Kompetanserader: status, utløp, farger og historikk

En kompetanserad er én kompetanse som én person har: én linje i delen Kompetanse på detaljsiden for personen i Kompetanse. Denne siden gir de nøyaktige reglene for Status på en rad, når en rad blir Utgått, fargen for hver status, hva historikken til raden inneholder, og hva endringer på fanen Admin i Kompetanse gjør med rader personene allerede har. Kolonnene på en rad er beskrevet i Detaljsiden for en person; hvordan du fyller dem ut, står i Registrer og oppdater kompetansene til en person.

Statusverdier og farger

Status på en kompetanserad	Navn i Statusfilter på fanen Rapport	Farge	Hvem som setter den
Tom (ingen status valgt)	N/A	Ingen farge på detaljsiden; grå på fanen Rapport	En bruker som endrer raden. Nye rader, også rader som legges til fra en kapsel, starter tomme.
Åpen	Åpen	Oransje	En bruker som endrer raden.
Planlagt	Planlagt	Gul	En bruker som endrer raden.
Utført	Utført	Grønn	En bruker som endrer raden.
Utgått	Utløpt	Rød	ABMS, automatisk (se nedenfor), eller en bruker som endrer raden.

Bryteren Utløpt i Statusfilter på fanen Rapport er statusen Utgått; ABMS bruker de to ordene om samme status.
Hvem som kan endre en rad, og dermed velge statusen, avhenger av rettigheten brukeren har på raden Kompetanse i rettighetstabellen (Brukersiden og rettighetstabellen); se Rettigheter i Kompetanse, handling for handling.
På detaljsiden fyller fargen feltet Status på raden.
På fanen Rapport har hver celle for en kompetanse personen har, en prikk i fargen til statusen på raden, grå når raden ikke har status. En celle for en kompetanse personen ikke har, er tom og uten prikk.
I Statusfilter på fanen Rapport får hver bryter fargen til statusen sin når den er slått på; bryteren N/A er grå.
Utgått er den eneste statusen ABMS setter av seg selv. Fyller du ut Planlagt dato, blir raden ikke Planlagt, og fyller du ut Utført dato, blir den ikke Utført; statusen velger du selv.

Når en rad blir Utgått

En kompetanserad er utgått når Utløpsdato er før i dag. En rad med utløpsdato i dag er ikke utgått ennå. I tillegg til å sjekke en rad når den lagres, kjører ABMS en automatisk sjekk av alle kompetanserader én gang hver natt.

Tidspunkt	Hva som skjer med kompetanseraden
Raden lagres (med lagreikonet på raden eller Lagre alt)	Er utløpsdatoen før i dag, lagres statusen som Utgått, uansett hvilken status som var valgt. Du kan ikke lagre en rad med passert utløpsdato og en annen status.
Den automatiske sjekken til ABMS om natten	Alle rader med utløpsdato før i dag og statusen Åpen, Planlagt eller Utført settes til Utgått. En rad uten status endres ikke av sjekken om natten; den blir Utgått neste gang den lagres. Sjekken gjelder alle personer, også personer med passert sluttdato.
Raden har ingen utløpsdato	Den blir aldri Utgått av seg selv.
Utløpsdatoen flyttes fram på en rad med Utgått	Statusen blir stående som Utgått til en bruker endrer den; se Registrer og oppdater kompetansene til en person.
En bruker setter Utgått for hånd på en rad der utløpsdatoen ikke er passert	Statusen blir stående som Utgått. Ingenting setter den tilbake.

Eksempel: en rad med utløpsdato 31. mars 2027 og statusen Utført blir Utgått 1. april 2027: i sjekken natt til den dagen, eller når raden lagres den dagen eller senere.

Statusen avgjør ikke om det sendes påminnelser på e-post; det gjør bare utløpsdatoen. Se E-postpåminnelser i Kompetanse: tidspunkt, gjentakelser og innhold.

Historikken til raden

Pilen i enden av en kompetanserad åpner historikken.

Regel	Detaljer
Hva en historikklinje inneholder	Verdiene raden hadde før en lagring: Status, Planlagt dato, Utført dato, Utløpsdato, Nivå, Ønsket nivå, sertifikatet som gjaldt da, Opplærings kost (vises slik i ABMS) og Tiltak/Kommentarer.
Når en linje legges til	Hver gang en lagret rad endres og lagres igjen. Første lagring av en ny rad gir ingen linje.
Hva en linje ikke viser	Når endringen ble gjort, eller hvem som gjorde den.
Endringen til Utgått om natten	Gir ingen egen linje.
Tomme verdier	Tom status, tomt nivå, tomt ønsket nivå og manglende sertifikat vises som N/A.
Datoer	Vises som dag/måned/år, for eksempel 31/03/2027, på begge språk.
Sertifikater	Klikk på navnet på et sertifikat i en historikklinje for å åpne eller laste ned det tidligere sertifikatet.

Sertifikater på en rad

Kolonnen Dokument/Sertifikat viser bare det nyeste sertifikatet på raden; de tidligere finner du i historikken.
Et sertifikat som legges ved for mange personer fra bindersen på en kompetanse på fanen Admin, blir det nyeste sertifikatet på raden for den kompetansen hos hver valgt person. Når det lagres, vises meldingen «Kompetansen er oppdatert.»; sertifikatene legges til i bakgrunnen. Se Administrer kompetansetyper, kapsler og nivåer.

Hva endringer på fanen Admin gjør med eksisterende rader

Endring på fanen Admin i Kompetanse	Virkning på kompetanseradene personene allerede har
En kompetanse får nytt navn	Alle rader med den viser det nye navnet, på detaljsidene, på fanen Rapport og under Analyse.
Beskrivelse for en kompetanse endres	Infoikonet ved navnet på alle rader med kompetansen viser den nye beskrivelsen.
En kompetanse deaktiveres	Alle rader med den beholdes og vises fortsatt på detaljsidene. Den kan ikke lenger legges til på personer, og den forsvinner fra kolonnene og velgerne på fanen Rapport. Påminnelser på e-post sendes fortsatt for radene.
En kompetanse aktiveres igjen	Den kan legges til på personer og velges på fanen Rapport igjen.
En kompetanse slettes	Bare mulig når ingen aktiv person (uten sluttdato, eller med sluttdato i dag eller senere) har den. Radene som personer med passert sluttdato har, slettes sammen med den. Meldingen etter slettingen er «Kompetansen er oppdatert.».
En kompetanse kobles til en kapsel	Alle som er koblet til kapselen og ikke har kompetansen, får en ny, tom rad med den, også personer med passert sluttdato. Raden legges til i bakgrunnen.
En kompetanse kobles fra en kapsel, eller en kapsel slettes	Ingen rad fjernes eller endres.
Maks nivå senkes	Nivåer som allerede er registrert på radene, endres ikke.
Kompetansens egen tidsramme for påminnelser (lynikonet) endres	Radene endres ikke; bare tidspunktet for påminnelsene endres.

På detaljsiden for en person legger et kryss i en kapsel under Velg kapsel til de kompetansene i kapselen som mangler, som rader med en gang; å velge en kapsel i Redigeringsmodus på fanen Brukerinformasjon gjør ikke det. Se Brukerlisten i Kompetanse.