Beregninger og trafikklys i et KPI-scorecard
Hver rad i et KPI-scorecard har en kalkulasjonstype som avgjør hva månedscellene og kolonnen Sum viser, og en grønn og en rød grense som avgjør lyset i kolonnen Status. Reglene er forskjellige for manuelle rader, der verdiene skrives inn, og systemrader, der verdiene telles opp fra dokumenter. Denne siden er det fullstendige oppslaget for begge. Kalkulasjonstype og grenser settes i dialogboksen for raden; se Dialogboksen for manuell rad i et KPI-scorecard, Dialogboksen for systemrad i et KPI-scorecard og Hent data fra modul filtrert på én verdi i en nedtrekksliste. Ser lyset feil ut, se Hvorfor er trafikklyset rødt, gult eller borte?.
Manuelle rader
Section titled “Manuelle rader”På en manuell rad inneholder månedscellene verdiene som er skrevet inn.
| Kalkulasjonstype (manuell rad) | Månedscelle | Sumkolonne |
|---|---|---|
| Sum | Innskrevet verdi | Summen av de utfylte månedene |
| Tell registreringer | Innskrevet verdi | Det samme som Sum. På en systemrad teller Tell registreringer dokumenter. |
| Gjennomsnitt | Innskrevet verdi | Gjennomsnittet av de utfylte månedene, avrundet til to desimaler; tomme måneder tas ikke med |
| Vis siste registrering | Innskrevet verdi | Verdien i den seneste kalendermåneden som har en verdi |
På en manuell rad kommer radens egen sum fra dens egne månedsceller, ikke fra underradene. Underradene på en manuell rad bruker alltid radens kalkulasjonstype.
Systemrader
Section titled “Systemrader”På en systemrad telles verdiene opp fra dokumenter i modulen som er valgt i Velg modul. Bare siste versjon av hvert publisert dokument som ikke er arkivert, telles med. Unntaket er Ny i Status: en rad med den statusen teller dokumenter som står på første steg i arbeidsflyten og ikke er publisert ennå. Filtrene Status og Dokumenter lagret som brukes, og hvert dokument plasseres i måneden for datoen som er valgt i Dato felt i modulen, innenfor scorecardets år. Resultatene avrundes til to desimaler.
| Kalkulasjonstype (systemrad) | Månedscelle | Sumkolonne |
|---|---|---|
| Tell registreringer | Antall dokumenter i måneden som oppfyller kriteriene | Antall slike dokumenter i året |
| Sum | Summen av tallfeltet i måneden | Summen for året |
| Gjennomsnitt | Gjennomsnittet av tallfeltet i måneden, over dokumentene som har en verdi i feltet; et dokument med tomt felt holdes utenfor | Gjennomsnittet over alle aktuelle dokumenter i året som har en verdi i tallfeltet |
| Gjennomsnitt - Sum pr måned | Summen for måneden | Gjennomsnittet av tallfeltet over alle aktuelle dokumenter i året som har en verdi i feltet, det samme tallet som ved Gjennomsnitt; ikke gjennomsnittet av månedssummene |
| Vis siste registrering | Feltverdien i det seneste dokumentet i måneden, etter den valgte datoen | Feltverdien i det seneste dokumentet i året, etter den valgte datoen |
Verdiene på systemrader lagres ikke; de beregnes på nytt hver gang scorecardet vises. Tidligere måneder, og også tidligere år, endrer seg derfor når dokumenter publiseres, arkiveres, får ny dato eller blir redigert. På en systemrad med oppdeling skal du bruke tallene på underradene; radens egne celler summerer ikke underradene.
Trafikklys (kolonnen Status)
Section titled “Trafikklys (kolonnen Status)”Lyset sammenligner radens sum med den grønne og den røde grensen.
- Er grønn høyere enn rød, er høyt best: en sum på eller over grønn gir grønt, på eller under rød gir rødt, og alt imellom gir gult.
- Er grønn lavere enn rød, er lavt best: en sum på eller under grønn gir grønt, på eller over rød gir rødt, og alt imellom gir gult.
En tom grense regnes som 0, så en rad med bare grønn eller bare rød grense får likevel et lys. Det vises ikke noe lys når grønn og rød grense er like, også når ingen av grensene er fylt ut, eller når ingenting er registrert ennå på en manuell rad, altså når ingen av månedene har en verdi. En systemrad regnes aldri som at ingenting er registrert: uten dokumenter som oppfyller kriteriene sammenlignes summen som 0, så med positive grenser viser den grønt når lavt er best, og rødt når høyt er best. De detaljerte reglene står i Trafikklys i KPI: detaljerte regler.
Skalering av grensene gjennom året
Section titled “Skalering av grensene gjennom året”For noen kalkulasjonstyper skaleres grensene før sammenligningen, så de skal skrives inn som helårsverdier:
- På en systemrad med Sum, Tell registreringer eller Vis siste registrering skaleres grensene etter hvor stor del av inneværende år som har gått (dager som har gått, av 365). For tidligere år gjelder hele grensen.
- På en manuell rad med Sum eller Tell registreringer skaleres grensene etter siste utfylte måned, av 12.
- På en manuell rad eller systemrad med Gjennomsnitt, og på en systemrad med Gjennomsnitt - Sum pr måned, skaleres grensene aldri.
- På en manuell rad med Vis siste registrering skaleres grensene ikke.
Eksempel: En manuell rad med Sum har grønn grense 120 og rød grense 60 for året. Verdiene er fylt ut til og med juni, så raden sammenlignes med 60 og 30.
Målet vises bare til informasjon og påvirker aldri lyset. Det vises med tegnet > når grønn er høyere enn rød, og < når grønn er lavere; et mål på 0 vises som 0 uten tegn. Står det «-» i kolonnen Mål, mangler raden mål eller har ikke begge grensene.
Tallformat
Section titled “Tallformat”Med norsk som språk på brukeren din vises månedsceller og mål med desimalkomma (4,1 og >4,5), mens kolonnen Sum viser punktum (4.33) uansett språk. Ikke bruk tusenskilletegn når du skriver inn verdier: «1,000» leses som 1.