Eksport av rapporter: hva Excel- og PDF-filene inneholder

Denne siden beskriver nøyaktig hva en eksport av en rapport inneholder: hvilke rader og kolonner, hvordan hver verdi skrives, og hvordan Excel- og PDF-filene er bygd opp. Hvordan du eksporterer, regelen om at eksporter med flere enn 500 rader sendes på e-post, og filnavnet står i Eksporter en rapport. Hvordan PDF-en settes opp, står i Sett opp PDF-eksport av en rapport.

Hva en eksport inneholder

Disse reglene gjelder både Eksporter xls og Eksporter pdf.

Regel	Detalj
Rader	Alle dokumentene rapporten viser for deg når du klikker på knappen: dokumenttypene og hovedfilteret i rapporten, de personlige filtrene dine og søketeksten din gjelder, og alle sidene tas med, ikke bare den du ser; se Hvilke dokumenter en rapport viser: dokumenttyper, filtre, søk og sortering.
Rekkefølgen på radene	Sorteringen du ser på skjermen.
Kolonner, Excel	Kolonnene i rapporten, i din egen kolonnerekkefølge.
Kolonner, PDF	Kolonnene som er valgt i PDF Eksportinnstillinger (opptil fem), ordnet som din egen kolonnerekkefølge i rapporten.
Kolonner som utelates	Kolonnen Slette eksporteres aldri. Kolonnen for observasjoner utelates når arbeidsflyten i modulen ikke tillater lagring som observasjon, Sendt eksternt når ingen steg kan sendes ut av ABMS, og Status når modulen ikke har statuser.
Nettleser eller e-post	Når rapporten viser 1 til 500 dokumenter for deg i øyeblikket, etter filtrene og søket ditt, lastes filen ned i nettleseren. Med flere enn 500, eller ingen, lages eksporten i bakgrunnen og sendes til deg på e-post.
Største eksport	Høyst 100 000 rader. Viser rapporten flere, inneholder filen de første 100 000 i sorteringsrekkefølgen, og resten utelates uten melding.

Excel-filen

Del	Innhold
Regneark	Ett regneark, med navnet «Basic Worksheet».
Første rad	Kolonnetitlene på ditt språk, i fet skrift.
Radene etter	Én rad per dokument.
Siste kolonne	«Link til dokument»: en lenke som åpner dokumentet i ABMS.

Slik skrives verdiene (Excel og PDF)

Kolonne eller felttype	Verdi i filen
Opprettet, Sist endret	Datoen i formatet for språket ditt, for eksempel 16.06.2026 på norsk og 16/06/2026 på engelsk. Opprettet er datoen dokumentet først ble opprettet.
Datofelt	Datoen i samme format, med timer og minutter når feltet registrerer klokkeslett.
Ansvarlig	Fullt navn på brukeren, fulgt av «[Deactivated]» (vises på engelsk) for en deaktivert bruker, eller «No User» (vises på engelsk) når steget ikke har noen bruker.
Status	Statusnavnet på ditt språk, fulgt av «- Waiting For Approval» (vises på engelsk) så lenge et sendt steg ikke er overtatt av mottakeren. Et arkivert dokument viser «Arkivert».
Kolonnen for observasjoner	Hvordan dokumentet ble lagret som observasjon; tom for andre dokumenter.
Sendt eksternt	«Ja» eller «Nei».
Nedtrekksliste, valgknapper, avkrysningsbokser	Navnene på verdiene på ditt språk; flere verdier skilles med komma.
Heltall, desimaltall	Tallet, lagret som tall i Excel.
Revisjonsnummer	Revisjonsnummeret som et heltall.
Sjekkliste	Antall oppgaver det er krysset av for, og totalt antall, for eksempel 3/5.
Koblet nedtrekksliste	Verdiene som er valgt, skilt med komma, eller hele stien med « - » mellom nivåene når listen er satt opp til å vise hele stien.
Opplastingsfelt	Nettadressene til filene.
Risikofelt	Tallet, eller NA. Når Vis farger er slått på for modulen, har cellen risikofargen: rød, oransje, gul eller grønn (rød, gul eller grønn for et felt med tre farger), i samme rekkefølge som i dokumentet; NA er grå.
Globalt felt	Navnene på verdiene som er valgt.

PDF-filen

Del	Innhold
Sidestørrelse	A4.
Øverst på hver side	Eksportnavn som tittel, eller navnet på rapporten når det ikke er satt noe eksportnavn; logoen til virksomheten når det er lagt inn en; og «Antall saker:» fulgt av antallet dokumenter i eksporten.
Tabell	Én kolonne per PDF-kolonne, med kolonnetitlene i første rad og én rad per dokument.
Nederst på hver side	«Side» med sidetallet «av» antall sider, og teksten «Dette er en ukontrollert kopi skrevet ut fra Antenor Management System.»

PDF Eksportinnstillinger: reglene bak kontrollene

Regel	Detalj
Kolonner du kan velge	Alle delte felt og alle modulfelt unntatt teksteditorfelt, overskriftsfelt og informasjonstekster, også felt som ikke er kolonner i rapporten. Skriv i en kolonneboks for å søke etter navn; navnene står i alfabetisk rekkefølge.
Hva Turn on pdf export (vises på engelsk) krever	Et Eksportnavn og minst én kolonne.
Automatisk på og av	Når du endrer eksportnavnet eller en kolonne og går ut av boksen, slås PDF-eksport på av seg selv hvis rapporten har både et eksportnavn og minst én kolonne, og av hvis noe av dette mangler. Du kan slå PDF-eksport av med Turn on pdf export; den forblir da av til neste endring av eksportnavnet eller en kolonne slår den på igjen.

Eksporter som sendes på e-post

Punkt	Detalj
Teksten i e-posten	«Kjære» og fornavnet ditt, deretter «Eksport av rapport <rapportnavn> er utført. Du finner den vedlagt denne e-posten.» Rapportnavnet lenker til rapporten.
Ingen rader	En eksport av en rapport som ikke viser noen dokumenter, sendes også på e-post, fordi nedlasting i nettleseren bare brukes for 1 til 500 dokumenter; filen har da ingen dokumentrader.
Når eksporten feiler	Du får ingen melding og ingen e-post. Har det ikke kommet noen e-post, og en ny bestilling ikke lenger gir «En eksport er allerede i gang for denne rapporten», har den forrige eksporten stoppet; be om den på nytt. Feiler den igjen og igjen, se Få hjelp fra Antenor support.
«En eksport er allerede i gang for denne rapporten»	Vises mens den forrige eksporten din av den samme rapporten i det samme formatet fortsatt lages for å sendes på e-post. En eksport som ikke er ferdig etter 20 minutter, stoppes innen omtrent fem minutter til, og deretter kan du be om den på nytt.

Neste steg

Eksporter en rapport