Aksjonsrunder, statuser og e-poster
Et aspekt i en miljøaspektanalyse følges opp med en aksjon som går frem og tilbake mellom to personer: avsenderen, som sender aksjonen, og den ansvarlige, som utfører den. Hver tur er en runde. Tabellen på aspektsiden viser den siste runden; dialogen for aspektet viser de tidligere. Hvert steg endrer statusen til aspektet og sender en e-post til den andre personen. Kontrollene for hvert steg finnes i dialogen for aspektet; se Aspektsiden og elementdialogene.
Aksjoner i miljøaspekter håndteres på aspektet, ikke i aksjonsmodulen: de vises ikke under Aksjoner, og påminnelsene om aksjoner under Super gjelder ikke for dem; se Sett opp påminnelser om aksjoner. Hvis dashbordet hos dere har ruten Aksjoner som venter på dine innspill, telles aksjoner i miljøaspekter som venter på deg, med der; se Dashbordet.
Rettigheter
Section titled “Rettigheter”| Steg | Rettighet i Miljøaspekter | Hvem |
|---|---|---|
| Sende en aksjon (første runde, eller igjen etter en avvisning) | Opprett | Alle med rettigheten så lenge aspektet ikke har noen aksjon ennå; den som først lagrer et utkast (Lagre) eller sender (Send aksjon), blir avsender. Etter det er det bare avsenderen som ser Send aksjon, også i senere runder; se Aksjoner i miljøaspekter i detalj. |
| Svare på, lukke eller avvise en aksjon | Endre | Bare avsenderen eller den ansvarlige for aksjonen. |
| Kunne velges som Ansvarlig | Godkjenn eller høyere | Aktive brukere. |
Brukeradministratoren deres tildeler rettighetene; se Gi en bruker tilgangsrettigheter.
Runden steg for steg
Section titled “Runden steg for steg”| Steg | Hvem | Hva de gjør | Status for aspektet etterpå | E-post |
|---|---|---|---|---|
| Utkast | Avsender | Fyller ut Kontrollerende aktivitet, Ansvarlig og Forfallsdato og klikker på Lagre. Ingenting sendes. | Som valgt i dialogen | Ingen |
| 1. Send | Avsender | Klikker på Send aksjon. | Under behandling | Til den ansvarlige: «En miljøaspekt aksjon venter på dine innspill» |
| 2a. Godta | Ansvarlig | Velger Godta aksjon, skriver i Aksjon beskrivelse melding og klikker på Avkastning svar. | Under behandling | Til avsenderen: «En miljøaspekt aksjon venter på dine innspill» |
| 2b. Avvis | Ansvarlig | Velger Avvise aksjon, skriver i Aksjon avvisning melding og klikker på Avkastning svar. | Åpen | Til avsenderen: «En miljøaspekt aksjon ble avvist», med meldingen |
| 3a. Lukk | Avsender | Etter 2a: velger «Yes» (vises på engelsk) under Aksjon akseptert og klikker på Lukk aksjon. Aksjonen godtas. | Lukket | Til den ansvarlige: «En miljøaspekt aksjon er ferdig behandlet» |
| 3b. Send tilbake | Avsender | Etter 2a: velger «No» (vises på engelsk), skriver i Avvisning melding og klikker på Avvise aksjon. | Til den ansvarlige: «En miljøaspekt aksjon ble avvist», med meldingen | |
| Ny runde etter 3b | Ansvarlig | Skriver en ny beskrivelse i Aksjon beskrivelse og klikker på Avkastning svar. Det starter en ny runde. | ||
| Ny runde etter 2b | Avsender | Klikker på Send aksjon igjen. Det starter en ny runde til den samme ansvarlige. | Under behandling | Til den ansvarlige, som i steg 1 |
Se Send en aksjon og lukk den og Svar på en aksjon du har fått.
Statuser
Section titled “Statuser”| Status | Hvordan et aspekt får den |
|---|---|
| Åpen | Startstatusen for et nytt aspekt, eller satt av en avvisning fra den ansvarlige. Kan også velges i dialogen. |
| På vent | Velges i dialogen. |
| Ingen aksjon | Velges i dialogen når risikoanalysen er satt, eller velges i dialogen Sett inn aspekt element. Aspektet får da ingen aksjon. |
| Under behandling | Settes når en aksjon sendes, eller velges i dialogen Sett inn aspekt element. Et aspekt som får Under behandling fra den dialogen, har ingen aksjon; for å følge det opp klikker du på raden, velger Åpen under Status og klikker på Lagre. |
| Lukket | Settes når avsenderen lukker aksjonen. Kan også velges i dialogen når aksjonen er godtatt. |
| Gjenåpning | Kan velges i dialogen når aksjonen er godtatt. Det endrer bare statusen: aksjonen forblir godtatt, og ingen ny aksjon kan sendes for aspektet. Mens statusen er Gjenåpning, kan risikoanalysen og restrisikoen åpnes igjen. |
Mens statusen er Lukket, Ingen aksjon eller Under behandling, kan risikoanalysen ikke åpnes, og beskrivelsesfeltene for aspektet kan ikke endres.
Risikoanalyse og restrisiko
Section titled “Risikoanalyse og restrisiko”| Regel | Gjelder for |
|---|---|
| Lagring av risikoanalysen setter også restrisikoen til de samme verdiene. | Et aspekt der aksjonen ikke er godtatt. |
| Restrisikoen kan åpnes først når aksjonen er godtatt (i dialogen: når «Yes» er valgt under Aksjon akseptert), og ikke mens statusen er Lukket. | Alle aspekter. |
| Lagring av restrisikoen fra dialogen setter statusen til Lukket. | Et aspekt der aksjonen er godtatt. |
| Restrisikoen er den samme som risikoanalysen og kan ikke settes for seg. | Et aspekt med status Ingen aksjon der aksjonen ikke er godtatt. |
E-poster
Section titled “E-poster”E-postene sendes automatisk av ABMS. Hver person får e-posten på sitt eget språk.
| E-post | Emne | Tekst |
|---|---|---|
| Venter på innspill | «En miljøaspekt aksjon venter på dine innspill» | «Du har fått i oppgave å utføre følgende miljøaspekt aksjon.» |
| Godtatt | «En miljøaspekt aksjon er ferdig behandlet» | «Din miljøaspekt aksjon ble godkjent.» |
| Avvist | «En miljøaspekt aksjon ble avvist» | «Din aksjon ble avvist med følgende melding:», fulgt av meldingen. |
Hver e-post begynner med «Kjære» og fornavnet til mottakeren, og har en tabell med område, aspekt, årsak, hvem som sendte, forfallsdato og en lenke. Lenken åpner en visning av aspektet. E-posten slutter med en hilsen og virksomhetens navn og logo.
Når noen slutter
Section titled “Når noen slutter”En brukers åpne miljøaspektaksjoner kan flyttes til en annen bruker i panelet Miljøaspektaksjoner på siden Eierskapsoverføring. Be brukeradministratoren deres gjøre det før brukeren deaktiveres; se Overfør eierskap til en brukers elementer.