Brukerkontoer: opplysninger, endret e-post, deaktivering og innlogging

Denne siden samler reglene for en brukerkonto i ABMS: hva en konto inneholder, hva som skjer når du oppretter, endrer, deaktiverer og reaktiverer den, hva eksporten av brukerlisten inneholder, og hvilke kontoer som kan logge inn. Fremgangsmåtene står i Legg til en bruker, Legg til flere brukere på én gang og Deaktiver eller reaktiver en bruker. Alt dette gjøres under Super > Brukere, som krever nivået Admin på raden for Super-området i rettighetene dine.

Hva en brukerkonto inneholder

Opplysning	Hvor den settes	Regel
Brukernavn :	Brukerprofil	Brukerens e-postadresse. Den kan ikke være i bruk av en annen bruker. Det er adressen ABMS sender e-post til, og adressen som sammenlignes når brukeren logger inn med Office 365.
Fornavn :, Etternavn :	Brukerprofil	Vises der brukeren er nevnt med navn. En bruker må ha begge for å bli med når e-postadressene for hele virksomheten endres under Super > Systeminnstillinger.
Språk	Brukerens egen profil	En bruker som legges til med Opprett bruker, får samme språk i grensesnittet som den som la vedkommende til. En bruker som legges til med Opprett flere brukere, får språket som står sist på brukerens linje i tekstboksen i Opprett flere brukere: `en` for engelsk eller `no` for norsk; alt annet gir engelsk. Brukeren kan endre det selv; se Bytt språk eller passord.
Innloggingsmetode :	Brukerprofil	Passord eller Office 365. Se La en bruker logge inn med Office 365.
Bruker type :	Brukerprofil	Antenor, Partner, SuperUser eller Corporate User. Typen gir ikke tilgang til menyen Super. En bruker av typen Antenor får ingen oppføring i Kompetanse når brukeren opprettes.
Firma :	Brukerprofil	Valgfritt; ett av firmaene virksomheten er delt inn i i ABMS.
Virksomhetens egne brukerfelt	Brukerprofil	Globale felt som vises på profilen, for eksempel lokasjon, avdeling, prosess, leverandør, produkt eller land. Hvilke av dem profilen viser, er virksomhetens eget oppsett. Verdiene administreres under Super > Globale Felter.
Rettighetsgrupper	Fanen Brukere eller fanen Rettighetsgrupper	Gruppene brukeren er medlem av.
Rettigheter	Fanen Brukere, rettighetstabellen	Brukerens egne nivåer per rad. Se Tilgangsrettigheter per rad og nivå.

Når en bruker opprettes

Hva som skjer	Opprett bruker	Opprett flere brukere
Rettigheter som gis med en gang	Les på raden for hovedområdet og på raden for firmamenyer.	Det samme.
En e-postadresse som allerede brukes av en annen bruker	Brukeren blir ikke opprettet, og en feilmelding på engelsk sier at e-postadressen allerede er i bruk.	Linjen hoppes over uten egen melding.
Kompetanse, der virksomheten har kompetansemodulen	Har Kompetanse allerede en person med samme e-postadresse, kobles den personen til den nye brukeren, og du ser «En eksisterende kompetansebruker har blitt slått sammen med denne systembrukeren». Ellers opprettes en person i Kompetanse, og du ser «En kompetansebruker har også blitt opprettet for denne systembrukeren». Disse meldingene vises i stedet for «Ny bruker opprettet for Antenor BMS». Gjelder ikke brukere av typen Antenor.	Det samme som med Opprett bruker: en person i Kompetanse med samme e-postadresse kobles til den nye brukeren, ellers opprettes en. Det vises ingen melding om det.
Melding	«Ny bruker opprettet for Antenor BMS», med mindre en av meldingene om Kompetanse ovenfor vises.	Ingen melding: siden Brukere vises igjen. Sjekk brukerlisten for å se hvilke brukere som ble lagt til.

Når du endrer en bruker

Endring i Brukerprofil	Hva annet som endres
Brukernavn : (e-postadressen)	Brukeren logger inn med den nye adressen. Brukeren får en e-post til den nye adressen, «Din e-postadresse har blitt endret», som nevner deg og viser den gamle og den nye adressen. En bruker som logger inn med Office 365, får ikke denne e-posten. (En deaktivert bruker kan ikke endres; se «Deaktivere en bruker» nedenfor.) Adressen på brukerens oppføring i Kompetanse og adressen i e-postlistene til påminnelser i Kompetanse endres også.
Fornavn :, Etternavn :	Navnet på brukerens oppføring i Kompetanse endres også.
Innloggingsmetode : til Office 365	ABMS-passordet slipper ikke lenger brukeren inn. Se La en bruker logge inn med Office 365.
Alle endringer	Brukeren beholder medlemskapene i rettighetsgruppene.

Vil du endre adressene til mange brukere på én gang, se Siden Systeminnstillinger.

Deaktivere en bruker

Deaktiver bruker finnes på fanen Brukere og på siden Eierskapsoverføring.

