Redigeringsmodus: knapper, sendedialogen og dialogen for påkrevde felt
I redigeringsmodus fyller du ut den seksjonen av dokumentet som du eier akkurat nå. Et nytt dokument åpnes rett i redigeringsmodus på første seksjon, med en tittelboks («Sett inn tittel») og feltene i seksjonen. Påkrevde felt er merket med * (verktøytips Påkrevd). Bare eieren av gjeldende steg kan endre det, og du må ha rettigheten Endre på raden for modulen. Seksjoner, felt og mottakernavn er virksomhetens eget oppsett; eksemplene bruker en Avvik-modul.
Mens du redigerer, lagres feltene også automatisk. Hvordan hver felttype fylles ut og lagres, står i Felttypene i et dokumentskjema.
Knapperaden i redigeringsmodus
Section titled “Knapperaden i redigeringsmodus”På en vanlig skjerm viser knappene bare ikoner; verktøytipset forteller hva de heter. Fra venstre mot høyre:
| Knapp (verktøytips) | Når den vises eller kan brukes | Hva den gjør |
|---|---|---|
| ID (Click to copy, vises på engelsk) | Alltid. | Kopierer dokumentets korte ID. |
| Stjerne (Legg til favoritter) | Alltid. | Legger dokumentet til i favorittene dine. |
| Binders (Klikk for å laste opp vedlegg. Vedlegg kan også dras inn i dokumentet.) | Alltid i redigeringsmodus. | Åpner filvelgeren. Du kan også dra filer inn i dokumentet, eller bruke kameraet på mobilen. Se Legg til vedlegg i et dokument. |
| Flagg (Lag ny aksjon) | Alltid i redigeringsmodus; sperret hvis du ikke har tilgang til aksjoner, med et verktøytips om at du trenger tilgang til aksjonsmodulen. | Åpner dialogen for en ny aksjon knyttet til dokumentet. Se Opprett en aksjon og send den til noen. |
| Søppelbøtte (Slett dokument) | Bare på første steg, og bare hvis dokumentet ikke er sendt eksternt. | Sletter dokumentet etter en nedtelling på fem sekunder, etter reglene i Slett eller arkiver et dokument. |
| Diskett (Lagre og jobbe videre senere) | Alltid. | Lagrer og går tilbake til visningsmodus. Dokumentet blir liggende hos deg. |
| Knappen for observasjon (verktøytips om at de neste seksjonene hoppes over og dokumentet publiseres) | Bare hvis steget tillater å hoppe over de resterende stegene, og hvis modulen har et risikofelt, bare når verdien er innenfor det tillatte området. | Publiserer dokumentet med en gang og hopper over de resterende stegene. Sperret så lenge dokumentet har tilknyttede aksjoner som ikke er lukket. Se Lagre et dokument som observasjon. |
| Videresend | Bare hvis virksomheten har slått på videresending for steget. | Sender gjeldende seksjon til en annen bruker som skal fylle den ut; vedkommende kan avvise den tilbake til deg. |
| Papirfly (Send til godkjenning) | For steg innenfor virksomheten. Sperret til tittelen og de påkrevde feltene i seksjonen er fylt ut, med verktøytipset «Denne knappen blir aktivert når alle påkrevde felter er fyllt ut». | Åpner sendedialogen (nedenfor). |
| Knappen for ekstern sending (Send eksternt) | Bare for steg som er satt opp for å fylles ut av noen utenfor virksomheten. | Åpner en dialog for e-postadresse, emne og melding. Lenken gjelder i 14 dager. |
| Hakeknappen (Godkjenn) | Når du er blant de mulige mottakerne av neste steg, eller når du har den siste seksjonen. | På siste seksjon publiserer den dokumentet. På en tidligere seksjon godkjenner den steget ditt og gir deg selv neste steg: er det neste steget den siste seksjonen, publiseres dokumentet med en gang; ellers fortsetter du i neste seksjon. Publisering krever rettigheten Godkjenn på raden for modulen og er sperret så lenge dokumentet har tilknyttede aksjoner som ikke er lukket. |
Ikke alle moduler har knappene for observasjon, videresending eller ekstern sending. Der de finnes, holder du musen over knappene for å finne dem etter verktøytipsene.
Er du den eneste mulige mottakeren av neste steg, er sendeknappen sperret, med et verktøytips som ber deg godkjenne dokumentet selv eller kontakte en superbruker. Bruk da hakeknappen.
Sendedialogen
Section titled “Sendedialogen”Åpnes fra sendeknappen. Tittelen er Send eller godkjenn.
| Kontroll | Hva den gjør |
|---|---|
| Én nedtrekksliste per mottakerrolle | Arbeidsflyten hos virksomheten bestemmer mottakerrollene for neste steg, og hver liste har virksomhetens navn på én rolle. Mottakerlisten (i Avvik-modulen i eksemplet Mottaker) er den du må fylle ut. De andre, i eksemplet Høring eller Informer, legger til personer som skal høres eller informeres. E-posten går til den som er valgt i mottakerlisten. Du står først der du selv kan velges. |
| Beskjed | Valgfritt. Sendes med e-posten og vises for mottakeren. |
| Send | Lager neste steg for mottakeren og sender mottakeren en e-post, med mindre du selv er mottakeren. Du kommer tilbake til dashbordet eller siden du kom fra. |
| Godkjenn | Vises når du også er blant de mulige mottakerne. Virker som hakeknappen: godkjenner steget ditt og gir deg neste steg; dokumentet publiseres med en gang hvis det steget er den siste seksjonen. |
Hvem som kan velges, og hvilke e-poster som sendes, står i Arbeidsflytsteg, statuser, mottakere og varsler.
Dialogen for påkrevde felt
Section titled “Dialogen for påkrevde felt”Vanligvis er sendeknappen sperret til de påkrevde feltene er fylt ut. Finner kontrollen likevel et tomt påkrevd felt når du sender, for eksempel i en del av skjemaet som er skjult, viser en dialog hvilket felt det gjelder, med knappen Lagre som utkast.
Åpne aksjoner
Section titled “Åpne aksjoner”Så lenge dokumentet har tilknyttede aksjoner som ikke er lukket, kan det ikke publiseres: hakeknappen (Godkjenn) og Observasjon viser da en dialog om at det finnes aksjoner under arbeid. Hver aksjon må lukkes først; se Behandle en aksjon du har mottatt og Aksjonsstatuser, hvem som har en aksjon, og e-poster.
Neste steg
Section titled “Neste steg”Relatert
Section titled “Relatert”- Fyll ut feltene i et dokument
- Felttypene i et dokumentskjema
- Dokumentsiden i visningsmodus
- Legg til vedlegg i et dokument
- Lagre et dokument som observasjon
- Slett eller arkiver et dokument
- Godkjenn eller avvis et dokument du har mottatt
- Opprett en aksjon og send den til noen
- Endre ledetekst, hjelpetekst eller påkrevd-innstilling for et felt
- Meldinger i ABMS, og hva du gjør
- Aksjoner knyttet til dokumenter og andre moduler