoner. På fanen Indeks har et oransje «!» ved et datablad verktøytipset «En nyere versjon av dette databladet er tilgjengelig». Dialogen åpnes hver gang du åpner databladet, til du klikker på Bruk. Brukere uten rettigheten Opprett på raden for Stoffkartotek får ikke beskjed.
Historikken tas vare på. Hver lagrede versjon tas vare på. Klikk på Revisjonsvisning på fanen Datablad for å sammenligne to versjoner side om side; se Siden for et datablad. For et datablad med bare én versjon er knappen deaktivert: «Dette databladet har ikke en revisjon ennå».
I et lagret datablad i Stoffkartotek kan en fil ikke fjernes, bare erstattes. Hver fil kan være på opptil 20 MB.
R- og S-koder i Stoffkartotek vises bare på datablad som allerede har dem, og kan ikke endres: «Denne setningen ble faset ut i 2017 og kan ikke lenger oppdateres».
Datoene kontrolleres ikke. Utgittdato og Revidert dato er to påkrevde datoer som lagres slik du skriver dem inn. ABMS sammenligner dem ikke med dagens dato, og ingenting minner noen på å gå gjennom databladet.
Aktivering og deaktivering av et datablad gir ikke en ny versjon.