Situasjon	Hva du ser
Brukeren har fortsatt elementer under arbeid	Dialogen «Denne brukeren har materiale under arbeid»: «Denne brukeren har materiale under arbeid. Vennligst åpne eierskapsoverføring for å overføre disse til annen bruker først.», med knappen Eierskapsoverføring, som åpner siden for den brukeren. Elementene er de som vises på siden Eierskapsoverføring; se Eierskapsoverføring: hva som flyttes for hver type element.
Brukeren har ingen elementer under arbeid	Dialogen «Ønsker du virkelig å dekativere denne brukeren?» (vises slik i ABMS): «Ønsker du å deaktivere brukeren? Denne kan reaktiveres senere», med Avbryt og Ja. Har brukeren en oppføring i Kompetanse, har dialogen også avkrysningsboksen «Deaktiver Kompetansebrukeren også».
Etter Ja	«Systembruker deaktivert», eller «Systembrukeren og tilknyttet kompetansebruker er deaktivert» når du krysset av i boksen.
Avvist	«Du har ikke mulighet til å deaktivere din egen bruker»; «Bruker allerede deaktivert»; «Denne brukeren har materiale under arbeid».

Hva deaktiveringen endrer:

Hvor	Virkning for en deaktivert bruker
Innlogging	Brukeren kan ikke logge inn, verken med passord eller med Login with Office 365 (vises på engelsk).
Fanen Brukere	Brukeren er merket «Deaktivert bruker», Endre er deaktivert, Reaktiver bruker vises i stedet for Deaktiver bruker, og radene i rettighetstabellen er låst.
Kompetanse, med «Deaktiver Kompetansebrukeren også» krysset av	Sluttdatoen til personen i Kompetanse settes til dagen før, slik at personen ikke lenger regnes som aktiv der.
Kompetanse, uten avkrysning	Personen er fortsatt aktiv i Kompetanse, men er ikke lenger knyttet til en aktiv innlogging i ABMS. Påminnelser i Kompetanse utelater personer med deaktivert innlogging i ABMS; se Oppdater informasjonen om en person eller avslutt arbeidsforholdet.
Eierskapsoverføring	En deaktivert bruker tilbys ikke som ny eier.
Lest og forstått	En deaktivert bruker står ikke på listen for nye forespørsler, og de ukentlige påminnelsene til brukeren stopper.
Endring av e-postadresser for hele virksomheten	Deaktiverte brukere er med, men får ingen e-post om det.
Eksport av brukerlisten	Brukeren er fortsatt med i filen, merket som ikke aktiv.

Kontoen slettes ikke; dokumentene, aksjonene og historikken til brukeren blir værende som de er.

Reaktivere en bruker

Velg brukeren og klikk på Reaktiver bruker, på fanen Brukere eller på siden Eierskapsoverføring. Bare en deaktivert bruker kan reaktiveres.

Situasjon	Resultat og melding
Personen i Kompetanse som hører til brukeren, har en sluttdato før i dag, for eksempel fordi «Deaktiver Kompetansebrukeren også» var krysset av da brukeren ble deaktivert	Sluttdatoen fjernes, og personen er aktiv i Kompetanse igjen: «Systembrukeren og tilknyttet kompetansebruker er reaktivert».
Ellers	Personen i Kompetanse kobles til den aktive innloggingen igjen: «Systembruker reaktivert».

Eksport av brukerlisten

Eksporter på fanen Brukere laster ned Excel-filen «users.xlsx» med ett ark, «Users».

Kolonne	Innhold
1	E-postadresse (brukernavn)
2	Fornavn
3	Etternavn
4	Om brukeren er aktiv: true for aktive brukere, false for deaktiverte
5	Firma, tomt når det ikke er satt
6 og videre	Navnene på rettighetsgruppene brukeren er medlem av, én gruppe per kolonne

Alle brukerne i virksomheten er med, både aktive og deaktiverte, sortert etter fornavn. Overskriftene er på ditt språk.

Hvem som kan logge inn

Konto	Kan logge inn
Aktiv, Innloggingsmetode : Passord	Med e-postadresse og passord. Når en ny konto logger inn med passord for første gang, kommer brukeren til en side der et nytt passord må velges.
Aktiv, Innloggingsmetode : Office 365	Med Login with Office 365 (vises på engelsk), når e-postadressen til Microsoft-kontoen er den samme som brukernavnet; store og små bokstaver spiller ingen rolle. Ikke med passord; se Logg inn med Office 365 for meldingene brukeren ser.
Deaktivert	Nei, verken med passord eller med Login with Office 365 (vises på engelsk).
Alle brukere, når virksomhetens konto i ABMS er deaktivert	Nei.

En bruker som logger inn med Office 365, må allerede finnes i ABMS; innloggingen oppretter eller endrer aldri en bruker. Finner ABMS ingen bruker med adressen til Microsoft-kontoen, viser innloggingssiden «No existing user with this email address» (vises på engelsk).