E-postpåminnelser i Kompetanse: tidspunkt, gjentakelser og innhold
Påminnelser på e-post om kompetanser som går ut, sendes én gang hver natt ut fra varslene i delen Varsel på fanen Admin i Kompetanse. Denne siden gir de nøyaktige reglene: når en kompetanserad er klar for påminnelse, hvordan tidsrammen velges, hvor ofte en e-post gjentas, hvem som får hvilken e-post, og hva e-postene inneholder. Hvordan du oppretter et varsel, står i Sett opp påminnelser om kompetanser som går ut; feltene i et varsel er beskrevet i Fanen Admin i Kompetanse.
Når en kompetanserad er klar for påminnelse
Section titled “Når en kompetanserad er klar for påminnelse”I kjøringen hver natt går ABMS gjennom alle lagrede varsler. En kompetanserad er klar for påminnelse fra et varsel når alt dette stemmer:
| Vilkår | Detaljer |
|---|---|
| Raden har en Utløpsdato | Rader uten utløpsdato tas aldri med. |
| Personen er aktiv i Kompetanse | Ingen sluttdato, eller sluttdato i dag eller senere. |
| Innloggingen til personen i ABMS er ikke deaktivert | Gjelder bare personer som er koblet til en innlogging. |
| Personen passer med verdiene i globale felt på varselet | Hver verdi i et globalt felt som er satt på varselet, må være lik verdien til personen. Tomme kolonner på varselet passer med alle. |
| Utløpsdatoen minus tidsrammen er i dag eller tidligere | Tidsrammen er forklart nedenfor. |
Dette spiller ingen rolle for en kompetanserad:
- Status på raden: en rad med Utgått, Utført eller tom status tas med på samme måte,
- om kompetansen er deaktivert på fanen Admin: rader med en deaktivert kompetanse tas fortsatt med,
- sertifikatet på raden.
En rad er fortsatt klar for påminnelse etter at utløpsdatoen er passert. Den slutter å være det når utløpsdatoen flyttes slik at utløpsdatoen minus tidsrammen er etter i dag, når sluttdatoen til personen passeres, eller når varselet slettes.
Tidsrammen
Section titled “Tidsrammen”For en kompetanserad bruker hvert varsel den lengste av
- Tidsramme for første melding i varselet, og
- kompetansens egen Tidsramme for første melding (lynikonet på kompetansen på fanen Admin), men bare så lenge bryteren Aktiver/deaktiver er slått på.
| Varselets tidsramme | Kompetansens egen tidsramme | Brukes for kompetanseraden |
|---|---|---|
| 30 | Av | 30 dager |
| 7 | 60, slått på | 60 dager |
| 30 | 7, slått på | 30 dager |
| 0 | Av | 0 dager: raden er klar for påminnelse fra utløpsdatoen |
Kompetansens egen tidsramme sender aldri noe uten et varsel.
Eksempler for én kompetanserad
Section titled “Eksempler for én kompetanserad”Utløpsdatoen på raden er 31. mars 2027.
| Tidsramme som brukes | Første e-post, i kjøringen natt til | Deretter, tidligst |
|---|---|---|
| 7 dager | 24. mars 2027 | 7. april, 21. april, 5. mai 2027 og hver 14. dag etter det |
| 30 dager | 1. mars 2027 | 15. mars, 29. mars, 12. april 2027 og hver 14. dag etter det |
| 60 dager | 30. januar 2027 | 13. februar, 27. februar, 13. mars 2027 og hver 14. dag etter det |
Så lenge raden er klar for påminnelse og varselet finnes, kommer e-postene nøyaktig på disse datoene: hver 14. natt. Slutter raden å være klar for påminnelse og blir klar igjen senere, kommer neste e-post i kjøringen den første natten den er klar igjen, og aldri før 14 dager etter den forrige.
Lagres et varsel når raden allerede er klar for påminnelse (for eksempel et varsel med 365 dager som lagres i oktober 2026), kommer den første e-posten i kjøringen neste natt.
Gjentakelser
Section titled “Gjentakelser”| Hvem | Hvordan gjentakelsene telles |
|---|---|
| Mottakerne av et varsel | Per varsel og per kompetanserad. Når et varsel har sendt e-post om en rad, sender det samme varselet e-post om raden igjen tidligst 14 dager senere. To varsler som omfatter samme rad, sender hver sin e-post etter sin egen plan. |
| Personen som har kompetansen | Per kompetanserad, uansett hvilke varsler som omfatter den. Personen får e-post om samme rad igjen tidligst 14 dager senere. |
Hvem som får hvilken e-post
Section titled “Hvem som får hvilken e-post”| Mottakerne av et varsel | Personen som har kompetansen | |
|---|---|---|
| Hvor mange e-poster | Én e-post per varsel per natt, med alle radene varselet omfatter som er klare for påminnelse. | Én e-post per natt, med hver av personens rader som er klare for påminnelse, én gang, også når flere varsler omfatter dem. |
| Hvem som får den | Hver adresse i Mottakere i varselet som hører til en innlogging i ABMS. Listen Mottakere i et varsel viser bare personer som er aktive i Kompetanse, er koblet til en innlogging i ABMS og har en e-postadresse. Mottakere trenger ingen rettighet i Kompetanse. En mottaker som selv har kompetanser som er klare for påminnelse, får i tillegg e-posten til personen som har kompetansen, på de samme vilkårene som alle som har en kompetanse (neste kolonne). | Personen, når minst ett varsel omfatter vedkommende, personen er aktiv i Kompetanse, har en e-postadresse, og Send varslings email (vises slik i ABMS) er slått på i detaljene. |
| Emne | «Kompetansepåminnelse» | «En eller flere kompetanser trenger din oppmerksomhet» |
| Hilsen | «Kjære» og fornavnet til mottakeren | «Kjære» og fornavnet til personen |
| Tekst | «Følgende kompetanser trenger din oppmerksomhet, klikk på lenken for å utføre nødvendige tiltak» | Med innlogging i ABMS: samme tekst som til mottakerne. Uten innlogging: «Følgende kompetanser er i ferd med å utgå på dato. Vennligst ta kontakt med nærmeste overordnede for å få disse oppdatert i ABMS.» (vises slik i ABMS) |
| Kolonner i tabellen | Navn, Kompetanse, Utløpsdato, Link (vises slik i ABMS) | Med innlogging: Kompetanse, Utløpsdato, Link. Uten innlogging: Kompetanse, Utløpsdato. |
| Språk | Språket til mottakeren i ABMS | Med innlogging: språket til personen i ABMS. Uten innlogging: Språk i e-post i detaljene til personen. |
I begge e-postene gjelder dette:
- Navn er fornavnet og etternavnet til personen som har kompetansen.
- Utløpsdato skrives som år-måned-dag, for eksempel 2027-03-31, på begge språk.
- Link åpner detaljsiden i Kompetanse for personen som har kompetansen. Den som klikker, kan bare åpne siden hvis egen rettighet i Kompetanse tillater det; se Rettigheter i Kompetanse, handling for handling.
- E-posten slutter med «Med vennlig hilsen,», navnet på virksomheten, logoen til virksomheten og «Antenor Management System».
Dette sender ikke påminnelser på e-post
Section titled “Dette sender ikke påminnelser på e-post”- Å legge til en person eller en kompetanse, eller å lagre en kompetanserad: påminnelser på e-post kommer bare ut fra varslene.
- Kompetansens egen tidsramme uten et varsel.
- Send varslings email alene: den avgjør bare om personen som har kompetansen, får sin egen e-post.